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RICOH スマート予約サービス(会議室予約管理)
機能紹介

スケジューラーとしてMicrosoft® Office 365®を活用

クラウド版Microsoft® Office 365®を活用してご提供するクラウド型のサービスです。

スマート予約サービスは、Microsoft® Office 365® のOutlook®予定表から会議室を予約するだけで、<会議室設置/フロア設置端末>に予約情報が反映されます。また、予約のキャンセルなどにより会議室の利用状況に変化があれば、Outlook®予定表にも反映され、空いている会議室を正確に把握できます。

グループウェア連携機能

利用者機能

予約から退室まで、カンタン・スムーズに会議室を利用できます。

Outlook®予定表のスケジュール予約を活用

〈会議室設置端末〉の画面構成

〈会議室設置端末〉の画面構成

〈フロア設置端末〉の画面構成

〈フロア設置端末〉の画面構成

管理者機能

利用状況を見える化・分析し、改善をはかれます。

管理ご担当者は、会議室の利用実績を一目で把握できます。Microsoft® Power BI による分析が可能になり、運用効率改善に役立てられます。

  • 全体 / 会議室別 / 利用者別:利用率 / 内訳 / キャンセル率 / 再利用率
  • 利用者別 / 会議室別:カラ予約ランキング 他
会議室別

会議室別利用状況

曜日別

曜日別利用状況

時間別

時間帯別利用状況

予約・利用平均時間

予約・利用平均時間

今すぐ利用

「今すぐ利用」利用状況

再利用

再利用状況

会議5分前終了

会議5分前終了状況

キャンセル

キャンセル状況

予約者別カラ予約

予約者別カラ予約状況

運用効率向上に役立つ管理設定が可能です。

未入室時は予約を自動キャンセルする

オンにすると、会議室への入室操作が行なわれなかった場合に予約を自動でキャンセルします。

自動キャンセル時間(分)

[未入室時は予約をキャンセルする]がオンの場合に、自動キャンセル時間を設定します。1~60分の範囲で入力できます。

リマインダー

ユーザーへのリマインダー通知のメールを送信するタイミングはお客様にて設定が可能。最大5回のタイミングを設定できます。

運用効率向上に役立つ管理設定が可能です。

ホワイトボード連携機能

RICOH Interactive Whiteboardと連携して
会議をよりスムーズに

<会議室設置端末>での入室操作と連動して RICOH Interactive Whiteboard をスタンバイ状態から復帰させ、会議をスムーズに開始できます。
また、退室操作と連動して RICOH Interactive Whiteboardを再びスタンバイ状態にすることもでき、電源の切り忘れ防止にも役立ちます。

※RICOH Interactive Whiteboardとの連携は<会議室設置端末(iPad)>のみで提供される機能です。

ホワイトボード連携機能