特長1 RICOH 証憑電子保存サービスと連携

特長1 RICOH 証憑電子保存サービスと連携

電子帳簿保存法の要件に対応

電子帳簿保存法では、取引関係書類の保存において「真実性の確保」、「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。RICOH Desk Naviは、RICOH 証憑電子保存サービスと連携することで、これらの要件に対応します。

●真実性の確保

RICOH Desk NaviからRICOH 証憑電子保存サービスに文書をアップロードすることができます。RICOH 証憑電子保存サービスは訂正、削除が行なえないシステムのため業務運用規定と合わせて運用することで文書の改ざんを防ぎ、真実性を担保します。

●可視性の確保

可視性を確保するために書類には書誌情報を付与する必要があります。書誌情報の入力はRICOH 証憑電子保存サービスで行ないます。ファイルの内容を確認し、書誌情報として取引先、取引日、金額を入力します。書誌情報の入力はリコーに入力代行を委託することもできます。

ペーパーレスファクス運用と親和性の高いシステム

RICOH 証憑電子保存サービスへの書類のアップロードはRICOH Desk Naviのボタン一つで行なえます。
着信したファクスをPCの画面で確認し、コメントを入れて返信するなど一連のファクス業務をペーパーレスで行っていたお客様は、ボタンを押す作業を追加するだけで電子帳簿保存法に準拠した形での書類の保存と業務運用が可能です。
さらに、あらかじめ「おしごとフロー」を設定しておけば、書類のアップロードと共にコメントを入れて返信するための作業用フォルダーに移動するなど省力化が可能です。　

RICOH Desk NaviとRICOH 証憑電子保存サービス連携のメリット

● 受信したファクスをPC画面で表示・選択できます。
● ペーパーレスファクス運用中のお客様は従来通りの業務フローで業務が行えます。
● 通知→表示→書誌情報入力→証憑電子保存サービスへのアップロードを一つのアプリで完結できます。
● 書誌情報の入力を補助する機能が豊富なため入力のミスや工数の削減が行えます。
● 書誌情報の入力はリコーが代行して行うこともできます。

書誌情報の登録補助機能が充実

RICOH Desk Naviには書誌情報の入力を支援する２つの機能が備わっています。

●範囲選択OCR機能

簡単ビューアーで表示された文書の中の文字をマウスで囲うと、囲った部分の文字を認識してテキスト化できます。テキスト化した文字はクリップボード経由で書誌情報欄に貼り付けが可能なので入力の手間を軽減します。

●取引先リスト

項目「取引先」は、表記ゆれや誤入力があると、監査の際に正しく検索ができなくなります。このような問題に対しRICOH Desk Naviでは、「取引先」の手入力を廃し、用意したリスト*から選択入力させることで誤入力を防止しています。

• *取引先のリストは、使用開始前に作成していただきます。

入力した書誌情報により検索が可能

検索はRICOH 証憑電子保存サービスにて行ないます。電子帳簿保存法で規定されている「取引先」「取引日」「金額」により検索が可能です。「取引日」や「金額」は範囲検索が可能です。