“パスポートの写し”の取得・保管作業を見直しませんか？
外国人宿泊客の増大に伴い、宿泊施設のフロントの接客業務はとても多忙です。そこで近ごろ負担となっているのが、外国人客のチェックイン対応。言葉の問題はさることながら、パスポートの写しを取得する作業は面倒な作業の1つです。見えるところで処理しなければ、お客様は不安。しかし、複合機はバックヤードにしか置いていない……。警察や保健所から提出を求められたとき以外使わないとはいえ、取得した写しは3年以上保管しなければならず、個人情報を管理する手間もかかります。
バックヤードでパスポートをコピーするのは印象が悪い
大事なパスポートを見えない場所に持って行かれるのは、お客様も不安。手間がかかるうえに、無駄な待ち時間も生まれてしまう
コピーの保管量が膨大で、照会時などに探すのが大変
毎日多くのコピーを取り、保管しているので紙が溜まっていく一方。いざ警察や保健所の定期的な巡回・照会に対応するときの検索性も悪い
コピー廃棄時のシュレッダー作業は面倒、外注すると費用が高い！
個人情報のため個人が特定できなくなるような形で処分する必要があり、膨大なコピーをシュレッダーするのは大変！外注するにもコストがかかる
訪日外国人客の増加によるフロント業務の負担を改善し、顧客満足度をアップする「外国人チェックイン業務支援パック」
フロントに設置した、小型の複合機によって、お客様の目の前でパスポートをスキャンできるようになります。対応スピードもぐっと上がり、顧客満足度もアップ。スキャンしたデータはサーバーに保存されるため、保管スペースを取ることなく、一元管理が可能です。照会が必要なときにはすばやく印刷提示できるうえ、廃棄時はデータを削除するだけでOK。パスポートコピーにまつわる手間を、まとめて改善します。
Point 1
フロントでのスキャンなら、お客様の安心感アップ&作業時間を短縮
Point 2
データ管理のため保管スペースは不要。照会時の提示もすばやい
Point 3
保管期間終了後はデータを削除するだけ。効率がよく費用もかからない
フロントに設置した小型複合機のスキャナー機能を利用し、パスポートを簡単に電子化できます
お客様も安心できるパスポート処理、フロントの対応スピードもアップ
フロントに設置した複合機でパスポートを処理することで、フロントの作業時間も短縮され、お客様の安心にもつながります。スポートをスキャンしたデータはサーバに保存して一元的に管理できます。
紙の保管は不要、簡単・素早く検索できて作業時間を大幅短縮
パスポートの写し(紙)の保管スペースが不要になります。警察・保健所からの照会時にも、日付などでパスポートスキャンデータを簡単・素早く検索し、印刷して提示が可能になります。作業時間が大幅に短縮でき、お客様をお待たせしません。
廃棄時の書類の仕分けや、廃棄処理作業は不要です
保管期間終了後の廃棄は、PCからパスポートスキャンデータを選んで削除するだけ。倉庫の奥から重い書類を取り出しての行う仕分け・廃棄処理作業は不要で、廃棄費用もかかりません。
フロントシステムとの連携で、パスポートデータの一元管理も可能
フロントシステムと連携し、パスポートデータの一元管理も可能です。パスポートのスキャンデータをフロントシステムに登録すれば、宿泊情報にパスポートデータが保存されます。宿泊情報と紐づけられるので、検索・閲覧がいっそうスムーズになります。
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※連携可能なフロントシステムはお問い合わせください。
パスポートや宿泊カードを手軽に電子化することで、紙の保管スペースが不要に。
複合機のスキャナー機能を利用し、パスポートや宿泊カードを簡単に電子化できます。スキャニングの複合機で保存先を指定できるので、最小限の作業でスムーズな運用を実現できます。たとえば、年月日に分類してデータを保管すれば、パスポートデータを見つけやすくなります。
「外国人チェックイン業務支援パック」 商品構成例
リコーの複合機、パスポートスキャンソフト（カンタン文書活用）、ファイルサーバがセットになったパッケージです。
「RICOH カンタン文書活用」
「SpeedocV4 for RICOH」
「RICOH e-Sharing Box」
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記載の会社名および製品名は、各社の商号、商標または登録商標です。
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「SpeedocV4 for RICOH」はサイオステクノロジー株式会社の商品です。
ご利用料金例
| パック価格 |
942,000円（税抜）
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※パックの構成商品と価格は代表的なものです。詳しい商品、価格はお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
「外国人チェックイン業務支援パック」よくあるご質問
Aいいえ、1部の読み取りと2部同時に読み取るモードがあります。
Aいいえ、ネットワークでアクセスできるフォルダーに保存可能です。その際は、フォルダーへのセキュリティー設定、バックアップ設定はお客様にてお願いします。
AWindows®の標準検索機能でファイル名（スキャン年月日時分秒）を検索します。
Aリコー複合機の“RICOH カンタン文書活用”と“Speedoc for RICOH”となります。RICOH カンタン文書活用は、パスポートスキャンキッティングで発注頂くとパスポートスキャンボタンを作成し出荷いたします。
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