コラム 03

企業活動の証拠として記録が重要ですが、記録はどのように管理すべきでしょうか？
記録管理の標準であるISO15489^＊によると、記録管理（Record management）とは、証拠となるための要求事項を満たすために、（人および仕組みが）記録を作成及び捕捉し、時間の経過とともに、記録の真正性、信頼性、完全性及び使用性を保護する適切な行動をとることとされています。記録を管理するシステムは、記録統制の適用、並びに記録を作成、捕捉及び管理することを可能にするとされています。そして、次のようなことが原則とされています。

• a.記録の作成、捕捉及び管理は、業務運営に欠くことができない
• b.記録は、真正性、信頼性、完全性及び使用性という特性を持つとき、業務の正式な証拠となる
• c.記録は、内容及びメタデータから構成され、記録の状況、内容及び構造、並びに時間の経過に伴う管理を考察する
• d.業務、法律、規制及び社会の状況における業務活動の分析及びリスク評価に基づき、記録の作成、捕捉及び管理内容を決定する
• e.記録を管理するシステムは、記録統制の適用、並びに記録を作成、捕捉及び管理するプロセスの実行を可能にし、それらは、方針、責任、監視・査定及び研修に依存する税法が要求する帳簿・取引書類の保存と、電子帳簿保存法の要件は、税務署への説明のための記録管理要件であると考えて間違いがありません。