コラム 31

意外と多いのが、会計システムを導入しているにもかかわらず、会計システムの持つ伝票機能を使わず、Excelで台帳を作って出納管理を行っているパターン。Excelならまだいいかもしれません。紙の伝票を起票して、というところもあるようです。こうなると会計システムが電子記帳するだけのものになってしまっています。

では、なぜこのようなことが起こっているのでしょうか。調べてみると、いくつか理由があるようでした。

• 同じ方が長らく経理を担当している
• 比較的年齢が高い方が担当している
• 前任者のやり方をそのまま引き継いで、そのまま続けている

つまり、紙の伝票処理の時代のまま、やり方を変えず道具（紙→パソコン）だけ変えたということが背景にあるようです。

もちろん、パソコンが業務に導入された当初はそれでも良かったと思います。しかし、それからすでに20年以上経つ現在でも、当時の（もっと言えば何十年も前の）やり方を続けているのは少し疑問に思います。

経理に携わる方々の立場からすれば、「正確を期する経理業務で、やり方を変えることはリスクだ」という意見もあるのでしょう。変更に伴う混乱を避けたい、という考えもあるのでしょう。

とは言っても、人手不足も顕在化しつつあり、限られた人員で効率的に業務を進めることが求められる今こそ、やり方を刷新するときではないでしょうか。

先日、お話を伺ったある中堅建設業の会社では、購買部門が主導して、購買業務における電子帳簿保存法対応のために、それまでの紙ベースの購買業務フローを、完全にデジタル化したそうです。

導入当初、今でも紙による業務が普通の現場からは「使いにくい」という声があったそうですが、3カ月経つとそんな声もなくなっていったそうです。もちろん、丁寧なサポートを行ったそうですが、毎日のように使っていると意外と慣れるのも早く、思ったほどの反発はなかったといいます。

逆に、今まで月末に集中していた紙の伝票が、随時システム上で発行されて処理できるようになったため、業務の平準化が進み、かつ記入ミスによる差し戻しもなくなったことから、かなり効率化できたといいます。

いま世間で言われるDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、単に業務にデジタル機器を使う、ということではありません。今までの仕事のやり方を見直し、デジタル技術を活用して、できるだけ人の手を使わずに効率化できるところは効率化する、ということです。

人はどうしてもミスをします。例えば文字の打ち間違い、手書き文字の誤読、計算間違いなどなど。これらをシステム化すれば、ミスなく素早く業務が終わります。確実に業務の効率化と精度の向上が図れるのです。

今のやり方が本当にベストなのか、改めて日々の業務を見直し、デジタルによる自動化、システム化で効率化を図ることに取り組んでみてはいかがでしょうか。

実は電子帳簿保存法はそれを後押しする法律なのです。信頼のできる形で経理業務、会計業務を電子化するための指針を示しているのが電子帳簿保存法なのです。当初はがんじがらめで正直使いにくかった電子帳簿保存法も、年々要件を見直してブラッシュアップし、使いやすくなってきています。皆さんの携わる経理業務も、見直しを進めて、効率化を進めてみてはいかがでしょうか。