お客様導入事例　三井工業株式会社 様 Box®とRICOH カンタンストレージ活用 for Boxを導入し、社内で取り扱う紙書類をすべてペーパーレス化・電子保存。過去書類の検索・参照を効率化し、コロナ禍によるテレワークでも大きな力を発揮。

木曽三川(木曽川、長良川、揖斐川)の流れが集まる岐阜県海津市に本社・工場を置く三井工業株式会社様。
長尺鋼材の切削加工を得意とし、その加工品は自動車製造業における搬送機器や、自動倉庫などに使われています。
また、社内では製造、事務業務の自動化・効率化を進め、高い技術力と相まって、短納期にも応え、高い顧客満足度を実現しています。

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お困り
ごと

• 紙書類が多く、デスク周りが雑然とし、事務業務のテレワークも難しかった
• ハードディスクでは容量に制限があり、書類の電子保存が難しかった
• 過去の見積書などの検索・参照に時間がかかっていた

解決

• BoxとRICOH カンタンストレージ活用 for Boxを導入し、
  紙書類を電子化して保存できるようになり、テレワーク
  でも書類が簡単に検索・参照できるようになった
• 容量無制限のBoxを使うことで、容量を気にすることなく
  すべての紙書類を電子保存できるようになった
• Boxで検索すればすぐに過去書類が参照できるようになり、
  業務が効率化できた

鋼材加工を手掛ける三井工業株式会社様では、月に200件ほどある取引先からの注文でやり取りされる紙書類が大量にあります。
同社で事務業務を担当する小島三幸様は「注文ごとに見積書、注文書、図面、現場や外注先に渡す指示書、納品書、請求書などすべてを合わせると月に2000~3000枚程度の書類になります」と語ります。
「これまでは事務机の周りに書庫を置いたりしていましたが、書類が山積みとなっていました。
また、注文書は見積書を元に作ることが多いのですが、見積から発注までには時間があくことが多く、発注時にファイリングした見積書を5分から10分かけて探してから確認していました」(小島様)

紙書類はすべてBox®に保管するようになったので、デスク周りがスッキリして、書類を入れていたカバンも軽くなりました

三井工業株式会社

部長
山本 健司 様

三井工業株式会社

事務業務担当
小島 三幸 様

当時はPCのハードディスクやNASにデータを保存していましたが、紙書類の電子保存は進んでいなかったといいます。
同社部長の山本健司様は「紙書類の保管場所の問題もあり、電子保存を進めたかったのですが、ハードディスクでは容量の制限もあり、結局紙書類はそのままで保存していました。
その後、別のクラウドストレージを使い始めましたが、やはり容量の制限があって本格的な導入には至りませんでした」と語ります。
そのような課題を聞いたリコージャパンの担当者からBoxを紹介され、導入を検討します。「トライアルで使ってみたところ、特に問題なく使うことができ、同じ有償のサービスでもBoxは容量の制限がないことから、Boxを導入することを決めました」(小島様)
電子保存を強く意識していたことから、同社では2020年7月にBoxと共にRICOH カンタンストレージ活用 for Boxを導入しました。

同社では、業務上、紙書類のほうが使い勝手が良い部分もあることから、一部を除いて一旦は紙に出力していますが、最終的には契約書なども含めて全ての書類をBoxに保存するようになったといいます。
小島様は「月末の請求業務が終わると、納品書、請求書を始めとして取引に関連する書類はまとめてRICOH カンタンストレージ活用 for Boxを使って、一気にスキャンしてBoxに保存します。
スキャンの際はBoxに直接保存できるので、いちいちPCでファイルを操作する必要もなく、とても便利です」と語ります。
また、書類をBoxに保存するようになり、書類保存スペースの削減や業務効率化に繋がったともいいます。
「事務机の周りにあった書庫は不要となり、山積みとなっていた書類もなくなって、事務所内はスッキリしました。また以前であれば探すのに時間が掛かっていた過去の見積書などの書類も、検索すればすぐ見つけられるようになり、業務の効率も上がったと感じています。」(小島様)

営業で外出が多い山本様はクラウドストレージならではのメリットを体感しているといいます。 「今まで、取引先などに訪問する際は、たくさんの図面や書類をカバンに入れて持ち歩いていましたが、Box導入後は直接打ち合わせに必要な書類を除いて、PC経由でBoxにアクセスして参照するようになったので、カバンがとても軽くなりました」。 小島様は「外出中の営業担当者に宛ててファクスが来た場合も、スキャンしてBoxに保存して、メールでBoxに保存したアドレスを送るだけになったので、業務連絡も営業に伝えやすくなりました」と語ります。 また、導入直後はコロナ禍によるテレワーク対応に迫られましたが「Boxの中を見て仕事ができたので、家でもスムーズに仕事をすることができました。 PCを2画面にして過去の書類を見ながら業務することも多かったのですが、紙と異なって拡大もできるので、かえってペーパーレスの良さを実感したぐらいです」(小島様) リコージャパンの対応について小島様は「トラブルなどが起きたときは、連絡するとすぐに来て対応してくれるのでたいへん助かっています。 今回のBoxの件もそうですが、事務所のレイアウト変更をしやすくなるようにWi-Fi導入を提案してくれるなど、積極的な提案をしてもらえるのでありがたく思っています」と語ってくださいました。