役員室の設計のポイントとは？個室・オープン・セミクローズドのメリットとデメリット

役員室は、多様な用途で利用されることから、さまざまな機能が求められます。

役員室では、経営など会社の機密情報を取り扱うため、視覚的にも聴覚的にもセキュリティ性を高める必要があります。

視覚的には、外から遮断されている個室の仕様のほか、半個室タイプ、見えにくい目隠しシートを貼ったガラスを隔てたミーティングスペースの設置などが挙げられます。
聴覚的には、室内の遮音性や防音性を高めるためのサウンドマスキングや防音パネル、間仕切りなどの採用が挙げられます。

役員専用の広々とした固定席や、ファイルなどが収納できる最適なキャビネットなど、執務機能が求められます。長時間のデスクワークにも耐え得るチェアや多くの書類を広げて作業できる大きめのデスクなどが必要です。

顧客や取引先などの重要な来客対応が可能なチェアやデスクなどが求められます。 高級感があり、おしゃれで質の高い家具など会社の格を保てるものが適しています。特に役員室での応対は長時間に及ぶこともあるため、リラックスできるソファがあるとより良いでしょう。

役員室は少人数のミーティングの場となることも多いため、ミーティング機能も重要です。 会議やミーティングに活用できるビデオ会議システムやインタラクティブホワイトボードといったデジタル化された会議向けICT機器なども役員室に欠かせない機能といえるでしょう。また、先述のようにセキュリティ性を高めることは必須です。

役員室には、会社の重役が集まるほか、重要な来客応対も行う必要性があるため、高いステータス性や居心地の良さも一つの機能として備えておく必要があります。

役員室に求められる一般的な設備として、次のものがあります。

など

家具は基本的に一般従業員の執務スペースにあるものよりランクを上げた選定が求められます。またカラーコーディネートも重要ですので、後ほどご紹介します。

役員室のオープン化が進んでいる背景として、次の点が挙げられます。

コロナ禍で一気に進んだリモートワークが、昨今はオフィス回帰が進み、オフィス出社と併用するハイブリッドワークが浸透しています。そのような中、毎日顔を合わせなくなったメンバーとのオフィスでの対面ミーティングの機会は貴重となっています。

特に役員 対 一般従業員の戦略会議などのミーティングの機会も特に重要視されています。より一層、役員と従業員のコミュニケーションの価値が高まっていることから、コミュニケーションの取りやすいオープン化が進んでいるとみられます。

近年は、市場背景から、戦略的に企業のブランド戦略を進める必要が生まれています。どの製品・サービスも機能性は十分担保されており、同等であるコモディティ化が進んでおり、価格面のほか、付加価値で勝負する必要性が高まっています。自社らしさを表す企業理念やビジョン、パーパスのほか、自社ブランドの個性を訴求し、「自社やブランドならではの価値」を訴求する必要が出てきました。

そのような中、役員室をオープンにして、対外的にその洗練された格式の高い装いを披露して、ブランド戦略を進める傾向が出てきています。

完全に個室であるため、機密性が高くなります。個室に鍵を施錠したり、顔認証システムなどを導入すれば、よりセキュリティ性を高められます。機密情報の書類の取り扱いや、機密情報を含む話をする会議やミーティングなども安心して行えます。
また内装や家具を格式の高いものにすれば、個室となるためより特別感を醸し出すので、訪問客へのVIP対応が可能になります。

個室なので、オープン型やセミクローズド型と比べて、導入にコストがかかります。また閉鎖的となるため従業員との交流は比較的減りやすくなるでしょう。また現場の空気感や状況把握がしにくくなります。

オープン型は、一般従業員が働く執務スペースの一角に役員スペースを設置するイメージです。軽くパーティションを立てることもありますが、基本的に壁や扉はなく、完全にオープンとなります。

一般従業員とのコミュニケーションを円滑に、また頻繁に行えます。先にお伝えした役員室のトレンドの背景のように、ワークスタイル変革でより一層、一般従業員とのオフィスにおけるコミュニケーションの重要性が高まっています。そのような中、オープン型の役員スペースを作ることは、ある種のオフィス改革にもつながっていくでしょう。

また役員が社内の様子を一望でき、現場の空気感を肌で感じられ、把握できるのもメリットです。導入コストは、執務エリアを作る際のコストに含められるため、比較的低く済むでしょう。

オープンであり、壁や扉がないため、セキュリティ性はかなり下がってしまいます。そのため、重要な情報を取り扱う会議などの際は別室に移る必要があるでしょう。また書類の取り扱いにも十分な注意が必要になります。どのようにセキュリティを確保するかが問われるでしょう。

セミクローズドとは、「半個室」を意味します。個室型とオープン型の中間に位置付けられます。具体的には、役員スペースとして区切られてはいるものの、仕切りがガラスやすりガラスになっているなど、中に誰かが所在することは外から見える形となります。

セキュリティ性とコミュニケーション性の両方を備え、個室型とオープン型のメリットとデメリットをバランスよくカバーします。セキュリティをある程度、確保しながら、社内コミュニケーションを促進できます。

パーティションは移動させられるため、来客時や大人数でのミーティングの際には、スペースを広げるなどして柔軟に対応できるのもメリットです。導入コストは内装の施し方によって変わってきますが、個室型と比べれば低く抑えられるでしょう。

セキュリティ性は、個室型と比べればかなり劣ってしまうため、一部の区画は鍵の施錠や認証システムの導入をする、防音壁やサウンドマスキングなどの防音・遮音の機能をプラスするなど工夫する必要があるでしょう。そのような設備投資による機能の増強により、コストが想定以上に割り増しとなることがあるため、注意が必要です。

役員室はオフィス内でも最高レベルのセキュリティ機能を持たせる必要があります。セキュリティを高いレベルで実現するための方法として、次の方法が挙げられます。

内装や設備に応じて、防音対策を施しましょう。防音壁・防音ガラス・防音天井・防音床のほか、サウンドマスキングという特殊な音を流すことで会話の内容を他の人が聞き取れないようにする技術を採用するなどの方法があります。

またセキュリティ強化型防音ドアという防音性とともに、盗聴防止機能のあるドアを採用することで、より強固なセキュリティを施せます。

機密書類の盗難や忍び込みなどを防ぐためには、物理的なセキュリティを施すことも必要です。鍵の施錠や金庫の利用などは基本的な対策として施し、よりセキュリティを強化するために顔認証の入退室システムの導入や役員を対象とした特別なセキュリティ研修を実施するなどの方法があります。

役員室をオープン型として設置する場合は、一般従業員の執務エリアや共有スペースとの面積のバランスを検討しましょう。あまりにオープンすぎると執務が行いにくいのであれば、一部、パーティションやガラスの仕切り、役員用のプライベートなエリアを作るなども考えられます。コストや執務、ミーティング、来客対応の必要性なども合わせて検討しましょう。

従来は個室だった役員室をオープン型やセミクローズド型にすることで、コミュニケーション性を高めることを検討する場合、あらかじめ具体的にどのような規模やセキュリティレベルのコミュニケーションを行うのかを検討する必要があります。必要に応じて機密性の高い会議用の個室を別途作ることも検討しましょう。

役員室の来客機能を強化することも重要です。居心地が良く、ステータスの高さを感じられるよう、高級感があり、機能も優れた家具の導入やクロスや扉の内装などを工夫しましょう。対外的なブランド戦略の意識も求められます。

役員室や役員スペースには、最適なカラーコーディネートが重要です。色は人の心理に作用することから、役員の意識や働き方、来客への印象などに大きな影響を与えます。役員室のコンセプトを明確にし、カラーコーディネートの専門知識のあるデザイン・設計会社へ依頼しましょう。

木目調は役員室をより洗練された装いにしてくれます。薄いカラーリングのナチュラル系からミディアム系、ダーク系まで、選び分けることで緊張度や重厚感、特別感などをコントロールできます。

照明は室内の色味に大きく影響し、見え方が異なってきます。昼白色は清潔で新鮮なイメージとなり、電球色は温かみや趣のある格調高いイメージとなります。ただカラーリングを意識するのではなく、照明とのバランスをよく検討して行うことをおすすめします。

コーポレートカラーが採用できる場合は、積極的に取り入れることで役員室に企業理念などのコンセプトとリンクさせられるため、より企業のブランドを構築するための取り組みの効果が高まります。

オフィス移転やリニューアルなどの際に役員室を検討する際には、ぜひトレンドを踏まえた上で改めて役員室の役割や役員のニーズを洗い出し、戦略的に設計することをおすすめします。

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