オフィス設計とは？メリットから手順、エリア別ポイント、最新トレンドまで解説！

またパンデミック後にオフィス出社の働き方に戻す企業が増え、オフィス回帰の傾向が生まれました。リモートワークと出社を併用するハイブリッドワークを採用する企業もあり、オフィスをどのような位置付けにするか、再定義が求められるようになりました。
このような背景から、オフィス設計は以前にも増して重視されるようになっています。

リモートワークが定着する昨今、オフィス設計にこだわることで、オフィスに新たな価値を付与できます。例えば、オフィスの一部をカフェのようにしつらえたスペースやトレーニングルームの設置はオフィスでしか得られない貴重な体験を提供します。

従業員エンゲージメントとは、従業員と組織の信頼関係や絆を意味します。快適で働きやすいオフィス環境が整えば、従業員は自身のために組織は投資してくれていると感じ、より愛着が生まれるでしょう。

エントランスデザインやオフィス全体のデザインを企業のブランド戦略の一環として施すことで、ブランドイメージの向上に寄与します。

また目的とオフィスコンセプトを明確にした上で、プロジェクト全体を通じて意識し、メンバーや社内で共有するようにします。

オフィス設計を行う業者を選定し、共にゾーニング（エリアの区分け）、レイアウト、デザインを検討していきます。

オフィスのゾーニングは、作業動線を意識して行いましょう。例えば執務エリアだけでも、集中して作業するスペース、ミーティングスペース、リフレッシュスペースなどの区分けができます。それぞれどのように配置すれば最も動線上、うまくいくかを検討することで、オフィス内の業務がうまく回ります。

デスクや収納の配置や通路の設計などのレイアウトは、ゾーニングをもとに検討しますが、ここでも従業員の作業効率や動線を考慮して行いましょう。

デザイン面においてはコーポレートカラーを取り入れるなどして、企業のブランド戦略を意識することがポイントです。来訪者へのアピールになるほか、働く従業員にも強い印象を付けられ、組織の一体感の醸成にもつながるでしょう。

ミーティングスペースは、場所探しや移動の手間がなく、スムーズに話し合いを始められるよう設計することがポイントです。またリアルでもオンラインでも、快適なコミュニケーションが生まれるようにしましょう。

リコージャパンでは、すぐに会議ができるミーティングスペースをご提案しています。

【設計のポイント】

• 参加人数に応じ、ディスプレイや座席レイアウトを柔軟に変更できるようにする
• 井戸端会議のような立ちスタイルミーティングの場を設ける
• 個別ブースを設置し、取引先との1対1のリモートミーティングを手軽にできるようにする

エントランスは企業のブランド戦略として、コーポレートアイデンティティを表現する格好の場です。好印象を与える効果的な演出とおもてなし要素の設計を意識しましょう。

リコージャパンでは、お客様をおもてなしするエントランスをご提案しています。

【設計のポイント】

• コーポレートアイデンティティを生かした内装デザインにする
• ディスプレイを配置し、ブランドメッセージを伝える
• 環境音やBGM、グリーンやアロマによる演出によりおもてなし
• 来訪者が自らタッチして情報を引き出せるデジタルサイネージを設置する
• 無人の顔認証によるセキュリティ性の高い受付管理システムで安心安全のおもてなしを行う

会議室では、リモートワーク中の従業員とのWeb会議を行うことも増えてきたため、対応する仕組みを導入するのをおすすめします。

【設計のポイント】
リモート参加者のいる会議がすぐにスタートできるようにする
ボタン一つ押せば、カメラやマイクスピーカー、モニターが起動する仕組み。

会議テーブルをV字型に配置する
全員の席からモニター画面が見やすく、リモート接続先からも参加者全員の顔が見えるように。

応接室は来訪者のおもてなし、商談、特別な会議に使われる重要なエリアです。また同時に企業の印象やブランドイメージを直接伝えられる場所です。

【設計のポイント】

• 企業のブランド戦略の場にする
• 照明やBGMで落ち着いた雰囲気にする
• 快適な家具や上質なインテリア小物を配置する

プロジェクトルームは、部署横断プロジェクトや、外部の専門家や業務委託のメンバーなどの社内外のプロジェクトを進めるためのエリアです。

議論の活性化と作業の効率化により、プロジェクトを成功に導くプロジェクトルームをご提案しています。

【設計のポイント】

• プロジェクトのフェーズに合わせたディスカッションや作業をしやすい空間を作る
• 什器を動かせるなどフレキシブルにレイアウト変更できるようにする
• 試作も可能なラボの構築などで、ディスカッションの精度を上げ、成果につなげる
• プロジェクト専用スペースをセキュリティ区画として構築し、情報管理を実現する
• 集中・リラックス・発想などのモードチェンジを、照明・スピーカー、アロマや環境音で演出する
• 顔認証でシームレスなチェックインを可能にする

業務の合間の小休止や簡易的なコミュニケーションのためのリフレッシュスペースは、設置場所やリラックス性、プライバシー配慮などの観点から設計します。

自然との調和を意識したデザイン手法である「バイオフィリックデザイン」やアロマ演出でウェルビーイング* 空間を創り出すデザインをご提案しています。

【設計のポイント】

• 設備導入によるトレーニングエリアを作り、身体を動かす休憩の場を提供する
• リフレッシュしたい社員が自然と集まれる空間で、心地よくコミュニケーションがとれるようにする
• 集中ブースも配置し、騒音マスキングができるブースでプライバシーを守りながらリラックスできるようにする
• トレーニングエリアをセンシングして、遠隔から混雑状況をチェックできるようにする
• 自然音をデジタルで演出する

従業員間のプライバシーも配慮が必要です。デスクレイアウトのパターンや個室ブースの防音性などによってプライバシー性が変わってきます。従業員の声を丁寧に聞き入れ、適切なプライバシー配慮の設計に努めましょう。

必要なときに、すぐに仲間と打ち合わせをしたいニーズは、リアルでもオンラインでもシームレスに満たされる必要があります。ソファに座って行う雑談、テーブルをはさんで行うちょっとした打ち合わせ、立ちスタイルかつリモート組も含めたミーティング、取引先との高品質なWeb会議など多様なミーティングスタイルに対応できる柔軟な設計がトレンドです。

リモートでは得られない偶発的な人、モノ、情報との出会いを生むべく、かつての給湯室をオープンにしたカフェ風のスペース設計がトレンドになっています。オフィス内にカフェ風スペースを設けるのは定番となりつつあります。

リコージャパンでは、偶発コミュニケーションを生むスペースをご提案しています。

オフィスに不可欠な複合機や、あると嬉しいちょっとした休憩スペースや掲示板を1か所にまとめ、自然と集まり会話も弾む場所です。カウンターに業務スペースを置き、業務中の人と印刷しに来た人とのコミュニケーションの機会を創出します。短い休憩やランチもとれるので、仕事のメリハリにもつながります。ディスプレイやプロジェクターで社内報を表示すれば、手軽に社内情報の共有が可能です。

従業員のウェルビーイングを経営戦略に紐づけて投資するウェルビーイング経営も進められる中、ウェルビーイングに配慮したスペース設計もトレンドになっています。

先述のトレーニングルームの設置のほか、自宅では用意できない、オフィスならではのリラックスできるソファなどの設備や環境により、メリハリを生み出し、生産性向上に寄与します。

設計力があるだけでは自社の本来の目的が達成されません。その設計会社が、いかに自社のビジネスの目的や課題解決に対して親身になってくれ、改善策を提案してくれるかという視点が重要です。

Web会議システムから360°カメラ、モニター、インタラクティブホワイトボード（電子黒板）、座席予約システム、デジタルサイネージまで、オフィスの利便性を高めるデジタルツールは豊富にあります。これらの先端技術も合わせて提案、導入サポートしてくれる会社であれば、より理想のオフィス設計につながるでしょう。

オフィスの設計は近年、より重要性を増しています。新しい働き方の定着や生産性向上、社内コミュニケーション活性化など、ビジネス課題の解決につながるオフィス設計を進めていきましょう。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。

”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。

また、部分的なリノベーションやデザイン・設計、什器やICT機器の選定など、ピンポイントでのご対応も可能ですので、お気軽にご相談ください。

弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。