オフィスDXとは？オフィスDXがもたらす働き方改革と業務効率化のポイント、成功事例を解説！
DX（デジタルトランスフォーメーション）が急速に進められる中、オフィスにおけるDXを推進することは、市場における企業優位性を獲得するとともに、従業員満足度の向上や採用面の強化などさまざまなメリットを生み出します。
今回は、オフィスDXの概要から実施のメリット、具体的な施策例やアイデア、オフィスDXを推進して効果を出すポイントを解説します。
オフィスDXとは？
オフィスDXとは、オフィスにおける環境、業務、コミュニケーション、社外関係者との連携やコミュニケーションなどのDXを推進することを指します。
DXとは、デジタルやIT技術を用いてビジネスモデルや業務プロセスを大きく変革することを意味します。
DXを進めることで新規事業やビジネスモデルの創出や、顧客への価値提供によるグローバルも見据えた市場競争力の向上を目指します。
そのDXの意味から、オフィスDXはデジタルやIT技術を用いてオフィスの在り方や働き方を大きく変革することで、生産性を上げて市場競争力につなげることが目的といえます。
オフィスDXがもたらすメリット
オフィスDXを進めることによって、次のようなメリットが期待できます。
- 働き方改革の実現
- 業務効率化
- 人手不足への対応
- 情報共有のリアルタイム性向上
- スマートオフィス*の実現
- データドリブン文化醸成
- 従業員・顧客満足度向上
- 人的コスト削減
-
*スマートオフィス：IoTやAIを導入したオフィスのこと。
デジタルやIT技術は人力作業を自動化し、人手不足に対応します。またネットワークを通じた情報共有のリアルタイム性向上や入退室管理やリモートからの席予約、AIによる空調・照明の制御などのスマートオフィスの実現、データに基づく意思決定を推進するデータドリブン文化の醸成などにつながります。
その結果、従業員満足度や顧客満足度向上、自動化や省力化による人的コスト削減などのメリットも生まれるでしょう。
オフィスDXの具体的な施策例・アイデア
オフィスDXの具体的な施策やアイデアは多岐に渡ります。ここでは主な具体例をご紹介します。
オフィス環境のDX
- 空調や照明の自動コントロール
空調や照明をセンサーやAIを用いて自動コントロールすることで快適なオフィス環境や省エネを実現します。
働き方のDX
- ペーパーレス化
申請書などのデジタル化により紙の手渡しや押印の手間などを削減し、リモートワークの実現につながります。 - AIやRPAによる業務の自動化
テクノロジーを駆使して定型業務の自動化を行い、コア業務に人材を投入できます。 - 会議室・座席予約システムの導入
自宅からスマートフォンでオフィスの座席や会議室の予約を実現するシステムを導入することが挙げられます。 - Web会議システム導入・仮想オフィス化
リモートワークを効率的に進められるようにするため、Web会議システムを導入し、仮想オフィスを作ることで、バーチャルとリアルのオフィスが融合します。 - スマートな資料投影や板書の共有化
会議やミーティング、プレゼンテーションの場における電子ホワイトボードの利用により、資料投影や手書き板書のデータ化による共有などを実現します。 - デジタルサイネージ
情報の伝達率の向上、従業員への意識付け、コミュニケーションの活性化が期待できます。 - 来客の自動受付
お客様との日程調整から来客対応までを簡素化し、来客用紙を削減できます。物理的なセキュリティ対策の一つとしても活用可能です。 - AIによる問い合わせ対応業務の自動化
AIチャットボットが問い合わせ対応を行うことで、業務の自動化および人手不足対策になります。
管理・分析系のDX
- IoT*による人の動き・位置情報・空気環境の分析
IoTセンサーがオフィス内の人の動きや位置をとらえ、最適な働き方を模索することができます。また空気環境のデータはより快適かつ健康的な働く環境を整えます。
-
*Internet of Things の略称
-
- AIカメラによる社内コミュニケーションの分析
AIを搭載した監視カメラで社内のコミュニケーションはどこでどのように、何人規模で発生しているのかを分析することが可能です。分析結果に基づくミーティングスペースの効果的な配置などを通じて、社内コミュニケーションの最適化につなげます。
オフィスDXを推進して効果を出すポイントと成功事例
メリットにつなげるための効果を出すポイントと、実際に効果が出た成功事例をご紹介します。
効果を出すポイント
オフィスDXの効果を出すには、一部の層だけでなく、組織的な取り組みが重要です。そのために従業員の啓蒙を進め、優先課題から段階的に取り組み、継続していくことが重要です。
また最適なテクノロジーの選定と専門家や実績のある外部業者のサポートを活用することで、有意義な結果につながるでしょう。
オフィスDXを実施して効果が出た事例
ある企業は、オフィス移転を機にオンライン会議の際に余計な時間がかかり、周囲への音漏れの課題を受け、各会議室に会議システムやサウンドマスキングを導入し、会議のしやすい空間を作りました。
【関連リンク】
リコージャパンの晴海トリトン事業所は、これからの時代に求められるワークプレイスの新たな価値をご提案する「RICOH Smart Huddle」のコンセプトを実装したオフィスです。
新たな働き方を進める中で、フリーアドレスを採用。スマートフォンから席の事前予約を可能にしています。テーブルに貼付されたQRコードを読み込んで予約し、利用できます。
【関連リンク】
まとめ
オフィスDXは、デジタルやIT技術を用いてオフィスの在り方や働き方を大きく変革することで、生産性を上げて市場競争力につなげるための取り組みです。働き方改革や働きやすいオフィス、スマートオフィスの実現にもつながるでしょう。
ぜひご紹介したポイントや成功事例をご参考に効果的に進めましょう。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
また、オフィスDX推進もご支援いたします。弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。
