オフィス増床とは | オフィス移転との違いやメリット・デメリットを紹介

オフィス増床とは、現在のオフィスを拡張し、業務スペースを広げることを指します。主に社員数の増加や事業拡大に伴い、快適な職場環境を維持するために行われます。

オフィス増床には、いくつかの方法があります。

現在入居しているビルの別のフロアを借りる方法です。移転の手間が少なく、従業員もスムーズに業務を続けられます。

同じフロアで隣接する区画を追加契約し、壁を取り払って拡張する方法です。ワンフロアに統一できるため、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなります。

本社の近くや別のエリアにサテライトオフィスを設置する方法です。テレワークやハイブリッドワークが進む中で、従業員の通勤時間や移動時間を削減や育児や介護などの両立が必要な社員のために拠点を増やす企業も増えています。

一時的にスペースが必要な場合、コワーキングスペースやレンタルオフィスを活用する方法です。特にプロジェクト単位で増員が発生する企業には向いています。

オフィス増床を検討する際は、企業の成長戦略や働き方に合った方法を選ぶことが重要です。

オフィスの拡張を考える際、「増床」と「移転」のどちらが適しているのか迷う企業も多いでしょう。両者には明確な違いがあり、企業の成長戦略や業務の効率性に応じて最適な選択をすることが重要です。

オフィス増床

オフィス移転

オフィス増床は、以下のような状況に適しています。

一方、オフィス移転が向いているのは以下のような場合です。

オフィスの規模拡大を考える際は、コスト・利便性・業務の継続性を総合的に考慮し、増床と移転のメリット・デメリットを比較することが重要です。「短期間で手軽にスペースを広げたい」ならオフィス増床が最適ですが、働き方の変化や長期的な成長を見据えるならオフィス移転も視野に入れるとよいでしょう。

オフィス増床は企業の成長に伴って必要になることが多いですが、メリットとデメリットを理解した上で判断することが重要です。ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説します。

1. 移転に比べてコストを抑えられる
オフィス移転には、新しい物件の契約費用や引っ越し費用、内装工事費など、多くのコストが発生します。一方で、オフィス増床であれば、現在のオフィスの契約を拡張するだけで済むため、比較的低コストでスペースを確保できます。

2. 業務の中断が最小限で済む
オフィス移転の場合、社員全員が一時的に業務をストップし、引っ越し作業を行う必要があります。しかし、増床であれば業務を続けながら徐々にスペースを拡張できるため、生産性を損なわずにオフィス環境を整えられるのがメリットです。

3. 住所変更が不要で、取引先への影響が少ない
オフィスを移転すると、名刺やパンフレット、契約書などの情報を変更する必要があります。さらに、取引先や顧客への通知も必要になるため、業務負担が増えてしまいます。一方で、オフィス増床であれば住所変更が不要なため、手続きや周知の手間を削減できます。

4. 社員の通勤環境を維持できる
オフィス移転をすると、通勤時間が長くなる社員が出てくる可能性があります。増床であれば、現在のオフィスを維持しつつスペースを広げられるため、社員の通勤環境を変えずに済むのが利点です。

1. スペースに制約があり、理想的な増床ができない可能性がある
オフィス増床は、同じビル内で利用可能なスペースがあるかどうかに左右されるため、希望どおりに拡張できるとは限りません。

2. 賃料が上がる可能性がある
増床する際、同じビル内でも新たに借りるスペースの賃料単価が高く設定されるケースがあります。また、オフィスの総面積が増えることで毎月の固定費も上昇するため、事前にコストシミュレーションを行うことが重要です。

3. レイアウト変更が必要になる
スペースが広がることで、オフィス全体のレイアウトを見直す必要が出てきます。これらの変更をスムーズに行わないと、かえって社員の動線が悪くなり、業務効率が下がるリスクもあります。

4. 契約手続きや調整が必要
増床するためには、追加の賃貸契約や工事の調整が必要になります。そのため、計画的に進めないと増床のタイミングが遅れる可能性があります。

オフィス増床を検討する際には、事前の計画が非常に重要です。ここでは、スムーズに増床を進め、企業の成長を支えるためのポイントを紹介します。

1. 現在のオフィスの契約内容を確認する

まず、現在のオフィスの賃貸契約を確認し、増床が可能かどうかをチェックしましょう。特に、敷金・保証金の追加負担があるかどうかを事前に確認することが重要です。

2. ビル管理会社やオーナーとの交渉を進める

ビル内での増床を希望する場合、管理会社やオーナーとの交渉が必須となります。交渉をスムーズに進めるためには、不動産会社やオフィス移転の専門家のアドバイスを受けるのも有効です。

3. 社員数と将来の成長を考慮したレイアウトを検討する

オフィス増床は一時的な解決策ではなく、長期的に快適なオフィス環境を維持できるかがポイントです。リモートワークやフリーアドレスの導入を検討している場合は、スペースの柔軟性を確保することが重要です。

1. 既存スペースの有効活用を検討する

増床を決める前に、まずは現在のオフィスのレイアウトを見直し、無駄なスペースがないか確認しましょう。

これらの工夫でスペースを最適化できれば、増床の必要性を減らせる可能性があります。

2. 追加スペースの設計と工事計画を立てる

増床する場合、新たに確保したスペースのレイアウトや内装工事の計画を進めます。

特に、フロアが分かれる場合は、社員のコミュニケーションを維持する工夫が必要です。

3. 社員への周知と業務影響の最小化

増床の際には、社員に十分な情報を共有し、業務への影響を最小限に抑えることが大切です。

特に、ITインフラの整備（ネットワーク工事、電源、パソコンの配置変更など）は早めに準備を進めておくことが重要です。