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オフィスのプロジェクトルームとは？注目される背景から具体例、機能と技術、メリット、成功事例まで徹底解説！
プロジェクト単位で社内外のメンバーと互いに連携しながら進めていくチームコラボレーションが増えてきていると感じている方も多いのではないでしょうか。オフィスでプロジェクトメンバーが集まり、活発な議論を交わせるプロジェクトルームがオフィスに設置されるというニュースを耳にしたことがある方もいると思います。
今回は、オフィスのプロジェクトルームの概要から注目される背景、具体例、求められる機能と技術、メリット、注意点、成功のポイントを解説します。
オフィスのプロジェクトルームとは？
オフィスのプロジェクトルームとは、どのような場所なのでしょうか。またその目的を解説します。
オフィスのプロジェクトルームとは？
プロジェクトルームとは、プロジェクト単位で構成されたメンバーが、共同の仕事や打ち合わせをする際に利用する部屋です。
プロジェクトによっては部門や部署を超えたメンバー構成や、社外からの参加者が加わることもあります。そのプロジェクトメンバーが集まるための場所がプロジェクトルームです。
一般的に、プロジェクトルームはセキュアな環境で作られることが多くあります。プロジェクトに必要な設備や機器などが置かれており、防音性やセキュリティ性も高い作りになっています。
ただし、機密性がそれほど高くないプロジェクトの場合は、周囲から活動が「見える」、半閉鎖的（セミクローズド）な空間で構築されることもあります。例えばオープンエリアに間仕切りや透明ブースを設けて完全に閉鎖しないようにする方法などがあります。
プロジェクトルームの目的
オフィスでプロジェクトの活動を推進する際に、プロジェクトルームを作る目的はどこにあるのでしょうか。主に次の目的が考えられます。
- 活発に議論や作業を行い、プロジェクトをスムーズに進行するため
- 機密情報が守られる空間でコミュニケーションを取るため
- ラピッドプロトタイピング*を実践する機材や道具を設置するため
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*ラピッドプロトタイピング：製品開発で用いられる試作手法。高速（rapid）に試作（prototyping）することで、関係者間の連携を促進し新しい視点や革新的な製品開発につながる可能性がある。
このように、プロジェクトルームは、プロジェクトの推進に欠かせない場所といえます。
オフィスのプロジェクトルームが注目される背景
近年、オフィスではプロジェクトルームを設置するケースが増えています。またシェアオフィスなど外部のレンタルオフィスを契約して利用することもあります。このように、プロジェクトルームが注目される背景として次の点が挙げられます。
リモートによるプロジェクト運営の定着化
近年、リモートワークが加速した中、社内外のメンバーが情報共有する際に、オンライン上で進捗管理を行うことが定着しています。プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールを用いるのが一般的です。
このように、プロジェクトの運営はオンライン化が進んでおり、メンバーがどこにいても情報連携できる仕組みが整っています。
一方で、実際に顔を合わせて議論や作業の必要性が生じることもあれば、定例会議などの際に一堂に会したいこともあります。その際に、スムーズな集合場所があることが理想であるため、プロジェクトルームの設置が検討されます。
社内外のコラボレーションが定着
人手不足や多様な働き方などを背景に、プロジェクトに限らず、社外の関係各社とコラボレーションをしてビジネスを行うケースが増えています。そのため、社外から人を招き、応接室ではなく、気軽にコミュニケーションや打ち合わせを行えるスペースが求められています。
プレゼン環境の必要性
近年はオンラインセミナーやイベントの機会が増加していますが、オフィス内で開催し、オンライン配信するケースも少なくありません。また、社内でリモートワークが定着したことで、オフィスの役割が変わり、「集まる場所」「コミュニケーションの場所」としての比重が増えました。
その結果、プレゼンテーションや講演を行う広いスペースが求められています。大規模なプロジェクトであれば、プレゼンルームはプレゼンや発表の機会にメンバーが集まれる場所としてのプロジェクトルームとしての活用も可能です。
オフィスのプロジェクトルームの具体例
プロジェクトルームは、オフィスにおいてさまざまな構築方法があります。
リコージャパンでは単なるデザインやレイアウトの変更ではなく、企業の成長に寄与するオフィスづくりのコンセプトとしてRICOH Smart Huddleを提唱しています。
コンセプトの一つであるProject Cabin（プロジェクトキャビン）をご紹介致します。
「Project Cabin」は、チームワーキングを目的とし、キャビンのような特別な環境を構築しています。 議論の活性化と作業の効率化により、プロジェクトを成功に導きます。
プロジェクトフェーズに合わせた空間作り
プロジェクトを進める中では、ディスカッションやブレインストーミング、作業などさまざまなフェーズが訪れます。それらのフェーズごとに最適化された空間を、テーブル、デスク、椅子、電子ホワイトボードなどの什器や機器をレイアウトすることで設けています。
また、集中・リラックス・発想などを切り替えるために、照明・スピーカー・アロマ・環境音で演出する仕組みもあります。
フレキシブルなレイアウト変更
自由に什器を動かせるなど、フレキシブルにレイアウト変更できるようにしているのも特徴です。
ラボ環境の構築で試作を促進
試作も可能なラボの構築などで、ディスカッションの精度を上げ、プロジェクトの成果につなげます。
プロジェクトメンバーオンリーのセキュアな入退室管理
顔認証でシームレスなチェックインが可能な入退室管理システムを導入。さらにプロジェクト専用スペースをセキュリティ区画として構築し、情報管理を徹底しています。
このような仕掛けから、メンバーがプロジェクトルームに集まれば、自ずとプロジェクトの進行にブーストをかけられます。
オフィスのプロジェクトルームに求められる機能と技術
オフィスのプロジェクトルームに求められる機能と技術にはどのようなものがあるのでしょうか。主なものをご紹介します。
PCと通信設備～インターネット回線・LAN回線・電話回線など
プロジェクトの進捗管理は基本的にオンラインとなることが多いため、PCやインターネット回線は欠かせません。社内LANと接続できる回線や電話回線なども必要に応じて準備します。
ディスプレイ、スクリーンとプロジェクター
メンバーが同じ画面を共有し、閲覧する際に欠かせないのが、ディスプレイやスクリーンおよびプロジェクターです。資料を投影して議論したり、動画を視聴したり、プレゼン時のスライドを投影したりとさまざまな用途で利用できます。
カメラ・マイク・スピーカー
オンラインセミナーやイベント時にオンラインで情報発信する際に求められるのがカメラやマイク、スピーカーです。また大規模なプロジェクトの場合、人数が増えればマイクやスピーカーが必要になることもあるでしょう。
インタラクティブホワイトボード
インタラクティブホワイトボード（電子黒板）では、PC画面を投影しながら手書きでディスプレイに書き込みをすることができます。議論やブレインストーミングを活性化させます。
気分や意識の切り替えを促す照明・アロマ・環境音
集中・リラックス・発想などの気分や作業に応じて、照明・アロマ・環境音を変えれば、気分や意識をスムーズに変えることを促しメリハリを付けることができます。
高セキュリティを実現する入退室管理
機密性の高いプロジェクトは、高いセキュリティを実現する顔認証システムを用いれば、シームレスかつ高い情報管理が可能になります。
オフィスにプロジェクトルームを設けるメリット
オフィスにプロジェクトルームを設けることによるメリットをご紹介します。
プロジェクトチーム内のコミュニケーション活性化
先述の通り、プロジェクトルームは設備を導入し、機能性やセキュリティ性を高めれば、安心してメンバーが議論や話し合いを進められることから、社内のコミュニケーションが活性化します。その結果、プロジェクトの進捗がよくなり、プロジェクトが加速するでしょう。
プロジェクトチームの一体感の醸成
普段はプロジェクトメンバーがリモートでつながり合う中、定期的にプロジェクトルームに集まることにより、プロジェクトチームの一体感を醸成できます。メンバー同士の結束が強くなれば、プロジェクトは成功しやすくなるでしょう。
活発なアイデア創出で創造性の向上
インタラクティブホワイトボードでは、ディスプレイに手書きしながら議論を進めることができます。特にブレインストーミングなどのアイデア出しの際には大いに役立つでしょう。
安心して議論できる空間で、そのような活発なアイデアが創出される仕組みを用いれば、メンバーの創造性も向上するでしょう。
作業効率アップ・進捗状況の可視化による生産性向上
プロジェクトルームにプロジェクトに最適な試作作成環境や実験環境などを整えることで、作業効率が上がります。またインタラクティブホワイトボードなどで進捗状況やスケジュールを可視化することで、生産性向上につながります。
オフィスにプロジェクトルームを設ける際の注意点
オフィスにプロジェクトルームを設ける際には、次の点に注意が必要です。あらかじめ押さえておくことで、問題が生じるのを予防できます。
導入・運用コスト増大
プロジェクトルームは、既存の執務スペースや会議室とは異なり、特別な部屋となるため、新規で導入するにはコストがかかります。具体的には、設計費用や内装工事費用、家具や什器、ICT機器の導入コストが挙げられます。またプロジェクトルームに多様な機能を設ける場合は、運用コストもかかるでしょう。
この課題については、予算の範囲内で必要な機能のみを選んで導入する方法や、既存の会議室やセミクローズドな空間を利用する方法で対策できます。いずれの場合も、プロジェクトの目的や集まるメンバー数、何を行うのかなどに応じて構築することがポイントです。
デザイン・設計・什器などの知識不足
プロジェクトルームは、オフィスに設置する部屋としては比較的新しいため、専門家や事例が少ない傾向があります。よってデザインや設計、什器など全体的な知識が不足することもあるでしょう。
その場合は、プロジェクトルームを提案している専門会社を見つけるのをおすすめします。リコージャパンでは先にご紹介したように、プロジェクトルームのご提案も行っており、プロジェクトルーム構築実績やアイデアを豊富に持ち合わせております。「プロジェクトルームを構築したいがアイデアが思いつかない」「プロジェクトにとって最適な部屋を作りたいが実現方法がわからない」などの際には、ぜひお気軽にご相談ください。
外部オフィスと自社オフィスのどちらを選ぶか検討が必要
社外メンバーを含むプロジェクトでは、シェアオフィスなどの外部オフィスを利用することも多くあります。自社で内製する方法とどちらを選ぶかは、一つの課題になるでしょう。
コスト比較をするのはもちろんのこと、それぞれにメリットとデメリットがあります。それらを比較しつつ、最適なほうを選びましょう。
今後、ますますプロジェクトルームが増えていくと思われる中で、おすすめなのは、オフィスに内製することです。自社のプロジェクトに最適なスペースを設計できるほか、什器や機器導入の自由度の高さ、高いセキュリティの実現などのメリットは、長期的に見て大きいと考えられるためです。
オフィスにプロジェクトルームを設ける成功ポイント
自社オフィスにプロジェクトルームを設ける際の成功のポイントをご紹介します。
利用者ニーズの把握と反映
プロジェクトルームは、利用するプロジェクトメンバーのニーズが反映されていることが重要です。プロジェクトやメンバーが確定している場合や、利用頻度が高いメンバーがいる場合、設計前に必要な機能や什器、設備などのニーズをヒアリングをするようにしましょう。
またプロジェクトルームのコンセプトを定めることも重要です。例えば「プロジェクトをブーストする」「コミュニケーションを活性化させる」などコンセプトを明確にすることで、具体的な施策が見えてくるでしょう。
必要な設備や什器の把握
メンバーからヒアリングしたニーズをもとに、プロジェクトルームに必要な設備や什器をリストアップしましょう。
【おすすめの設備】
- インタラクティブホワイトボード
- Web会議システム・カメラ・マイク
- フレキシブルな利用が可能な可変テーブル・チェア
- 手軽に動かせる什器
- 音響とスピーカー
- サウンドマスキング
- ラボの設置
- 入退室管理システム
- 予約システム
空調、照明、通信などのインフラも完備
プロジェクトの議論や話し合いを快適にするには、環境作りに寄与するインフラ面にも気を配りましょう。必須なのは空調、照明、通信です。追加で音響や香りなども取り入れましょう。
徹底したセキュリティ対策
プロジェクトルームでメンバーが議論や話し合いを安心して行えるのは、徹底したセキュリティ対策が施されているからです。入退室管理の物理的なセキュリティのほか、音漏れ対策、ネットワークによるマルウェアやサイバー攻撃リスクなどにも配慮しましょう。
リコージャパンはプロジェクトルームの実績もあり、多彩なご提案が可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ
プロジェクトルームは、近年増える社内外のコラボレーションワークに最適なオフィスの部屋の一つです。プロジェクトフェーズに合わせたディスカッションや作業をしやすい空間作りやフレキシブルなレイアウトなどによりコミュニケーションが活性化し、プロジェクトを強力に推進することが可能です。
利用したい用途や必要な設備・什器についての利用者ニーズをとらえ、空調、照明、通信などのインフラ構築、セキュリティ対策など設計することにより、“活用してもらえる”プロジェクトルームを作ることができるでしょう。
リコージャパンでは、プロジェクトルームのアイデアや社内実践事例がございます。見学も可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
