オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは? 概要からプロジェクトマネジメント(PM)会社を選定するポイントなどご紹介

近年、リモートワークの普及や多様な働き方への対応でオフィス移転を検討されている企業も増えてきております。
ただ、いざ移転が始まるとプロジェクトの計画から実行まで多岐にわたるタスクが発生するため、社内リソースだけでは対応しきれないことも少なくないと思います。
このような状況で重要になるのがプロジェクトマネジメントです。
そこで、本コラムでは、オフィス移転のプロジェクトマネジメントがどのような役割を果たすのか、具体的な仕事内容からプロジェクトマネジメント(PM)会社へ依頼するメリット、そしてプロジェクトマネジメント会社の選定ポイントまで、詳しく解説していきます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント(PM)とは

はじめに、オフィス移転のプロジェクトマネジメント(PM)の仕事内容について詳しく解説していきます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント(PM)とは

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、企業が新しいオフィスに移転する際のすべての業務を管理し、進行する仕事になります。移転計画の策定から始まり、移転先の選定、予算管理、スケジュールの設定、各種契約の手配など、多岐にわたる業務を担当します。具体的には、新しいオフィスのレイアウト設計、家具の選定、ITインフラの整備、従業員の配置計画などの調整のほか、移転当日のスムーズな実行を確保するために、各部門との連携や調整もプロジェクトマネージャーの重要な役割となります。

プロジェクトマネジメント(PM)は外部委託することが多い

ほとんどのオフィス移転では、プロジェクトマネジメントを外部の専門業者に委託することが多く、理由として、移転プロジェクトは大規模かつ様々なタスクが発生するため、社内リソースでは対応しきれないことが多いこと、外部のプロジェクトマネジメントは、豊富な経験と専門知識を持ち、効率的かつ効果的にプロジェクトを進行する能力があることが挙げられます。移転のプロジェクトマネジメントを外部の専門業者へ委託することで、企業は自社のコア業務に集中でき、移転プロジェクトのリスクを最小限に抑えることができます。

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの流れ

次に、オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの流れを解説していきます。

1.オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転プロジェクトマネジメントの最初のステップは、移転の目的を明確にすることです。例えば、社員の働きやすさを向上させるためのスペース確保や、業務効率を高めるためのレイアウト変更、コスト削減を目的とした賃料の見直しなど、具体的な目標を設定します。

2.現状の確認・分析

次に、現状のオフィス環境を詳細に確認・分析します。現状の問題点や改善点を洗い出し、新しいオフィスに必要な条件をリストアップします。例えば、従業員へどのような機能が欲しいかアンケートを取ることも良いでしょう。

3.オフィス移転の計画作成・進行管理

移転の目的と現状分析を基に、具体的な移転計画を作成します。移転スケジュールや予算、担当者の役割分担、必要な手続きや業者選定にオフィス家具やネットワークの手配など、詳細な計画を立てていきます。計画が立てられたら進行管理を行い、定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて計画の修正を行います。

4.各種手続きの実施

オフィス移転には多くの手続きが伴います。例えば、賃貸契約の解約手続きや新しいオフィスの契約手続き、引っ越し業者の手配、ITインフラの整備などです。また、消防署や市役所、労働基準監督署など、必要な機関への届け出も必要となり、事前に計画して行うことで、法的な問題を回避することができます。

5.旧オフィスの原状回復工事

旧オフィスの原状回復工事も欠かせません。賃貸契約の条件に従い、退去日までにオフィスを元の状態に戻す作業が必要です。内装の修復や設備の撤去などを工事業者と調整して行います。

6.オフィス移転の評価

最後に、オフィス移転プロジェクト全体の評価を行います。移転の目的が達成されたか、計画通りに進行したか、予算内で収まったかなどを評価し、次回の移転や他のプロジェクトに生かせる改善点を洗い出します。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジメント会社へ依頼するメリット

次に、オフィス移転のプロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジメント会社へ依頼するメリットをご紹介していきます。

業務軽減

まず、オフィス移転のプロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジメント会社に依頼することで、社内の業務負担を大幅に軽減することができます。通常、移転プロジェクトは多岐にわたるタスクが発生し、それぞれのタスクに対する専門知識が求められます。プロジェクトマネジメント会社はこれらのタスクを一括して管理し、効率的に進行させるため、社員は日常業務に集中することができます。特に中小企業にとっては、限られたリソースを有効に活用するために非常に有益です。

移転をスムーズに進行できる

プロジェクトマネジメント会社は移転プロジェクトの専門知識を持ち、計画から実施、そして完了までの全てのフェーズを包括的に管理します。これにより、スケジュールの遅延や予期せぬ問題が発生するリスクを最小限に抑えることができます。また、プロジェクトマネジメント会社は多くの移転プロジェクトを手掛けているため、過去の経験を活かして、内装の課題の解決や最適な移転プランの提案をしてくれます。

トラブルを防ぐため

プロジェクトマネジメント会社に依頼することでトラブルを未然に防ぐことができます。例えば、オフィスの契約や工事に関わる書類の不備、オフィス家具やネット環境設備の発注ミスによるコストの増大など、移転プロジェクトには多くのリスクが伴います。プロジェクトマネジメント会社はこれらのリスクを事前に把握し、適切なサポートすることでトラブルの発生を防ぎます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント会社を選定するポイント

最後に、オフィス移転のプロジェクトマネジメント会社を選定する際の重要なポイントについて解説します。

依頼できる業務の範囲

オフィス移転プロジェクトマネジメント会社を選ぶ際、まず確認すべきは依頼できる業務の範囲です。例えば、オフィスレイアウトの設計、引越し手配、ITサービスの構築、新しいオフィスの運用開始後のサポートなど、幅広い業務を一貫して対応できる会社を選ぶことで、移転企業の担当者が複数の業者と連絡や調整をすることが避けられ移転作業の効率化とトラブルの回避が期待できます。また、各業務における専門性が高いことも重要です。例えば、ITサービスの構築においては、セキュリティ対策など専門的な知識が求められます。

会社ごとの強みを理解しておく

次に、各プロジェクトマネジメント会社の強みを理解することも重要です。会社によって得意分野や提供するサービスが異なるため、自社のニーズに最も合った会社を選ぶことが成功の鍵となります。例えば、ある会社はデザイン性に優れたオフィスレイアウトを提案できる一方、別の会社はオフィス物件の選定を得意としているかもしれません。そのため、実績や過去のプロジェクト事例を確認することで、その会社の強みを具体的に把握した上で、どの業者にするか検討しましょう。

まとめ

本コラムでは、オフィス移転のプロジェクトマネジメントについて、プロジェクトマネジメントの仕事内容からプロジェクトマネジメントの流れ、プロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジメント会社へ依頼するメリット、プロジェクトマネジメント会社を選定するポイントまで解説しました。
オフィス移転は多岐にわたるタスクと専門知識が求められる複雑なプロジェクトです。

そのため、プロジェクトマネジメントができる会社やプロジェクトマネジメント業務を代行してもらえるサポート会社を早い段階で選定することをお勧めします。

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