働き方の多様化が進む現代において、注目されているものの一つに、フリーアドレスがあります。一方で、「どこの席が空いているか見つからない」「チームメンバーが見つけられない」など特有の課題にお困りの方も多いのではないでしょうか。
そんな中、解決するツールとして注目をされているのが「フリーアドレス座席管理システム」です。
本コラムでは、フリーアドレスを効率的に運用するための座席管理システムについて、その基本機能やメリット・デメリット、そして導入を成功させるためのポイントを解説していきます。
はじめに、フリーアドレスを効率的にする座席管理システムについて解説していきます。
座席管理システムとは、オフィス内の座席を効率的に管理・運用するためのソフトウェアツールです。このシステムを利用することで、社員は自分の座席を簡単に予約でき、管理者は全体の座席利用状況をリアルタイムで把握することができます。
自席を固定しないフリーアドレスやABW(Activity Based Working/アクティビティ・ベースド・ワーキング)の制度を導入する企業にとって、座席管理システムは重要な役割を果たします。理由として、座席管理が行われないと、どこが空いている席なのか、チームマネージャーがどこにいるのか等、誰がどこにいるのか探す時間が発生したり、座席を見つけられなかったりする問題がおき、社員の働きやすさにも影響がでてきます。
また、無料のツール、例えばGoogleスプレッドシートやExcel、Microsoft Teamsなどを使って座席管理を試みることもできますが、基本的な座席予約や在籍状況の確認が可能ですが、リアルタイムでの情報更新やレイアウトの作成機能、出社情報の記録やデータ化する機能などは備わっていません。そのため、適切な管理機能を求める場合は、専用の座席管理システムの導入が推奨されます。
座席管理システムには以下の基本機能があります。
社員は自分の利用したい座席を事前に予約することができます。これにより、座席の確保がスムーズに行え、無駄な時間を削減できます。
社員がオフィスに到着した際にチェックイン登録をすることで、座席の利用状況をリアルタイムで把握できます。
管理者は全社員の在籍状況をリアルタイムで確認できます。これにより、空席確認やオフィスの稼働率を把握することができます。
オフィスのレイアウトを視覚的に作成・編集することができます。これにより、一から座席配置を作成する手間が省け、同時に変更も容易にできます。
従業員の出社記録を閲覧や、記録化したデータを出力することもできます。出社している従業員であれば、ツールを見れば在席の有無が確認できますが、昨今のように在宅ワークで業務をしている従業員が増えると、従業員の出社を管理するのが困難です。そこで出社しているかどうか管理できる座席管理ツールを使えば、これらの懸念を取り除くことができます。
また、給与の計算をするために、出社記録を出力して管理もできるので、活用場面が多いのが特徴的です。
次に、フリーアドレスで座席管理システムを導入する際のメリット・デメリットを解説していきます。
座席管理ツールを導入することによって、オフィスの座席や利用状況を履歴として蓄積できるのは大きなメリットです。なぜなら、利用実績からフリーアドレスの座席がどれだけ必要か把握でき、オフィスのレイアウトを最適化できるためです。
この情報を利用することで、必要な座席数の数が明確になり、限られたスペースを有効に利用できます。
フリーアドレスでは、さまざまな人と空間を共有することになります。ちょっとした声かけから新たな人間関係が生まれることもあり、従業員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。
つまり、日によって異なるさまざまな人と席を接して会話することで、チーム内で固定されてしまいがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想を得ることができます。
座席管理ツールは前述の通り、従業員を探す手間と時間を削減できます。オフィスマップの機能は、従業員のアバター表示や氏名検索があるので便利です。
また、ツールによっては外回りの多い営業担当が「外回り中」なのか「会議中」なのかなど、離席状況も管理できます。該当の従業員が今、何をしているのかを座席管理ツールで確認ができるので、手間が省けて時間や労力を削減できます。
フリーアドレスで、自由に席を選べるようになっても、固定の席を利用する従業員がいた際、座席管理ツールで防止できる機能もあります。
座席を抽選で決めていく機能で、社内のコミュニケーションを広げるのに活用されます。コミュニケーションの幅を広げる目的で、フリーアドレスを導入したとしても、固定の席に座る従業員がいると、目的から逸れてしまい、注意が必要です。
そこで座席を抽選で決める機能を活用すれば、社内のコミュニケーションを広げられる目的を達成できるメリットがあります。
座席管理システムを導入するには、初期費用や月額費用などが発生してしまいます。低コストで導入を検討している場合、最低限必要な機能を決めたうえで、ニーズに適した利用料金が低いものを選択しましょう。
また、座席管理ツールだけですべてを管理しようとせずに、チャットツールを機能連携していれば、コストを押さえられます。
新しいシステムを導入すると、全ての社員がスムーズに使いこなせるわけではありません。年齢層によってはパソコンに慣れておらず、システムの操作に馴染めないケースもあります。このような場合、個別の対応が必要となります。
しかし、座席管理ツールのほとんどが、直感的な操作ができます。また、急な在宅ワークや商談で外回りが発生した場合、座席管理ツールに触れない状況の対策も必要です。物理的にツールを触れない状況でも、スマートフォンから管理できるシステムの導入を視野に入れましょう。
最後に、フリーアドレスにおいて座席管理システム導入を成功させるポイントをご紹介します。
フリーアドレスの座席管理システムを導入する際、まずは、オフィスの座席管理状況を踏まえ、必要な機能を整理するとよいでしょう。そうすることで「1年後まで予約できる機能がほしい」「レイアウト機能はいらない」など、具体的に必要な機能が整理でき最適なシステムを選定しやすくなります。
座席管理システムを導入する際には、出社日や在宅勤務日を考慮した運用ルールを整備することが求められます。例えば、出社予定を事前に登録する仕組みを設けることで、座席の重複利用を管理することができます。また、現場の意見を取り入れながら、実際の運用に即したルールを策定するのもよいでしょう。
新しいシステムを導入する際には、無料体験を活用して段階的に導入することが賢明です。座席管理ツールの導入にかかる費用や使用感が気になる場合は、無料体験や初月無料で使用できるものもあるため、1度無料体験で実際に使用してみてから検討してみるとよいでしょう。また、段階的な導入にすることで、必要な機能を見極めることが期待できます。
座席管理システムを選定する際には、提供されるサポート体制を確認することも重要です。導入後に発生するトラブルや疑問点に迅速に対応してもらえるかどうかは、システムの運用に大きな影響を与えます。専任のサポート担当者がいるのか、または電話やメールなどトラブルが起きた際の連絡手段を確認するとよいでしょう。
本コラムでは、フリーアドレスにおける座席管理システムついて、機能からメリット・デメリット、導入を成功させるポイントまで解説いたしました。座席管理システムを適切に導入・運用することで、オフィスの効率化や従業員のコミュニケーションの活性化を図ることができます。
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