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小規模オフィスのレイアウトはどうする？広く見せる・ミーティングスペースなどアイデアから事例まで
小規模オフィスの構築に当たって、手狭な空間を広く使い、チームのコラボレーションも促進しながら、業務効率化につなげたいとお考えの方もいるのではないでしょうか。
今回は、小規模オフィスのレイアウトのよくある課題から、レイアウト面におけるメリット、空間を広く見せるアイデア、おすすめのデスクレイアウト、ゾーニング術、レイアウト例、レイアウトを行う際の注意点まで解説します。小規模オフィスのレイアウトに悩んでいる方は、ぜひご覧ください。
小規模オフィスのレイアウトのよくある課題
本コラムで扱う小規模オフィスの定義は、面積20坪～50坪ほど、従業員数10名前後の規模のオフィスとします。
その小規模オフィスのレイアウトにまつわるよくある課題を紹介します。
手狭なので閉鎖的で圧迫感のある印象になってしまう
手狭なオフィスであり、什器が多いと、どうしても圧迫感があります。そこで一日中働く従業員にとってみれば、窮屈な印象を抱いてしまうでしょう。
従業員同士のプライバシーを保ちにくい
従業員がデスクと椅子を並べて着席すると、スペースが狭いことから、どうしても隣同士が接近してしまいます。その結果、プライバシーを保ちにくいという課題が生まれます。
コミュニケーションを活性化したい
10名程度の規模の会社では、従業員同士の結束が強い、もしくは強くする必要があり、社内コミュニケーションを活性化したいニーズがあることもあります。しかし、オフィスレイアウトをどのように作ればいいかわからないという課題に直面しがちです。
コストをそれほどかけられない
小規模オフィスのレイアウトを変更しようと考えた場合に、その企業が事業開始から間もないケースもあるため、それほどコストをかけられないことも多いでしょう。
たまにしか使わないためレイアウトに迷う
ほぼ完全にリモートワークを採用している企業では、オフィスはたまにしか使わず、どのようなレイアウトが最適か、迷いが生じるというのも課題の一つです。
小規模オフィスのレイアウト面におけるメリット
一方で、小規模オフィスはレイアウトを検討する際にはいくつかのメリットがあります。
コストを抑えながらオフィス環境を整えられる
小規模オフィスでは、面積が限られているため、一般的な中規模以上のオフィスと比べれば、コストを抑えながらレイアウトを変更・刷新することが可能です。
また従業員は10名以下のため、家具やOA機器、備品、紙などの消耗品のコストを抑えることができます。
内装や設備、家具のイメージを統一しやすい
小規模オフィスは、中規模以上のオフィスと比べて、手狭な分、視界に全体が入りやすく、内装や家具に統一感を持たせれば、非常に見映えの良いオフィスになります。コンパクトにまとまっているオフィスを客観的に眺めたときに、ブランドイメージが統一され、好印象を生むでしょう。
社内コミュニケーションが活性化しやすい
オフィスレイアウトによっては、社内コミュニケーションが活性化しやすい環境であるといえます。従業員同士の顔が互いに見えやすく、「あの人はどこに行ったのか？」とオフィス内を探す必要もありません。物理的な距離の近さでは小規模オフィスに勝るものはないでしょう。
小規模オフィスの空間を広く見せるアイデア
課題の一つである閉鎖的、圧迫感がある点について解決するために、空間を広く見せるアイデアをご紹介します。
フロア全体を見渡せるようにする
視線が遮られる物がないと、同じ広さでも空間が広く感じられます。例えばフロア全体に物が何も置かれていない状態と、什器を搬入した後では圧迫感が変わるでしょう。そこでできるだけ視線を遮らないように家具の数を減らす、パーティションを極力減らして、フロア全体を見渡せるようにするのがおすすめです。
パーティションと収納を兼用する
キャビネットとパーティションを両方配置したい場合、兼用すると一つで済みます。執務エリアの中心に配置すれば書類の取り出しも容易になり、動線改善にもつながります。
通路を確保する
通路が狭いと、「このオフィスは狭くて動きづらいな」と感じてしまいがちです。一般的に、人が一人通ることができる通路幅は600mmといわれているため、人がすれ違う通路の場合は1200mm以上とる必要があります。
スペースを兼用する
兼用できるスペースはまとめるのも一案です。例えば会議室と応接室、役員室と応接室を兼用するほか、フリースペースを設けて、用途に応じて作業やミーティング、休憩など自由に使える場所にするのも一案です。
省スペースのICT機器を取り入れる
ICT機器の導入の際、省スペースのものを選ぶようにします。例えば、リコージャパンのワークプレイス環境の構築を支援するサービスでも導入をおすすめしている「RICOH Meeting 360」は、360度カメラ、マイク、スピーカーが一体型のWeb会議用マイクスピーカーです。リモート会議を効率化するとともに省スペースを実現します。
個室ブースを設置する
周囲の音や視線を遮ることで集中して作業や会議ができる個室ブースを設置します。会議室を設置したり、防音設備を整えたりすることなく、手軽に集中作業の場所を確保できます。省スペースのオープン型の個室ブースは小規模オフィスにも設置しやすいでしょう。
あわせてWeb会議用ボックス型ソファを取り入れるのもおすすめです。背面にスピーカーが備わっており、Web会議の音漏れを抑えつつ、クリアに聞こえるよう設計されたソファです。
デジタルサイネージを導入する
紙の掲示物やポスターが壁一面に張り巡らされていると圧迫感を感じることがあります。また張り替えの手間もあるでしょう。デジタルサイネージを導入することで、ポスター掲出の面積を減らすことができ、Webブラウザで遠隔からもコンテンツ配信・管理が可能で便利です。
ペーパーレス化で書類を減らす
書類がデスクや通路、キャビネットに膨大に収納されているとそれだけで手狭感が出てしまいます。ペーパーレス化により書類を減らすことで、省スペースにつながります。
小規模オフィスにおすすめのデスクレイアウト
続いては、小規模オフィスにおすすめのデスクレイアウトをご紹介します。
対面式
いわゆる島型といわれる基本的なレイアウトで、デスクを向かい合わせにして対面するように配置する方式です。チームメンバー全員の顔が見渡せるため、コミュニケーションを取りやすいレイアウトです。個人の集中作業には少し懸念がありますが、汎用的なレイアウトとして小規模オフィスにもおすすめです。
同向式
学校の教室のように、一方方向に向かってデスクを配置する方式です。個人作業が多い場合に向いており、集中力を高めます。一方でコミュニケーションを取りにくいところがあります。職種や業務内容によって、小規模オフィスに適しているでしょう。
背面式
対面式と反対に、互いに背中を向ける形でデスクを配置する方式です。個人の集中作業がしやすいのと同時に、振り返って椅子を回せば、すぐにコミュニケーションを取ることができるのが特徴です。個人作業とチームコラボの両方が必要になる小規模オフィスに向いています。
リンク式
放射状にデスクを配置する方式です。着席したときに目の前に他の従業員がいないため、個人作業に集中しやすい一方で、横を向けば他の従業員が視界に入るため、コミュニケーションは取りやすいでしょう。デスクサイズを大きくできるメリットがありますが、小規模オフィスでは面積を取るため、スペースによって向き不向きが変わります。
フリーアドレス
フリーアドレスとは、オフィス内で固定席を持たず、ノートパソコンやモバイルツールを活用して、自由に席を選んで働くワークスタイルです。
その日の気分や業務内容に応じて、出社順や座席予約システムでの予約順に好きな席を選べるレイアウトが特徴で、書類や荷物はロッカーや共有キャビネットに保管します。
リモートワークを導入している企業では、毎日の出社人数が一定でないため、フリーアドレスを採用することで全員分の席を用意する必要がなくなり、オフィスの運用コストを抑えることができます。
小規模オフィスのゾーニング術
小規模オフィスのレイアウトを考える場合に、ぜひ先に行っておきたいのがゾーニングです。ゾーニングとは、オフィスのスペースを一定の基準に基づいて区分けする作業を指します。区分けすることで、スペースごとの機能や用途を明確にでき、セキュリティのレベルを設定するのにも役立ちます。
小規模オフィスにおいて、従業員の出社パターン別にゾーニング術をご紹介します。
内勤社員が多い場合
リモートワークはほとんどなく、出社する従業員が多い場合は、個人作業とグループワーク、ミーティングエリアのバランスをとることがポイントです。情報共有性も担保しながら、個人業務の集中も検討しましょう。またスペースを兼用するのもおすすめです。例えば、ミーティングエリアを昼の時間だけは休憩ルームにするなどです。これによりスペースを有効活用できます。
ハイブリッドワークの場合
出社とリモートを併用するハイブリッドワークの場合、オフィスでの対面コミュニケーションの重要度が高まることから、ミーティングエリアのスペースを増やす、多機能にするといったこともおすすめです。フリーアドレスを採用し、フレキシブルに用途を変更できるようにするのも良いでしょう。
外勤社員・リモートワークが多い場合
外勤やリモートワークが多く、ほとんど従業員がオフィスにいない場合は、フリーアドレスにしてオフィス全体をフリースペースにするのも良いでしょう。出社した従業員が自由に場所を選べるように、集中スペースとミーティングスペースを明確にしておくのもおすすめです。
小規模オフィスのレイアウト例
よくある小規模オフィスの課題に合わせたレイアウトの改善例をご紹介します。
収納スペースが少なくキャビネットを多く置くと狭くなる
小規模オフィスでは、どうしても既存の収納スペースが少なく、キャビネットを配置しようとすると狭くなってしまい、書類や書籍、備品などの収納に困ることがあります。
この場合は、間仕切りと収納スペースを兼用するのが一案です。例えば背の高い本棚をオフィス中央に置き、間仕切り代わりにすることで、2つの部屋ができ、ゾーニングすることができます。
気軽なミーティングスペースがほしい
執務スペースで個人作業をしている人がいる場合に、主要メンバーだけでミーティングを始めるのがはばかられることもあるでしょう。
この場合は、本棚や観葉植物などでゆるく空間を区切り、ミーティングスペースを作るのがおすすめです。防音性は低いものの、空間が区切られていることで、気兼ねなくミーティングへ切り替えられます。
個室が一つしかなく会議室と応接室を分けられない
小規模オフィスでは、個室を利用することもできますが、1室しかないこともあり、用途に迷うことがあります。会議室に利用することが多いですが、来客の際には必然的に応接室となりがちです。
この場合は、会議室と応接室をはじめから兼用する使い方をするのが良いでしょう。用途の切り替えのために、昇降タイプの会議テーブルを使用すれば、気軽な井戸端会議風の立ちミーティングにも対応できます。
小規模オフィスのレイアウトを検討する際の注意点
小規模オフィスのレイアウトを自社で検討する際には、次の注意点を押さえましょう。
オフィスの使用状況に合わせたレイアウトにする
オフィスレイアウトを設計するというと、どうしてもおしゃれな家具や内装をイメージし、かっこよく、居心地の良いオフィスを作ろうとしてしまいがちです。もちろん、印象の良さは必要ですが、ぜひオフィスの定義や機能を検討した上でレイアウトするのをおすすめします。そのためには、オフィスの使用状況を把握し、従業員の声を聞き入れることがポイントです。
人員増加のための柔軟性を意識する
今後、事業が拡大し、人員が増加することも考え、柔軟性を意識するのをおすすめします。例えば、収納を組み立て式にして、スペースを確保したい場合にコンパクトにできるようにするなど可変性のある什器を導入する方法があります。間仕切りも同様に可動式のものを選ぶなどすると良いでしょう。
プライバシーに配慮した設計
小規模オフィスの従業員のプライバシーの問題については、従業員の声を聞き入れて対策しましょう。例えば防音・吸音効果のあるパーティションを用いて集中スペースを設けるなども一案です。
従業員の声を反映する
10名以下の少ない従業員の会社だからこそ、一人一人の声を聞き入れ、オフィスに反映しましょう。従業員が真に快適と感じる環境を構築すれば、従業員満足度の向上にもつながります。
専門家に相談する
レイアウトはオフィスの規模問わず、一度専門家に相談することで、ビジネス目標や課題に基づく最適な提案を受けられるでしょう。
小規模オフィスのレイアウトはピンポイントでの対応なら少額で始められる
小規模オフィスのレイアウトを検討する際には、コスト面の課題やスペースの有効活用の観点から、足踏みすることもあるでしょう。
その場合は、全体のレイアウトを検討するのではなく、まずは優先順位の高い場所をピンポイントで実施するのをおすすめします。それにより、コストを抑えることができます。
また、小規模オフィスであっても、コンセプトやテイストを決めて全体設計することが大切です。コンパクトさに機能性を加えることで、利便性の高いオフィスを作ることができます。
機能性には、先ほどご紹介したWeb会議システムや「RICOH Meeting 360」、デジタルサイネージなどのICT機器や、プライバシー配慮の観点から個室ブースやWeb会議用ボックス型ソファを取り入れることが例として挙げられます。
お困りの際には、リコージャパンがお手伝いいたします。
まとめ
小規模オフィスのレイアウトを検討する際にぜひ知っておきたい事項をご紹介しました。ポイントは、限られたスペースや予算の中で、いかに効率的に自社のビジネス目標や課題解決、コンセプトを反映したオフィスレイアウトを設計することにあります。すべてのレイアウトに着手できない場合は、ピンポイントで執務エリアやミーティングスペースなど一部のレイアウトから始めるのもおすすめです。
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