リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect 情報共有ユニット
「情報共有ユニット」では、膨大な情報資産をビジネスに活かす高機能な「文書管理クラウドシステム」と、お客様の継続運用をご支援する「サポートサービス」をご提供します。
文書管理クラウドの特長
● 本格的な文書管理
様々な文書検索機能
“目録”の定型項目（書誌情報）の検索と、フリーワードによる高速全文検索機能があります。全文検索機能は大文字小文字、半角全角を意識しないあいまいな検索が可能です。
使いやすい文書登録機能
登録機能では、“目録”登録時に入力必須項目の設定や、単語帳を用いてプルダウンから単語を選択する方法などを設定することが可能です。
アクセス管理
「フォルダ」はアクセス権制御のための文書の格納場所です。
フォルダ単位にユーザーIDのアクセス権を設定することができます。
例えば、営業のAさんは「営業」フォルダ内の文書は見えますが、「企画」フォルダは見えない、という制御が可能です。
● 電子契約連携
電子契約サービスから契約情報を自動で取得し、連携機能により二重入力や入力モレをなくすことができます。
● 電子帳簿保存法対応
重要文書である紙の契約書や取締役会議事録等の取引書類PDFにタイムスタンプを付与することができます。
電子帳簿保存法の保存要件を満たすことができます。
タイムスタンプによる紙と電子契約の統合管理のメリット
PDFにタイムスタンプを付与することができます。
タイムスタンプを一括検証する機能が利用できます。
タイムスタンプ認証局でタイムスタンプを付与
タイムスタンプ認証局でPDFにタイムスタンプを連携して付与することができます。
【電子契約サービス、タイムスタンプとの連携イメージ】
① 自動連携
電子契約サービスで管理されている契約情報を情報共有ユニットに自動連携します。
自動連携される契約情報は、契約書PDFと電子契約サービスで入力した属性値になります。
② タイムスタンプ付与
情報共有ユニットで保管されている取引書類PDFにタイムスタンプを付与します。
「リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect」導入検討ガイド
PDF版無料ダウンロード
リコー
ドキュメントライフサイクルサービスSelectの特⻑、メリット、製品詳細などを
わかりやすくまとめた導入検討ガイドをご用意いたしました。ぜひ一読ください!
以下のような内容を掲載しています。
