リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect 契約書管理業務
- 契約書の閲覧の問合せ対応で時間を使っている
- 契約書をすぐに見つけることができない
- 更新期限がきちんと管理できていない
個人管理になりがちな契約情報の
- 契約書の共有化
- 契約書の検索性向上
- 契約期限の管理
により契約書の組織的な管理が可能になります。
契約書の共有
● 契約書の閲覧と制限
閲覧方法
「情報共有ユニット」は台帳管理担当者に依頼することなく、閲覧者がユーザーIDでクラウドにログインして直接契約書を確認することができます。
ユーザーIDによる閲覧制限
契約書情報を格納する場所として「フォルダ」があります。
ユーザーID単位で閲覧権限を設定し「フォルダ」の表示・非表示を設定することが可能です。
● 契約書の共有化と台帳管理
閲覧方法
契約書を共有する場合、管理部署単位でフォルダを作成すれば契約書の保管場所が明確になり、組織間の共有が容易になります。
運用ルールの統一化
「情報共有ユニット」で統一の台帳を運用することにより、運用ルールを統一することができ、管理の属人化を抑制することが可能です。
契約書の検索
● 検索の対象となる情報
ご提供する「情報共有ユニット」では、“目録”である属性項目（書誌情報）と、電子ファイルの文字情報（テキスト）それぞれに対して検索することができます。
● キーワードにより検索する方法
「情報共有ユニット」は、キーワードによる検索方法を３種類ご用意しております。
“目録”の属性項目（書誌情報）
「簡易検索」では、検索窓にキーワードを入力して実行するだけで契約書を検索できます。
複数の条件で契約書を検索したい（詳細検索）
複数のキーワードで検索したい場合は、「詳細検索」を使用します。定型項目の窓にキーワードを入力して実行するだけで、目的の契約書を絞り込んで検索できます。
電子ファイルの文字情報(テキスト)から検索したい（全文検索）
特定キーワードが含まれている電子ファイルの契約書を検索する場合、検索窓にキーワードを入力して実行するだけで「全文検索」により、特定キーワードが含まれている電子ファイルの契約書を検索することができます。
● キーワード検索以外で文書を探す方法
階層（ツリー）形式で文書を探す機能（仮想階層表示）
“目録”の属性項目（書誌情報）の内容を元に、仮想階層形式で表示することができます。
契約の期限管理
- 契約期間の管理が適切にできていない
- 自動更新の契約がそのまま放置されている
- 契約の満了前にアラートがほしい
● 契約の期限管理
自動更新期限管理
契約自動更新の有無と契約満了日の両方をあらかじめ検索条件に設定しておくと、条件に合致した契約書を一覧表示させることが可能です。
● 契約満了日の自動更新
満了日自動更新
満了日自動更新機能で、自動更新の有無及び更新月を条件に設定すると、満了日を自動更新します。
● 契約満了のアラート機能
アラート情報の送信
アラート情報送信は、検索条件の設定と通知機能を連携して実現します。
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