ファクス受信文書をクラウドストレージへ自動仕分け RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud

業務に不可欠なファクス活用を大幅に効率化し、働き方改革に貢献します。

取引先などからのファクス文書を複合機で受信し、自動で送信元ごとにクラウド上のフォルダーへ電子化・仕分け。それぞれの担当者へすぐに自動メール通知し、どこにいても、いつでもモバイルデバイスで閲覧できます。ファクス文書の仕分け作業の手間や文書閲覧の場所・時間の制約を一挙に解消して、ファクス活用業務を大幅に効率化することで、働き方改革に貢献します。

  1. リコー複合機でファクスを受信します。
  2. RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudが自動で送信元ごとにクラウド上のフォルダーへ電子化し仕分けます。
  3. 担当者へ自動でメール通知し、PCやモバイルデバイスで閲覧できます。

特許取得

「EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES プラットフォーム」によって、お客様のお手持ちの情報でファクス仕分けの設定が簡単に行えます。

前述の内容を表した図1

動画で早わかり!RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud

RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudは、複合機で受信したファクスをクラウドストレージのフォルダーへ自動で仕分けるため、仕分けの手間が不要でミスもありません。また、担当者のデバイスへ自動でメール通知も行うため、外出先でも在宅勤務でも、すぐにファクスを閲覧・確認することができます。

ファクス文書の仕分け・閲覧の業務を、手軽に改善できます。

どこでもすぐに閲覧

クラウドだから、モバイルデバイスで外出先や他部署などでも、ファクス文書をすぐに確認できます。
後述の内容を表した図1

操作要らず

複合機の操作は一切不要で、自動で仕分け。スピーディーに担当者にメールで通知します。
後述の内容を表した図2

手軽に導入

RICOH Drive、Box、Google ドライブ、OneDrive for Business、SharePoint Online、Dropboxなどさまざまなクラウドストレージに対応。新たな機器への投資は不要です。
後述の内容を表した図3

紙出力の業務手順も変更不要

送信元・目的に合わせ、フォルダー仕分けと紙出力を選択できます。今まで紙出力で行なっていたファクス業務手順もそのままで、外出先でのファクス文書の確認が可能になります。
後述の内容を表した図4

業務内容に応じ柔軟に、自動仕分け・メール通知
〈簡単!管理者設定〉

業務規模やファクス受信のフローなどに応じて、クラウドストレージへのフォルダー仕分け・メール通知先を柔軟に設定・変更できます。設定作業は、 Microsoft Excelの「ファクス仕分け定義表」への記入と設定リストからの選択式で簡単に行なえます。

仕分け方法をまとめて設定・変更するための「ファクス仕分け定義表」は、こちらのページからダウンロードできます。

ファクス仕分け定義表ダウンロードページ
後述の内容を表した図5
  • ファクス仕分けには、ナンバー・ディスプレイ契約が必要となります。

ファクス活用に伴う業務課題を解決

場所の制約解消

課題

後述の内容を表した図6

ファクス受信のために、いちいち帰社する必要がある・・・

解決

後述の内容を表した図7

外出先でもファクス文書を確認!帰社せず対応でき、働き方改革。

どこにいても、いつでも確認できるので帰社する必要がなく、移動時間を削減できます。急を要するファクス文書にもスピーディーに閲覧・対応できます。

手間削減

課題

後述の内容を表した図8

大量の様々なファクス文書の、仕分けが大変・・・

解決

後述の内容を表した図9

作業の手間不要!送信元ごとに自動で仕分け。

ファクス文書の仕分け作業に時間をかけ、各担当者に届けるといった業務が不要になります。複合機の操作も要らず、仕分けミスがなくなり、文書の見逃しや放置も削減できます。

高額投資不要

課題

後述の内容を表した図10

ファクス活用の効率化に、いまさら高額の投資は避けたい・・・

解決

後述の内容を表した図11

サーバーの導入など不要!リーズナブルにファクス活用を大幅効率化。

クラウドサービスのアカウントがあれば、リコー複合機に定額(月額/年額)アプリを導入するだけでファクス受信業務を手軽に改善できます。

柔軟に活用

課題

後述の内容を表した図12

送信元や目的に応じ、紙出力とクラウド仕分けを併用したい。

解決

後述の内容を表した図13

目的に合わせ、クラウド仕分けor紙出力を適切に選択・併用。

担当者の外出頻度・モバイルデバイスの利用状況や、広告ファクスの扱いでクラウド仕分け / 紙出力を自在に選択。併用も可能で、業務に最も便利な方法で柔軟に活用できます。

ファクス仕分け・メール通知設定

ファクス仕分け・自動メール通知を、業務内容に合わせて柔軟に設定

1台の複合機でファクスを受信した場合、送信元会社名または受信年月日ごとのフォルダへファクスを仕分け、任意の担当者へ自動でメール通知します。部門ごとの複合機や、1台の複合機を複数部門で回線を分けて使用している場合、複合機または回線ごとに送信元会社名または受信年月日ごとのフォルダへファクスを仕分け、各部門担当者や共通の担当者へ自動でメール通知します。

〈1台の複合機で受信する場合〉

  1. 1台の複合機でファクスを受信します。
  2. 送信元会社名または受信年月日ごとのフォルダへファクスを仕分けます。
  3. 任意の担当者にメール通知します。
前述の内容を表した図2

〈部門ごとの複数の複合機で受信する場合〉

  1. 部門ごとの複数の複合機でファクスを受信します。
  2. 複合機別フォルダー内で送信元会社名別、または受信年月日別のフォルダへファクスを仕分けます。
  3. 部門ごとの担当者や共通担当者にメール通知します。
前述の内容を表した図3

〈部門ごとの複数の複合機で受信する場合(回線別)〉

  1. 部門ごとの複数の複合機でファクスを受信します。(回線別)
  2. 複合機別フォルダー内で送信元会社名別、または受信年月日別のフォルダへファクスを仕分けます。
  3. 部門ごとの担当者や共通担当者にメール通知します。送信元ファクス番号未定義の場合は、共通担当者にメール通知する設定も可能です。
前述の内容を表した図4

管理者による簡単設定

「ファクス仕分け定義表」への記入と「仕分け設定」リストからの選択により、お客様の業務スタイルに最適な様々な組み合わせの、自動フォルダー仕分け・メール通知設定が可能です。

  • 既存のお客様で運用変更がない場合は設定変更は不要です。
ファクス仕分け定義表への記入
Microsoft Excelのテンプレートへの記入・変更を行ない、簡単に作成・運用できます。
前述の内容を表した画像1

① 送信元ファクス番号/送信元名称

送信元のファクス番号と、会社名など任意の名称を記入。自動フォルダー仕分けと保管ファイル名自動生成に参照されます。

② 通知先メールアドレス

受信ファクス保管時に同時に自動メール通知するメールアドレスを、送信元・機番に応じて記入します。複数アドレスの指定が可能です。

③ 機番(複合機の機種番号)

複合機固有の機種番号を記入します。部門別などに設置された各複合機を識別し、自動フォルダー仕分けに参照されます。
・機番(機種番号):各複合機で印刷可能な「システム設定リスト」でご覧いただけます。
  • 詳細は販売担当者にご確認ください。

仕分け定義表はこちらのページからダウンロードできます。

ファクス仕分け定義表ダウンロードページ
仕分け設定
フォルダーへの仕分け方法は、簡単選択式で設定できます。
前述の内容を表した画像2

対応機種・価格

(2024年12月現在)

デジタルフルカラー複合機*1
  • RICOH IM C7010/C6010/C5510/C4510/C3510/C3010/C2510/C2010/C320F
  • RICOH IM C8000/C6500/C6000/C5500/C4500/C3500/C3000/C2500/C2000/C300
  • RICOH MP C6004*2/C5504*2/C4504*2/C3504*2/C3004*2/C2504*2
  • RICOH MP C4504RC*2/C3004RC*2
デジタルモノクロ複合機*1
  • RICOH IM 9000/8000/7000/6000/5000/4000/3500/2500
  • RICOH MP 6055*2/5055*2/4055*2/3555*2/2555*2
  • RICOH IM 460F/370F
オンデマンドプリンティング*1 RICOH Pro C5310S*2/C5300S*2
  • *1
    FAX ユニット搭載機種のみ。
  • *2
    クラウドへの転送完了後、一定時間経過後に蓄積メモリを自動消去する蓄積メモリ自動消去機能はご利用頂けません。
  • 本商品はクラウドアプリケーションのため、複合機がインターネットに常時接続していることを前提としています。
  • ファクスの蓄積文書を扱う機能を利用する他製品(「RICOH ドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル)」「Ridoc GlobalScan Version2」「スマートecoファクス」 など)とは同時利用できません。

年額契約

(消費税別)

商品 標準価格
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1契約
EDWファクス転送アプリインストールキット*1 2,000円/1デバイス
RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud 年額*2 24,000円/1デバイス
  • *1
    カスタマーエンジニアによる設置設定が必須となります (RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudの設定は含まれません)。
  • *2
    「RICOH クラウドアプリケーションパック」と併せてご購入ください。
  • 受信文書保存先のクラウドストレージの契約が必要です。

月額契約

(消費税別)

商品 標準価格
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1契約
EDWファクス転送アプリインストールキット*1 2,000円/1デバイス
RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud 月額*2 2,000円/1デバイス
  • *1
    カスタマーエンジニアによる設置設定が必須となります (RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudの設定は含まれません)。
  • *2
    「RICOH クラウドアプリケーションパック」と併せてご購入ください。
  • 受信文書保存先のクラウドストレージの契約が必要です。

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