ファクス送受信業務支援システム Ridoc FAX Transmitter /
Ridoc FAX Order-Flow

概要
解決シナリオ

ファクス送受信業務支援システムの概念

ファクス送受信業務支援システムは、「Ridoc FAX Transmitter」「Ridoc FAX Order-Flow」を中心に構成され、ファクス送信ソリューション、ファクス受信ソリューションをご提供。煩雑な送受信業務の自動化をサポートし、作業の効率化を実現します。

ファクス受信文書の転送

Ridoc Smart Navigator V2
Ridoc GlobalScan Version2
Ridoc エージェントツール

ファクス送受信文書の支援＜サーバー機能＞

Ridoc FAX Transmitter
Ridoc FAX Order-Flow
Ridoc FAX Cleaner
Ridoc Connect Agent

ファクス受信文書の閲覧＜モニター機能＞

Ridoc FAX Transmitter
Ridoc FAX Order-Flow
Ridoc Desk Navigator V4

解決シナリオ

仕事にファクスは欠かせない！というお客様へ。基幹システムと連携し、受発注業務の自動化をサポート。ビジネスの効率化、正確性、コストダウンを実現します。

ほとんどの企業や公共機関などで、インターネットによる業務の効率化やペーパーレスが進んでいます。しかし、ファクスもその特性（たとえば、視認性やハンドリング性の良さなど）により、依然、業務のなかで重要な役割を担っています。リコーでは、そのようなファクスの利便性を活かしつつ、お客様のファクス送受信業務において課題となっていた、送信作業の手間、受信文書の確認作業、人手による納期回答作業などを改善し、業務の「効率化」「正確性」「コスト削減」を実現します。

導入前

帳票送信処理の流れを描いた図：基幹システムに出力指示をし帳票出力、あて先ごとの送信操作を経て、送信結果を確認するまでのワークフロー

基幹業務での頻繁なファクス送信に手間がかかる

『ファクス送信のために、大量の帳票をいったん基幹システムから紙で出力。手間と用紙代がかかる』
『あて先ごとに人手で送信処理を行なうため、業務効率が悪い』
『送信結果の確認を、いちいちファクスまで行って操作パネルで確認するのが面倒』

導入後

帳票送信処理の流れを描いた図：基幹システムで帳票PDFをファイル出力。Ridoc FAX Transmitter監視フォルダーへ転送。リコー複合機から自動的にファクス送信するまでのワークフロー

「ファクス送受信業務支援システム」で、効率アップ！

基幹システムからPDF形式やTIFF形式で帳票類をファイル出力し、ファクス番号やあて先を付けたファイル名の文書を「Ridoc FAX Transmitter」の監視フォルダーに配置するだけで、自動的にファクス送信できます。送信結果も、パソコン画面上で容易に監視・確認できます。
→これにより、繰り返し行なっていたファクス送信操作の煩雑さや、送信結果の確認作業の手間が削減され、業務効率の向上につながります。

導入前

帳票受信処理の流れを描いた図：複数台のファクスから出力される受信文書を各担当者がそれぞれ確認しているワークフロー

受信ファクスの確認作業、状況把握が大変！

『せっかくペーパーレス受信を行なっても「誰から」のファクスなのかファイル名からは分からない』
『受信文書を未確認か、確認済みか、回答済みか・・・、処理状況の把握に手間がかかる』

導入後

帳票受信処理の流れを描いた図：リコー複合機が複数台のファクスから文書を受信。Ridoc FAX Order-Flowの受信文書モニタリング画面では「送信元」「日時」「確認者」「文書名」「ファクス番号」、処理状態が確認可能

「ファクス送受信業務支援システム」で、正確性アップ！

ドキュメント配信システム「Ridoc GlobalScan Version2^＊」から「Ridoc FAX Order-Flow」の監視フォルダーに配信されたファクス受信文書では送信元（得意先名やお客様名）が確認できます。
さらに、受信文書の処理のプロセスは、「未確認」「確認済み」「回答処理済み」などのフォルダーで管理され、パソコン画面上でつねにモニタリングできます。
→これにより、注文書などの受信文書を処理する業務の正確性が向上します。

＊

別途「Ridoc GlobalScan Version2」が必要となります。

導入前

帳票送受信処理の流れを描いた図：納期回答文書を作成し、納期回答ファクスを送信。受信された回答済み文書はファイリングされ、ファイル保管されている様子

「ファクス受発注業務を人手に頼りきっている」

『納期回答業務にかかる人件費などのコストを削減したい』
『納期回答済み文書のファイリングなどの保管作業、保管スペース確保が大変』
『相手先からの問い合わせ時、納期回答書の検索に時間がかかる』

導入後

帳票送受信処理の流れを描いた図：Ridoc FAX Order-Flowで受信ファクスを確認し納期回答文書の画像を編集。Ridoc FAX Transmitterの監視フォルダーからファクスが自動送信。送信成功フォルダーからRidoc Smart Navigator V2へ自動登録される様子

「ファクス送受信業務支援システム」で、コストダウン！

ファクス受信した注文書などのイメージ画像に対して納期回答の追記、スタンプなどの付与を行ない、「Ridoc FAX Transmitter」と連携^＊1し、納期回答のファクス送信が行なえます。
また、回答処理済みの文書は、ドキュメント管理サーバー「Ridoc Smart Navigator V2」に自動登録^＊2できます。
→これにより、人手に頼っていた作業が簡略化でき、コストダウンにつながります。

＊1

「Ridoc FAX Transmitter」および「Ridoc FAX Order-Flow」のクライアントモニターを同一パソコンにインストールしておく必要があります。
＊2

「Ridoc エージェントツール」が別途必要となります。

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