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  • どうする?経理部門のテレワーク~在宅勤務を阻む「紙の伝票」処理

新型コロナウイルスの流行により、多くの企業で導入が進められたテレワーク。とはいえ、全ての業務でテレワークがすぐに導入できるわけではなく、会社に出勤しなくてはならない人も多くいるのが現状です。

今回は、テレワークが導入しづらいと言われる「経理部門」の現状や在宅勤務を阻む「紙の伝票」をどのようにデジタル化するかについて考えていきます。

8割以上の企業で導入しているものの、満足しているのは3割…
経理部門でのテレワーク導入状況

日本 CFO 協会が緊急事態宣言後に行ったテレワーク実施状況調査によると、約8割の会社でテレワークの実施を推奨していることがわかっています。その一方で、導入している企業の満足度を調査したところ、現状の実施状況に満足していると回答した企業は、約3割にとどまっています。緊急的にテレワークを導入したものの、まだまだ思うように業務が進んでいないのが現状です。

テレワーク導入に満足していない理由については「書類のデジタル化が進んでいないから」と回答した方が72%と最も多く、テレワークの導入を進めるには紙文化からの脱却がポイントとなります。

テレワーク導入企業の満足度

テレワーク導入企業の満足度

(出典)日本 CFO 協会、「新型コロナウイルスによる経理財務業務への影響」第 2 弾調査結果速報 

経理部門の代表業務の「紙の請求書処理」。
テレワークが求められるいま、どう乗り越える?

経理部門で「紙の書類」を扱う代表業務の1つが、請求書処理(入力や仕訳)です。毎月の月末月初に業務が集中し、担当者が残業対応を強いられたり、他の業務に手が回らないことが課題でした。さらにテレワークへの対応や、出社メンバーの最小化が求められるいまは、紙の書類を扱うか故に、オフィスに出社して対応しなくてはならないことも悩みの1つです。

CHECK LIST

毎月発生する請求書
処理に関する悩み

  • 請求書が郵送されるので、受け取りに出社が必要
  • 紙の請求書を見ながらの入力なので、オフィスでしか作業ができない
  • 入力内容の確認に複数メンバーが必要
  • デジタル化の仕組みを作りたいが、構築準備やコストがかかる

請求書の入力作業は、工数がかかるうえ、チェック作業や複数システムへの入力が発生するため、出社メンバーが増えてしまうといった課題もあります。また、解決方法としてシステム導入を検討した場合も、構築準備やコストがかかるためすぐに対応できないといった問題があります。

紙の請求書処理をデジタル化し、出社を時間・人数を最小限に抑える

このような請求書処理の業務で、オフィスへの出社を最小限に抑えてリモートワークに対応できるようにするには、何から始めればよいのでしょうか。3つのポイントを紹介します。

これまで、オフィスで紙の請求書を見ながら行っていた処理も、請求書をPDF化し、クラウドツールを活用することで、自宅で作業を行うことが可能です。クラウドツールは、比較的低価格なものが多く、利用者側が個別にシステム構築をする必要がないため、導入の手間やコストがかからないことがメリットにあげられます。尚、支払い業務など基幹システムにアクセスする必要がある場合は、VPN接続か最小限のオフィス出社を実施します。

また、複数のメンバーで確認作業をしながら進めていた請求書入力処理はAI OCRを活用することで、各社が違うフォーマットで送ってくる請求書に記載されている情報をAIが自動で読み取り、データ化することができます。メンバーは、OCR結果を確認するだけなので作業負荷が大幅に削減され、入力ミスもなくなります。

「紙の請求書入力業務」のデジタル化を始めてみませんか?

紙の伝票を扱う経理部門は、リモートワークが導入しづらい部門の1つです。また、支払い処理など社内システムを使用するため、出社せざるをえないこともあると思います。リモートワークの対応や出社人数を最小限に抑えることが求められているいま、まずは「紙の請求書入力業務」のデジタル化を始めてみませんか?

どうする?経理部門のテレワーク
~在宅勤務を阻む「紙の請求書」処理

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本資料では、テレワークの実施状況からみえてきた課題をどのようにして解決していくのか。
テレワークが導入しづらい部門の1つである経理部門のテレワーク対応について考えていきます。
ぜひご一読ください!

以下のような内容を掲載しています。

  • 経理部門のテレワーク導入状況
  • “紙”請求書の支払処理のデジタル化
  • 人手不足を解決する「AI」と「クラウド」
  • 請求書の支払処理のデジタル化にお勧めのクラウドツール

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