社内コミュニケーション活性化ツール4選　デジタルサイネージも活用の可能性

近年、働き方改革や人手不足、リモートワークの推進などを背景に、社内コミュニケーションの活性化に課題を抱える企業が増加しています。そんな中、社内コミュニケーション活性化のために多様なツールを取り入れて工夫している企業もあります。
そこで今回は、社内コミュニケーション活性化ツールの種類や活用例をご紹介します。

社内コミュニケーションが重要な理由

生産性を向上するためには、社員同士が円滑に意思疎通でき、業務が効率的に実施できることが重要です。それと同時に、風通しの良い企業風土も欠かせません。チームで進めるプロジェクトにおいては、特に情報共有や情報交換がスムーズに行われてはじめて成功につながります。つまり、社内コミュニケーションが活性化すればするほど、生産性向上につながります。

また、良好なコミュニケーションは、社員の満足度向上やストレス軽減という効果も期待できます。これが社員の定着率向上につながり、サービス品質の向上によって結果的に収益向上にも寄与します。

このように、現代の課題解決のために、多くの企業が社内コミュニケーションを活性化させようと意識的に取り組んでいます。
働き方が多様化している昨今、いかに社員同士が従来のオフィスワーク同様にコミュニケーションがとれるか注目されています。

社内コミュニケーションツールの種類

ポータルサイト

社内ポータルとは、社員のみがアクセスし閲覧できる情報共有・コミュニケーションが行える社内向けWebサイトです。機能としては、情報共有、データ保管、スケジュール管理、社内SNS、社内チャットなどがあります。必要な情報共有が簡単に行えるので、社内コミュニケーションの基本ベースとなります。また、社内SNSやチャット機能を用いれば、直接コミュニケーションをとることができるので、気軽にちょっとした伝言等も可能です。

メール

やはりメールはいまだに使用されており、社内コミュニケーションの基本となっている企業は多くあります。メーリングリストを利用すれば一斉に必要な社員へ情報発信が可能です。

社内報

社内報は、コミュニケーションツールというイメージが薄いかもしれませんが、社員同士や上司と部下の関係を超えた、部署間や社内全体の情報共有に役立つため、全社的なコミュニケーションを活性化させることができるツールです。経営層からのメッセージは、企業のミッションやビジョンの共有につながりますし、他部署の取り組み、他部署の社員インタビューなどは、部署を超えたコミュニケーションのきっかけになります。

デジタルサイネージ

ポータルサイトやメールは情報量が膨大で、自ら社員が情報を取りに行くPULL型であるため、必要な情報が社員に届かないという課題があります。社内報も細部まで目を通す社員は限られています。また、文字だけでは伝わりにくいことも多々あります。そこで、デジタルサイネージを社内に設置し、社員への情報伝達や共有に利用することで、社内コミュニケーションにつなげることが近年、注目されています。
デジタルサイネージとは、ディスプレイやプロジェクターなどの映像表示装置を通じて情報を発信するシステムです。文字だけでなく、写真や映像を用いて効果的に情報を掲示できるので、よりインパクトを持って情報周知が行えます。
デジタルサイネージはPUSH型であり、受付やエレベーターホール、食堂、休憩室など、多くの社員が利用する場所や足を止める場所に置くと、社員が自然と視聴します。デジタルサイネージのコンテンツをきっかけに社員同士の会話が生まれることもあるでしょう。

デジタルサイネージを社内に設置する場所とコンテンツ例

設置場所

・ロビー

受付ロビーでは、来訪するお客様向けに新商品など最新情報を発信することで、社員の意識向上にもつながります。

・エレベーターホール

社員が必ず立ち止まるエレベーターホールでは、壁面のディスプレイで必要な情報コンテンツを放映することで、効果的に情報共有ができます。

・食堂

一定時間滞在する食堂では、比較的長いコンテンツや映像が向いています。食堂メニューなどのコンテンツも有効です。

・コピースペース

複合機の上にディスプレイを設置することで、コピー出力を待つ間に自然と視界に入ります。

コンテンツ

コンテンツ例として、「トップメッセージ」や「部署ごとに必要な各種情報」「企業の表彰やスポーツ、部活動などの最新情報」、「新入社員などの社員紹介」、「ニュース、天気予報、星占いなど、自動的に更新されるデイリーコンテンツ」、「新型コロナウイルス関連情報」「熱中症予防情報」「防災／災害情報」などが考えられます。

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