コラム 17
コラム
スキャナ保存が面倒? そんなことはありません!
寄稿 株式会社OSK マーケティング本部
これは今からほんの3年くらい前、まだ「電子帳簿保存法」が現在のように注目されていない時のお話です。
私たちがお客様に文書管理システムを提案する際、こんなお悩みをよく伺います。
「書類の山から必要な情報を探し出せない」
「大量のバインダーをしまう場所を確保するのが難しい」
「テレワークしたいけど、書類を確認するために出社している」
このようなご相談は3年前から現在も変わらず、多くのお客様から寄せられます。
私たちはそんなお悩みを解決すべく文書管理システムの提案を行うのですが、お客様から時折こんな一言をいただくことがありました。
「システムに登録すれば必要な情報を検索できるというけど、書類をスキャンしただけじゃ無理だよね?」
確かに書類をスキャンしてシステムに登録するだけでは、簡単に検索できないのが一般的です。
検索をスムーズに行うためにはスキャン後に別途、検索用の情報を登録する必要がありました。
そのため、書類情報を登録する担当者を設けるような運用やカスタマイズなど、お客様のご要望やコスト感に応じてさまざまな提案をすることになり、導入までに時間がかかっていました。
しかし時代は変わりました。
「書類をスキャンした後に、検索用の情報を登録するのが面倒なんだよね」
あの頃そうおっしゃっていたお客様に是非ご紹介させていただきたいのが「RICOH マーキングスキャン for
文書保管」です。できることは単純明快。書類をスキャンすると、指定領域をOCR機能で読み取り、その結果を検索用情報として、PDF化した書類とともに「eValue V
Air」のドキュメント管理に自動登録してくれます。
書類と検索用情報を一度に登録できて、紙の電子化作業がグッと楽になります!
この機能を使えば、毎月受け取る請求書等の証憑も、スキャンしたPDFと検索用情報（取引先名・日付・取引金額）を手間なく保存可能。電子帳簿保存法 スキャナ保存制度の検索要件を満たした運用が簡単に実現できます!
加えて、スキャナ保存ソフトとしてJIIMA認証を取得している「eValue V Air」には、スキャンした証憑PDFの解像度や階調をチェックする機能や、非改ざん性を担保する「タイムスタンプ」の付与・一括検証機能などもあり、スキャナ保存の運用に最適です。
いかがでしょうか。今までは手間だった紙の電子化作業を効率的に行え、電子帳簿保存法も見据えた運用が行える。3年前のお客様にも、そして今このコラムを読んでいるあなたにも、自信をもってご紹介いたします!
毎日の業務効率化から電子帳簿保存法への対応まで、「RICOH マーキングスキャン for 文書保管」と「eValue V Air」ではじめてみませんか?
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※本文に掲載されている情報は、2023年4月現在のものです。