お客様導入事例　三菱鉛筆株式会社 様 誰もが参加しやすいオープンな会議スタイルを構築。
新製品開発に向けたクリエイティブな議論や働き方改革を担うツールとして活用。

筆記具市場のリーディングカンパニーとして130年以上の歴史を誇る三菱鉛筆株式会社様。「つながる、ひろがる、創りだす」をワークプレイスコンセプトとする本社では、コミュニケーションを活性化するツールとしてRICOH IWBが活用されています。

仕切りのない執務空間にRICOH IWBを設置することで、フレキシブルでオープンな会議スタイルを実現。研究開発部門では、拠点間をつなぎ大画面にアイディアを書き込んで共有することで発想力に富んだ内容の濃い議論が可能に。さらに、働き方改革やコラボレーションの促進に向けて全社的な活用が進められています。

三菱鉛筆株式会社様では最初に、様々な製品を創り出す中枢、研究開発センターでRICOH IWBを使いはじめました。RICOH IWBに興味をもたれたきっかけは、離れた拠点間の会議を効率化することだったそうです。研究開発センター品川 並木義春様に導入の背景を伺いました。

「導入を検討した当時、横浜と群馬の事業所に研究開発メンバーが在籍しており、製品や打ち合わせ内容によって関連するメンバーがどちらかの事業所に集まり会議を行っていました。ただこの方法では、スピーディーな開発は難しく、出張を伴わずに他拠点のメンバーとスムーズに打ち合わせができる方法を探していました。そこで興味を持ったのがインタラクティブホワイトボードです。」

「導入にあたり他社製品も比較検討されたという並木様。最終的にRICOH IWBを採用した決め手はどのような点だったのでしょうか。

「RICOH IWBには実際の会議で本当に役立つ厳選された機能が搭載されています。だからとても使いやすいです。説明書を読み込まなくても直感的に操作できるのが良かったですね。複数のメンバ－が日常的に使うことを想定すると、思い立った時に誰でも手軽に使えることが一番の決め手になりました。」

まず、研究開発部門用のツールとして横浜と群馬の事業所に各1台を導入。その後、新社屋竣工を機に本社に4台導入、群馬に1台増設、さらに山形にも1台導入しました。

「本社を建て替えるにあたり会議の在り方も見直すことになりました。議論を活発にするようなツールを検討する中、研究開発の一部組織が新社屋に集約されることもあり、活用実績のあるRICOH IWBが良いのではないかと。キャスター付きなので必要な場所に動かせますし、これなら全社的なフレキシブルな活用にも最適だと考え、導入することになりました。」

三菱鉛筆様の本社は「つながる、ひろがる、創りだす」がワークプレイスコンセプトになっています。執務フロアはコミュニケーション活性化のため仕切りがなく、RICOH IWBもオープンスペースに設置されています。思い立った時に誰でも手軽にRICOH IWBを利用できるフレキシブルな環境が、コラボレーションの促進、議論の活発化につながっています。

課題だった他拠点との会議は、どのように改善されたでしょうか。

「RICOH IWBで拠点間を結び、リアルタイムに同じ図面を見ながらアイディアを出し合えるようになり、離れた拠点のメンバーともスピーディーで充実した会議が行えるようになりました。
また以前は、議論する設計図とは別に説明資料も用意していたのですが、RICOH IWBなら大画面に表示した図面に直接論点をマークしたり補足を書き込むことができるので、説明資料の作成が不要になりました。」

並木様は想定外の導入効果も実感されているそうです。

「単に会議がスムーズにできるようになっただけではなく、会議の内容自体が非常に濃くなっていると感じます。これまでは、せっかく出張して集まっても配布した資料を見ながら会議をするので議論が深まりにくかったり、人数の多い会議では手元の資料に書き込んだアイディアの共有は難しく、論点がぶれてしまうこともありました。

その点RICOH IWBを使った会議では、大画面に映し出した図面に直接手書きをしながら進められるので、自然とメンバーの意識が集中し議論を深めることができます。様々な意見を図面に書き込んで共有することは、発言者の意図をその場で確認することにもなりますし、充実した議論ができるようになりました。」

知的財産室でもRICOH IWBが活用されています。知的財産室 牧貴之様にお話しを伺いました。

「知的財産室と研究開発センターの定例会議でも、RICOH IWBが不可欠になっています。議題ごとに参加者が異なるのですが、RICOH IWBとオープンスペースを組み合わせた会議スタイルなら、会議への参加をフレキシブルに依頼できるのがいいですね。必要なタイミングで当該内容の担当者に声をかけて会議に参加してもらうようにしています。」

牧様は、会議前後の作業も効率化されていると話しを続けます。

「定例会議では主に特許申請への進捗を確認するのですが、RICOH IWBに直接書き込むことで進捗状況をリアルタイムに更新、修正できるのが非常に便利です。
手書き文字が瞬時にOCR（清書）される機能も助かります。テキスト化された文字は検索が可能で、保存した画面がそのまま議事録になり、次回の進行表としても活用できます。

さらに画面をPDF化して社内サーバにアップしておくことで、会議に参加していないメンバーも最新の情報にアクセスできるようにしています。」

牧様は、全社的なコミュニケーション活性化に向けて、さらなる活用にも可能性を感じられているそうです。

「定例会議や進捗を追う必要があるミーティングは他部署でも行われており、議事録や進行表が必要なケースも多々あります。研究開発部門での活用をモデルケースに、今後は全社的な活用も本格化していけたらと思っています。」