企業の情報共有の新しい可能性!
インタラクティブホワイトボードで会議・プレゼンテーションを刷新

会議・プレゼンテーションを進化させるインタラクティブホワイトボードとは?

近年は、テクノロジーの活用によって会議やプレゼンテーションが進化しています。そのうち、注目されているものの一つがインタラクティブホワイトボードです。

インタラクティブホワイトボードとは?

インタラクティブホワイトボードとは、ディスプレイとホワイトボードが一体になったタッチセンサー搭載型のディスプレイです。電子黒板とも呼ばれます。

基本機能として、画面に指やタッチペンでホワイトボードのように自由に描き込みができる機能や、パソコンなどを接続して資料や画像などを表示するディスプレイ機能、インターネットやイントラネットに接続することにより、リアルタイムで他拠点との情報共有と共同編集が双方向で可能になる情報共有機能などがあります。

インタラクティブホワイトボードの会議・プレゼンテーションにおけるメリット

すでにビジネスの会議やプレゼンテーションの場で活用されており、次のようなメリットが得られます。

・ビジュアル効果で参加者の注意を惹きつける

一般的なホワイトボードと比較すると、インタラクティブホワイトボードは文字だけでなく画像や映像、図表などあらゆる情報が画面に映し出されることから、参加者をビジュアル的に惹きつけることができます。会議やプレゼンテーション参加者の集中力もアップすることでしょう。

・画面に直接書き込める即時性でアイデアを促進

会議中、アイデアが出るたびに進行役はインタラクティブホワイトボードに直接書き込むことができます。資料を見ながら議論している途中でも画面へ書き込みができるため、議論を止めることなくアイデア出しを進めることができます。必要な資料を同時に表示することもでき、アイデア出しのヒントになります。

・リモート参加者とのコラボレーション強化

情報共有機能により、リモート参加者との共同編集が可能になり、通常のWeb会議と比べてコラボレーションがさらに強化されます。遠隔地のアイデアがより手に取るようにわかり、会議が活性化するでしょう。

・議事録の作成・配布が容易

会議中に画面へ書き込んだ内容や共有した資料をデータとして保存できるモデルもあります。保存したデータをそのままメールなどで参加者へ送るなど、会議資料の共有も簡単に行うことができるため議事録作成の効率も上がります。

実践!インタラクティブホワイトボードを活用した会議・プレゼンテーション術

インタラクティブホワイトボードを活用した会議・プレゼンテーション術をご紹介します。

効果的なコンテンツの準備と展開

プレゼンテーションを成功させるポイントの1つがビジュアル面のコンテンツです。
プレゼンテーションの中身はもちろん重要ですが、視覚的にわかりやすく魅力あるコンテンツを準備することも大切です。文字ばかりでなく、画像や図表、場合によっては動画も入れると良いでしょう。
インタラクティブホワイトボードで解説を交えながら、またタッチペンで書き込みながらグラフィカルに訴求することで魅力的なプレゼンテーションとなります。
コンテンツを準備した上で、リハーサルを行うことも本番成功のポイントです。

インタラクティブなディスカッションのファシリテーション

ファシリテーターは会議で生まれたアイデアを画面に書き込み、見える化します。資料をインタラクティブホワイトボードの大画面に表示しながらアイデアやポイントを書き込むことで参加者同士の目線合わせも可能になり、議論を活性化します。

遠隔地とのコラボレーション

活発な会議のコツは情報共有の柔軟さにあります。離れた拠点とも資料や書き込みをリアルタイムに共有することで、新たな意見やアイデアを取り込むことが可能になります。

フィードバックのためのアンケートの実施

終了後の振り返りも重要です。画面共有した資料や書き込みをすべて保存し、参加者や関係者にメール送信して会議やプレゼンテーションのフィードバックをもらうことで質の向上につなげられます。

ケーススタディ〜会議・プレゼンテーション成功事例から学ぶ

会議やプレゼンテーションの成功事例を通じてインタラクティブホワイトボードの活用方法を見ていきましょう。

【会議の活用事例】

遠隔地との工事図面の共有

ある建設業の企業では、インタラクティブホワイトボードを導入したことで国内の複数拠点で工場設備のメンテナンスや改修にかかる工事図面や現場写真のリアルタイムな共有を実現しました。電話やメールでは困難な図示しながらの細かな指示が可能になり、迅速な顧客対応や課題解決を実現しています。

言葉の壁を克服しコミュニケーションを効率化

家具・インテリア用品の企画・販売を行う企業では、海外拠点とのコミュニケーションツールとしてインタラクティブホワイトボードを活用しています。言葉の壁もありメールやテレビ会議だけでは意思疎通がむずかしかった従来と比べ、画面を共有して同じものを見ながらお互いに書き込みをすることで相互理解が促進。コミュニケーションの効率化を達成しました。

【プレゼンテーションの活用事例】

顧客に対する魅力的な商品プレゼンテーションを実現

ある銀行は、複雑な金融商品やサービスの顧客への説明にインタラクティブホワイトボードを活用しています。顧客の疑問や理解度に合わせて画面に表示した資料に書き込みながら説明することで、より理解が深まり、効果的なプレゼンテーションを実現しています。

顧客との打ち合わせ・プレゼンテーションにわかりやすさを提供

あるIT企業は、自社の顧客との打ち合わせの際に、インタラクティブホワイトボードを利用しています。プロジェクトのスケジュールやプレゼン資料などを一つの画面に集約することでわかりやすく顧客に示すことができています。

また文字や印を書き込んだり、付箋を付けたりしながら説明することでわかりやすく伝わる上に、そのまま保存してレポーティングすることで、利便性の高さを実感しています。

導入のポイントと考慮点

効果的な会議やプレゼンテーションを実施するためには、次のようなポイントでインタラクティブホワイトボードの導入を進めていくことをおすすめします。

インタラクティブホワイトボード選びのポイント

・コストパフォーマンス

自社で解決したい課題が何かを洗い出し、その課題解決につながる機能があるか確認しましょう。
そしてインタラクティブホワイトボードを導入することで費用対効果が期待できるか検証することが重要です。
例えば、細かい図面へ書き込みながら遠隔地と会議を行う場合、これまで会議にかけていた時間とインタラクティブホワイトボードを導入することで効率化できる会議時間を比較し効果を測ることができます。

・利用場所や人数に応じた画面サイズ

設置するスペースや、会議・プレゼンテーションの参加人数に応じた最適な画面サイズを選定しましょう。画面サイズ/モデルの選定目安は以下の通りです。

利用人数/設置場所 画面サイズ/モデル
4~6名程度 55V型
6~15名程度 65V型
中型~大会議室 75V型
大規模会議室/セミナールーム/エントランス 86V型

・使いやすさ

画面への書き込みやすさ、操作性などは実際に使う人が試してみることが肝心です。

・会議やプレゼンテーションに活用できる機能

タッチペンでの書き込みや資料共有の基本的な機能に加えて、図形やスタンプ、拡大縮小、OCR入力機能によるテキストの清書機能など、会議やプレゼンテーションに活用できる機能も確認しましょう。

・トレーニングとサポート体制

使い方をトレーニングすればより会議やプレゼンテーションが充実します。ベンダーのトレーニングとサポート体制の有無や充実度を検討しておくと良いでしょう。

社内への浸透と研修も必要

良い機能があっても知らなければ、また使えなければ意味がありません。導入後は社内への周知、浸透を意識し、研修機会を設けましょう。

まとめ

インタラクティブホワイトボードは、次世代のコミュニケーションツールとして、今後の会議やプレゼンテーションをさらに活性化し、情報共有や議論の可能性を広げていくでしょう。

リコーのインタラクティブホワイトボードは、画面に直接「書く」のはもちろん、資料を大画面に「映し」、遠隔地とリアルタイムに「つながり」、書き込んだ結果をすぐに「共有」し、会議やプレゼンテーションをより有意義なものにします。

お客様の課題やご要望に応じた機種の選定から導入の支援、サポートまで一貫して行っておりますので、お気軽にご相談ください。

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