デジタルホワイトボードを活用したプレゼンの方法｜成功事例や導入のポイントも解説

近年は、テクノロジーの活用によってプレゼンテーションや会議が進化しています。そのうち、注目されているものの一つがデジタルホワイトボードです。

デジタルホワイトボードとは、ディスプレイとホワイトボードが一体になったタッチセンサー搭載型のディスプレイです。電子黒板とも呼ばれます。 基本機能として、画面に指やタッチペンでホワイトボードのように自由に描き込みができる機能や、パソコンなどを接続して資料や画像などを表示するディスプレイ機能、インターネットやイントラネットに接続することにより、リアルタイムで他拠点との情報共有と共同編集が双方向で可能になる情報共有機能などがあります。

デジタルホワイトボードには様々な種類がありますが、基本的な特徴を5つ紹介します。

ディスプレイの機能もあるデジタルホワイトボードは資料の投影ももちろん可能です。持ち寄ったPCやタブレットから画面を簡単に取り込むことが可能です。

タッチ式ディスプレイのため直接投影している資料に書き込みをすることが可能です。ペンの形状や色が豊富に用意されていることが多く、図形や、スタンプなど描画機能を備えているものもあります。

リアルタイムで書き込みや投影を行うことができるため、距離の離れた拠点間でもリアルタイムに板書の共有が可能です。

書き込みを行った資料をデータ化することも可能です。クラウドとつながっている場合プレゼンテーションが終わった後すぐに共有が可能になります。

モデルによっては、管理者がアプリケーションを追加したり自社のセキュリティポリシーに合わせた設定ができるなど安心して管理できます。

こちらでは実際にプレゼンでデジタルホワイトボードを活用する方法をご紹介します。

プレゼンテーションを成功させるポイントの1つがビジュアル面のコンテンツです。プレゼンテーションの中身はもちろん重要ですが、視覚的にわかりやすく魅力あるコンテンツを準備することも大切です。文字ばかりでなく、画像や図表、場合によっては動画も入れると良いでしょう。

人間は動くものに目を奪わわれる習性があります。デジタルホワイトボードの書き込み機能を活用することでより強くメッセージを伝えることが可能になります。

完璧できれいな文字を書かなければいけないわけではありません。はじめはマーカーを引くだけでも活字で読むよりずっと伝える力を高めることができます。

プレゼンテーションの中で議論が活発になることはよくありますが、その内容を効果的にまとめるためにデジタルホワイトボードを活用することができます。

議論の要点をその場で書き込むことで、参加者全員が同じ情報を共有し、議論の方向性をそろえることができます。さらに、議論の結果をデジタルデータとして保存することで、後から振り返ることが容易になります。

活発な会議のコツは情報共有の柔軟さにあります。離れた拠点とも資料や書き込みをリアルタイムに共有することで、新たな意見やアイデアを取り込むことが可能になります。

終了後の振り返りも重要です。画面共有した資料や書き込みをすべて保存し、参加者や関係者にメール送信して会議やプレゼンテーションのフィードバックをもらうことで質の向上につなげられます。

効果的な会議やプレゼンテーションを実施するためには、次のようなポイントでデジタルホワイトボードの導入を進めていくことをおすすめします。

自社で解決したい課題が何かを洗い出し、その課題解決につながる機能があるか確認しましょう。
そしてデジタルホワイトボードを導入することで費用対効果が期待できるか検証することが重要です。
例えば、細かい図面へ書き込みながら遠隔地と会議を行う場合、これまで会議にかけていた時間とデジタルホワイトボードを導入することで効率化できる会議時間を比較し効果を測ることができます。

設置するスペースや、会議・プレゼンテーションの参加人数に応じた最適な画面サイズを選定しましょう。画面サイズ/モデルの選定目安は以下の通りです。

画面への書き込みやすさ、操作性などは実際に使う人が試してみることが肝心です。

タッチペンでの書き込みや資料共有の基本的な機能に加えて、図形やスタンプ、拡大縮小、OCR入力機能によるテキストの清書機能など、会議やプレゼンテーションに活用できる機能も確認しましょう。

使い方をトレーニングすればより会議やプレゼンテーションが充実します。ベンダーのトレーニングとサポート体制の有無や充実度を検討しておくと良いでしょう。

良い機能があっても知らなければ、また使えなければ意味がありません。導入後は社内への周知、浸透を意識し、研修機会を設けましょう。

デジタルホワイトボードは、次世代のコミュニケーションツールとして、今後の会議やプレゼンテーションをさらに活性化し、情報共有や議論の可能性を広げていくでしょう。

リコーでは、デジタルホワイトボードとして遠隔地とのコラボレーションにおすすめの「リコーコラボレーションボード（Wシリーズ）」、大型タッチディスプレイとしての利用におすすめの「リコーインタラクティブホワイトボード（Aシリーズ）」の2シリーズをご用意しております。

画面に直接「書く」ことはもちろん、資料を大画面に「映し」、遠隔地とリアルタイムに「つながり」、書き込んだ結果をすぐに「共有」し、会議やプレゼンテーションをより有意義なものにします。

お客様の課題やご要望に応じた機種の選定から導入の支援、サポートまで一貫して行っておりますので、お気軽にご相談ください。