会議におけるホワイトボードの役割とは？｜電子化に伴うメリットや事例を解説

会議でホワイトボードが担う２つの役割について解説します。

会議でホワイドボードが担う主な役割は、情報の共有です。
会議の参加者へ視覚的に情報を共有することで、内容の理解がしやすくなり議論の焦点を明確にする助けになります。

事前にホワイトボードへアジェンダを記載しておくことで、会議全体の内容を把握することができるためおすすめです。

このようにホワイトボードは、会議を円滑に進めるための重要な役割を担っています。

ホワイトボードを会議で使用するメリットをご紹介します。

ホワイトボードを使うことで、アイデアや情報を視覚的に共有することができます。図や箇条書きなどを用いて情報を整理することで、会議の参加者全員が内容を直感的に理解しやすくなります。

ホワイトボードを使うことで、参加者は自分の意見を視覚的に表現することが増えます。自分の考えが会議に反映されていると感じることができるため、エンゲージメント向上が期待できます。特にブレインストーミングでは、ホワイトボードを使ってアイディアを出し合うことで参加者の創造性を引き出すことも可能です。

ホワイトボードを使う際の注意点を3点ご紹介します。

「ペンは問題なく書けるか」、「書き残しがないか」など、会議を円滑に進めるための準備を怠らないようにします。

複数の色を使って書き込むことで視認性が上がります。
一色だけや使う色が多すぎるのは逆効果になってしまうため注意が必要です。
異なる議題やポイントなどで色を変えていくと伝わりやすいホワイトボードになります。

ホワイトボードの前に立つ際には、参加者の視界を遮らないように注意します。
書き終わったら一歩下がって全体を見えるようにする配慮が大切です。

会議の課題としてよく挙げられるのが、次のような課題です。

会議の目的が不明瞭だと、議論をダラダラと続けてしまうなど、「ただ集まって話しただけ」の無駄な会議となってしまいます。

目的が決まっていても、結論や意思決定がなかなかまとまらずに終わってしまったり、先延ばしになってしまったりすると、何のために時間を取ったのかと感じてしまいます。

議論が長引き、なかなか結論が出ないことから、決められた会議時間を延長することが多いようでは、もっと効率的に行えないのかと疑問に感じるものです。

会議資料を膨大に用意してしまい、議論をする前に資料の説明だけで時間が過ぎてしまうのも会議のよくある課題です。

情報共有だけの目的で本来、不要なメンバーが参加し、発言しないでただ聞いているといった会議もあります。そのメンバーにとっては無駄な時間に感じてしまいがちですし、会社にとっては人件費や工数の無駄にもつながってしまいます。

これらの課題を解決しながら会議を活性化させるためには、以下のポイントを押さえておくとよいでしょう。

目的が不明瞭だったり、議論の結論が見えなかったり、不用意に長引いてしまったりする会議に不足しているのは、会議の目的や議題、当該会議で結論を出さなければならないことなどを事前に参加メンバー全員に共有しておくことといえます。皆が目的を意識していれば、「この会議では何を決めればいいのか？」が明確になり、会議が効率的に進むでしょう。

資料が多すぎる場合は、できるだけ簡潔にして必要なものだけに絞ることが重要です。事前に配布しておけば、事前確認はもちろん、会議中もスムーズに閲覧しながら議論を進められるでしょう。

時間を過ぎてしまう、結論がなかなか出ないといった問題は、会議の進行にも問題があります。あらかじめ会議の流れを、時間軸で計画しておき、会議中は計画通りに進めることが大切です。また会議の終わりには決定事項の確認を行い、会議後は議事録をデジタルデータで速やかに配布することで、次の業務や会議に活用しやすく、業務を効率化させることにつながります。

本来、参加する必要のないメンバーについては、遠隔からインターネットやイントラネットを通じて会議に参加させることも一案です。システムを用いて会議資料と会議の音声を共有すれば、情報共有は十分行えます。もちろん、本来、参加すべきメンバーも遠隔地から参加できる環境を作っておくことで、場所の制約がなくなり、効率的な会議時間の活用につながるでしょう。

会議における課題解決の方法として電子ホワイトボードであるインタラクティブホワイトボードの利用があります。

インタラクティブホワイトボードは進化したホワイトボードです。ディスプレイとホワイトボードが一体になったタッチセンサー搭載型のディスプレイで、パソコンなどの端末の情報をディスプレイに表示したり、情報を表示した画面に直接手書きで書き込みができます。

また遠隔地とインターネットやイントラネットでつなぎながら画面共有・共同編集を伴う遠隔会議も可能になります。さらに、ディスプレイに映された内容はデータとして保存・共有できるため、議事録の作成と共有がスピーディーに行えます。

インタラクティブホワイトボードを会議で効果的に使う方法をご紹介します。

会議の活性化には、会議の目的と議題を事前に共有することが必要です。事前に資料を参加者に対してデータで共有し、会議の目的の認識の一致を図りましょう。またインタラクティブホワイトボードに必要な資料を開けるように準備します。

ファシリテーターは、インタラクティブホワイトボードを活用して会議を進められるよう、トレーニングを行っておくと良いでしょう。

なかなか発言が出ないといった主体性に欠けた雰囲気を打破するべく、次のような参加者の関与を高めるテクニックを駆使しましょう。

意見やアイデアが出た際にすぐに画面に書き留めることで、視覚的に意見やアイデアが参加者全員に示され、意見やアイデアを出した本人は尊重されていると感じます。他の参加者も意見の理解が進むだけでなく、「自分も発言したい」と思わせることができるでしょう。

遠隔地との会議も、同じ画面を見ながら行えば、相互理解が進んでいる安心感とともに議論を進められます。より多くの意見を取り入れることで会議が活性化しやすくなるでしょう。

会議の終わりには、決定事項の確認を互いに行います。画面を共有しながら、時にはタッチペンで強調マーキングを行えば印象に残りやすくなります。

会議で出た成果は、画面に映し出した資料や書き込みの保存で残せます。参加者にメール送信しておけば、次のアクションへスムーズにつなげられます。

ケーススタディとしてインタラクティブホワイトボードの会議への活用例を3つご紹介します。

小規模チームの会議では、格式張らずざっくばらんに自由に意見を出し合うブレインストーミングの時間を設けましょう。自由に意見を出し、インタラクティブホワイトボードへ書き出します。誰かのアイデアを書き留めることをきっかけに、新たなアイデアが生まれ議論が活性化しやすくなります。

開発チームで進める大規模プロジェクトの会議において、インタラクティブホワイトボードの画面に進行表を表示します。そして互いに進捗状況を確認し合いながらその場で更新します。

進捗状況が見える化されれば、参加している意識が高まるため、当事者意識も生まれやすくなるでしょう。更新後の進行表の共有もスムーズに行えます。

海外拠点との言語の壁がある場合も、遠隔でつなげるインタラクティブホワイトボードでの資料を共有すれば問題ありません。図版を遠隔地と共に編集することで、相互理解を実感しながら打ち合わせを進められます。意思疎通の不安が取り払われることで、新たなアイデアも生まれやすくなるでしょう。

会議の課題をインタラクティブホワイトボードが解決する可能性についてご紹介しました。すでに効果を実感している企業は数多く存在します。日頃行っている会議に課題を感じている場合、解決策の一つとしてインタラクティブホワイトボードの導入も検討してみてください。

リコーにご相談いただければ、貴社の課題にとって最適なインタラクティブホワイトボードをご提案し、導入をご支援いたします。