お客様導入事例　株式会社マクニカ 様 法務システムの一体化により法務の業務全体を効率化

半導体や電子機器の販売を行う技術商社として26か国/地域に92拠点を構え、グローバルにビジネスを展開する株式会社マクニカ様の法務部では、年間の契約締結件数が約2,000件に増え、法務相談も急増したため、業務の効率化を目指してRICOH Contract Workflow Serviceを導入されました。同社ガバナンス・リスクマネジメント本部の山本祐基様、加納英剛様、乙部一輝様、IT本部の田井謙太朗様に、法務部門の業務改善と導入の経緯を伺いました。

株式会社マクニカ様の法務部では、年間約2,000件の契約を取り扱っています。同社ガバナンス・リスクマネジメント本部 法務部長の山本祐基様は、以前から業務への課題感があり、改善候補のリーガルテック製品としてRICOH Contract Workflow Service（以下、RICOH CWS）を認識されていました。
「会社が新たなビジネスモデルを展開し、事業拡大により法務部門の業務量と対応範囲が広がったので、従来の業務の進め方では無理が出てきました。片手間ではできない仕事も増加したため、法務の本来業務を効率化する体制が必要になりました」（山本様）
導入担当の同法務部 法務課の加納英剛様は、法務の業務内容の変化について話します。
「以前の問い合わせは、契約かトラブルがほとんどでした。近年は契約の量や種類の増加とともに、『こういうことをやっても問題はありませんか』という事前の法務相談が増え、体感として契約件数と同等程度の相談を受けております。各担当者は常に数十件の契約を抱え、問い合わせから回答、再問い合わせへと対応を続けます。事業部からいつ回答がもらえるのかと聞かれれば、スケジュールや段取りを確認して回答期限を知らせる作業も出てきます。こうした対応のたびに、これまでの作業を中断して頭の中を切り替える必要があったので、大変効率が悪かったです」（加納様）
こうした状況の改善に向けて、法務部では法務支援製品の選定を始めました。
「リーガルテック製品には、審査や管理などの得意分野を持つ良い製品も数多くありました。そこで、私たちはどうすべきか、何が欲しいのかをあらためて検討したところ、機能ごとに別々のシステムだったことが一番の問題でした。問い合わせはメールやチャットで、やり取りでは対面の打ち合わせやメールを使い、さらにその履歴を別のシステムに保管するなど、審査・契約・管理で異なるシステムを使用していました。システムが異なるので、それぞれのシステムで履歴を確認したり転記したりする作業があり、引き継ぎができても負担が大きかったです。これらの負担をできるだけ減らすため、一連の業務を一本化できないかと検討してRICOH CWSを選定し、機能やサポート面、最終的にコストも含めて経営層も納得する形でRICOH CWSの導入が決まりました」（加納様）

RICOH CWSの全社導入は大きな問題もなく進みました。導入後、法務部や事業部にはどのような変化が生まれたのでしょうか。
ガバナンス・リスクマネジメント本部 コーポレート法務室の乙部一輝様は、事業部とのやりとりが統一化された点を大きなメリットとして挙げます。「RICOH CWSに問い合わせがくるので、仕事に集中できます。電話の問い合わせは確実に少なくなり、互いに納期を指定できるので催促の電話もなくなり、残業時間も減りました。個人のタスクの可視化も大きく、互いのリソースの融通に加え、株主総会の準備など、複数人によるチームプロジェクトのコミュニケーションもとりやすくなったのが副次的な効果です」（乙部様）
「契約審査の依頼者側になると、法務が今どこで何をやっているのかが一覧で見えるようになりました。自分が出した依頼のステータスがわかるので、法務へ相談する立場の印象として『何をやっているの？』という疑問はまったくなくなりました」（田井様）
「以前は、『これは法務に聞くべきですか？』という質問が本当に多くありました。そう聞かれると、是非の理由も考えて返答しなければなりません。そこでRICOH CWSの簡易審査へ『法務への確認が必要かを知りたい』という回答を入れ、確認の必要性やその理由も明記して簡易審査で完結させました。スケジュールを管理しやすくなったのも非常に良く、事業部からの依頼に回答予定日を入力して返信すれば、やるべきことの一覧が表示されて仕事に集中できるようになります。ほかの担当者の状態もわかるので、業務量が多い場合に依頼できそうな人もわかりやすくなり、それだけで大変良い状態になりました。感覚的に使えて操作もわかりやすいですし、適度にカスタムもできるので自由度もあります。細部の要望をリコーに出したところ、真摯に対応してもらえて大変助かりました。応用的な使い方も提案していただけたので心強いです」（加納様）

同社の改善の取り組みはこれからも続きます。
「データの利活用が今後の課題です。データの分析により、今後の法務の業務改善の施策立案につなげていきたいです」（田井様）
「スピーディーに導入でき、すぐに費用対効果が出たのは大変良いことです。業務にスピードが求められる中、余計な仕事を減らす工夫を続けていきます。人材も多様化する状況で、業務分析の解像度を上げ、より業務に集中できる環境を整えたいと考えています。リコーにはグローバル化への対応や、AIを使ったフロント業務の自動化も製品化してもらえればと、今後も期待しています」（山本様）