目次
概要
福岡県古賀市にある菱栄産業株式会社様は、全国の福祉介護施設や病院向けに、介護用入浴装置や介護福祉関連用品を販売しています。同社では、経理担当者の請求書作成・発送の負担軽減と改正電子帳簿保存法に対応するため、RICOH 証憑保存 経理業務デジタル化パックを導入して活用しています。
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課題解決
RICOHスクラムパッケージの導入で、経理業務の負担軽減と電子帳簿保存法への対応を実現
背景と課題
請求件数の増加が事務業務を圧迫
福祉用品や入浴機器を販売する菱栄産業株式会社代表取締役の掛田哲男様は、「県内外の介護福祉施設や医療機関の約60施設に納入しています。経理業務は担当者に任せていますが、かなり手間がかかっていたようです」と話します。
同社が導入したRICOH 証憑保存 経理業務デジタル化パックは、画面上で請求書を作成すれば、その後の印刷や保存・送付状の封入・切手貼りや発送、証憑保存などの経理業務を効率化して、経理担当者の負担を軽減するサービスです。「リコージャパンから紹介されるまでは、請求書の発送は事務所以外からはできないことだと思っていました。ですから話を聞いた時には目から鱗というか、びっくりしました」と振り返ります。
菱栄産業株式会社
代表取締役
掛田 哲男 様
毎月の締め日から発送までの作業に大きな負担
同社経理担当の掛田恭子様は、導入前の状況について、「長年にわたり経理業務を手作業で行っていました。大変だったのは、お取引先の都合もあり、請求の締め日から請求書をお届けするまでの期間が短いことです」と話します。「取引が増えてExcelを使って事務員にやってもらいましたが、それでも請求作業は大変でした。多い時で月に60～70通を各施設に郵送していました」と、業務の苦労を思い返します。特に手間だったのは、請求書の印刷後や封入に関連した作業で、配達日までに時間がないことも大きな悩みでした。改正電子帳簿保存法とインボイス制度への対応も課題となりました。
菱栄産業株式会社
経理担当
掛田 恭子 様
導入の効果
請求書作成から発送準備を効率化
RICOH 証憑保存 経理業務デジタル化パックを導入する前の状況について、掛田恭子様は「請求書作成や押印だけでなく、送付状の作成や複数の請求書を封入するためのチェック、テープで閉じてからの切手貼りやスタンプの押印といった作業も当たり前のようにやっていました。リコージャパンから説明を聞いて、請求の仕事が楽になると思いました。コストについても、切手代やさまざまな面を考えると高いものではないと思います」と話します。導入後は封入ミスなどもなくなり、手作業で毎月1週間ほどかかった請求業務の作業時間は半分に削減されたそうです。
郵送の課題を解消
昨今の郵便事情の変化により、以前は間に合った発送スケジュールに余裕がなくなりました。「締め日から数日後に請求書の到着を希望される取引先もあります。送付先が関東や新潟などになると郵便物の到着までに時間がかかり、さらに土曜配達もなくなったので到着の遅れも心配でした。そのため、遠方へファクスしたり、郵便局の最終締め切りの時間までに駆け込んだりしていました」（掛田恭子様）
RICOH 証憑保存 経理業務デジタル化パックの導入後は、セキュア送信（メール送信）の機能を利用することで、郵送についての心配もなくなりました。
請求書のデジタル管理と法制度対応
「以前は請求書の控えを毎月100枚くらいコピーしてファイリングをしていましたが、導入後はクリックすればデジタルデータで保存されます。また、案内状をつくったり番号順に揃え直したりして綴じるのも大変な手間でした。今では2回のクリックだけで済みますから、全然違います」（掛田恭子様）
「創業当初からのリコージャパンとの付き合いがあり、安心して任せています。今回も担当者が必要と判断したのを聞いて導入を決定しました」（掛田哲男様）
「導入時は、最初は慣れるまで大変だろうと思ったのですが、決算をやりながら同時にできました。導入後は作業の手間も全然違い、間違いが起こりやすい手作業がなくなりました。導入してよかったと思います」（掛田恭子様）
※ 本ページに掲載されている情報は、2023年8月現在のものです。
お客様プロフィールと導入製品
お客様情報
お客様情報
お客様名称
菱栄産業株式会社 様
所在地
福岡県古賀市天神五丁目1番1号
設立
1999年
従業員数
4名（2023年8月現在）
導入ソリューション
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