HENNGE One Basic for RICOHの活用シーン

活用シーン3. メール運用を仕組みから見直したい

メールは、どの企業にとっても欠かせない業務基盤です。しかし、誤送信対策や添付ファイルの扱い、過去メールの保管といったセキュリティ上必要な対策を、既存のメール環境や社内ルールだけで支え続けることに限界を感じている企業も少なくありません。

「事故が起きないこと」を前提にした運用や、担当者の注意に依存したルールは、組織として安心して使い続けられるメール環境とは言えません。そうした問題意識から、メール運用そのものを仕組みから見直す動きが広がっています。

本記事では、メール環境の不安や課題をきっかけに、誤送信対策と証跡管理を改めて整えた2つのユースケースを通して、「HENNGE One Basic for RICOH」による具体的な解決策を紹介します。

メール運用を見直す中で、よくある課題の一例

個人の注意に依存した運用が続き、組織としての対応に限界を感じている
過去のやり取りを必要なときにすぐ確認できない
担当者が変わると、経緯や事実関係を把握し直す必要がある

ケース1.【サービス・卸売・製造業】誤送信対策を、人の注意に頼り続ける運用から見直したい

Beforeルールはあるが、個人の注意に頼った運用になっている

これまで、誤送信対策として「パスワード付きZIPファイルでの送信」や、「送信前のチェック」といったルールを定めてメールを運用していました。

しかし、これらはセキュリティ上、十分な対策とは言えません。実際の現場では、業務の手間を増大させるため形骸化しやすく、結局は「気をつけて送るしかない」という状態に陥りがちです。弁理士法人のような機密性の高い情報を扱う現場ほど、人の注意力だけに依存する運用の限界と、常に隣り合わせにある流出リスクに強い不安を感じていました。

After操作を変えずに、誤送信を仕組みで止められる運用へ

そこで「HENNGE One Basic for RICOH」を導入し、利用者のこれまでの操作手順を変えずに、誤送信リスクだけをシステム側で抑える仕組みへ移行しました。事前設定により、メールは一定時間システム側で保留され、ユーザーは送信ボタンを押した後でも宛先や内容を見直すことができます。あわせて、ファイルを添付してメールを送るだけで、添付ファイルはシステム側で自動的にリンクとして共有され、送信ルールも全社で統一されるようになります。

現場に新しい手順を強いることなく、仕組みで誤送信を抑止する運用へと移行したことで、利用者が抱えていた「宛先や添付ファイルを間違えてはいけない」という心理的重圧と、管理者が抱えていたメール運用の監督に対する不安を同時に軽減しました。

ケース2. 【卸売・小売業】トラブルや問い合わせ時に、過去メールをすぐ確認できない

Beforeメールが個人任せで、組織として管理できていない

日常業務でやり取りされるメールは、各ユーザーのメールボックス内にのみ保存され、組織として一元管理できていないことが大きな課題でした。

そのため、過去の取引先からの問い合わせや、万が一のトラブル、監査対応が必要になった際、必要なメールを探し出すだけで膨大な時間を費やす状況に。特に担当者が退職してしまった後では、当時の経緯がブラックボックス化してしまい、事実確認が困難になることも大きな不安要素となっていました。

Afterメールを長期保管し、必要な証跡をすぐ確認できる体制へ

この課題に対して「HENNGE One Basic for RICOH」を導入し、メール運用の見直しに伴い、送受信されるすべてのメールと添付ファイルを、組織として長期的に保管・検索できる仕組みを整えました。

この「Email Archive」機能により、数年前のやり取りであっても、特定のキーワードや日時、宛先などの条件から正確な証跡の特定が可能です。万が一のトラブルや取引先からの問い合わせに対しても、該当するメールを迅速に特定し、事実に基づいた回答ができます。最大10年分のメールの証跡を保管できるため、監査や事業継続の観点からも、必要な確認を行える体制が整いました。

「HENNGE One Basic for RICOH」が選ばれる4つの理由

1. 監査や確認に対応できるメールの長期保管

送受信したすべてのメールと添付ファイルは、「Email Archive」機能により最大10年間、容量無制限でアーカイブされます。クラウドメールの標準機能では対応しきれない長期保管も、容量を気にせず定額で利用可能。退職者のアカウント削除後も、保管期間内であればその従業員が当時やり取りしていたメールデータを確認できます。

2. トラブル時に、状況をすぐ確認できるように

日時や送受信者、キーワード、添付ファイルの有無など、複数の条件を組み合わせた詳細な条件検索が可能です。万が一のトラブル発生時も、膨大なアーカイブデータから必要な情報をすぐ特定し、事実確認を行うことができます。これにより、監査対応時やトラブル調査時の「メール探し」にかかる管理者の負担を軽減できます。

3. 1つのセキュリティツールで複数の対策が可能

長期メール保管を実現する「Email Archive」をはじめ、クラウドサービスへの不正アクセスを防ぐ「IdP」や、クラウドメール利用時の情報漏えいを防ぐ「DLP」といった機能をまとめて利用できます。複数のツールを個別に導入する必要がないため、コストを抑えつつ効率的にセキュリティ対策を強化できる点が大きなメリットです。