HENNGE DLP for RICOHの活用シーン

建設・製造・卸売業界では、取引先や業界団体からの要請により、PPAP（パスワード付きZIP送信）を禁止する動きが広がっています。PPAPは、同一経路でファイルとパスワードをやり取りする点などから、十分なセキュリティ対策とは言えないことが指摘されています。^*

また、PPAP対策のために複雑な送信方法をルール化したり、個人の判断に委ねたりする運用では、多忙な現場ほど「これまで通り添付して送る」行動に戻りがちです。その結果、ルールが形骸化し、組織として意図した運用が徹底されないケースが見受けられました。

「HENNGE DLP for RICOH」を導入すると、従業員がこれまで通りメールにファイルを添付して送るだけで、システムが自動的に送信方法を切り替えます。新たな手順を覚える必要はなく、情シス担当者が定めたポリシーを全社で一律に適用できます。添付ファイルは自動的にURL化され、受信者は認証を経てダウンロードする仕組みとなるため、PPAPに頼らないファイル送信が可能です。

大容量ファイルについても、リスクの把握が難しい外部サービスを使う必要がなくなり、組織として管理できる環境での送受信が可能になります。従来の手順を変えることなく、組織として一貫したファイル送受信ルールを徹底できることが、大きな効果につながりました。

金融・保険・サービス業界では、個人情報や機密性の高い未公開情報を扱う場面が多く、一度のメール誤送信が企業の信頼を大きく損なう恐れがあります。

しかし、宛先や添付内容を人の目で確認する運用には限界があり、どれだけ注意していても「うっかりミス」を完全に防ぐことは困難です。送信ボタンを押した後は取り消せないという状況が、現場にとって大きな不安要素となっていました。

他方で、送信前の上長確認といった運用を取り入れても、手作業では確認の負担が大きく、業務効率を下げてしまうという課題もありました。

「HENNGE DLP for RICOH」では、メール送信時の一時保留や上長承認といった確認プロセスをシステムに組み込むことができます。例えば、事前に管理者が送信後に一定時間メールを保留する設定を行えば、送信直後にミスに気づいた場合でもユーザー自身で送信を取り消すことが可能です。

加えて、必要に応じて上長承認を必須とすることで、これまですべて手作業で確認していた運用を効率化。人の注意力に依存しない運用を実現しています。ミスを前提に「止められる仕組み」を用意することで、現場の心理的負担を軽減しながら、組織全体としてのセキュリティレベルを高められました。