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電子帳簿保存法の改正で請求書の保存はどうなる?要件について解説

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1998年に電子帳簿保存法が施行されたことで、請求書も要件を満たせば電子保存が認められています。電子帳簿保存法はこれまでに数回の改正を重ねており、2022年1月にも大きな法改正の施行がありました。電子保存の利便性を高める動きが加速している状況です。

本記事では、電子帳簿保存法における請求書の保存について、詳しく紹介します。

電子帳簿保存法における保存の要件

電子帳簿保存法によるデータの保存は、保存要件と保存期間が設定されています。保存要件のうち、税務署への事前承認は2022年1月に廃止されました。

要件はそれ以外に「真実性の確保」「可視性の確保」の2点が設けられています。2022年以降も、保存する電子データにはこれらの要件を満たさなければなりません。

電子帳簿保存法における保存要件と保存期間について、紹介しましょう。

真実性を確保する

真実性の確保で求められるのは、改ざんの防止です。電子データは改ざんが容易であるため、防止策として誰が書類を電子化したかを示す電子署名やタイムスタンプを付与することが求められていました。2022年1月施行の改正では、この要件が緩和され、電磁的記録について訂正削除ができない、または訂正削除の履歴が残るクラウドサービスを利用すればタイムスタンプは必須ではなくなりました。

またスキャナを使って電子データを保存する場合、小さな文字も再現できるようにするため、一定水準以上の解像度であることが必要です。

可視性を確保する

「可視性の確保」は税務調査の際にスムーズな調査が行えるようにするためで、主に次のような要件が求められています。

ディスプレイやプリンターを使って書類の内容が確認できること
データを絞り込んで検索できる機能を備えること
国税関係の帳簿と関連付けられていること

また利用する電子契約システムの利用方法が誰にでもわかるよう、マニュアルなどの概要を記載した書類を備え付けておかなければなりません。
2022年1月施行の改正法では、検索要件が「日付、金額、取引先」の3項目に限定されるなど、要件が緩和されています。

法人は7年保存する

電子データ化した請求書は、法人の場合、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要です。保存期間は、紙の保存期間と変わりません。ただし、会社が損失を出して欠損金の繰越控除を受ける場合、保管期間は最長10年間となります。

長期の保管になりますが、データ化されることで保管スペースを必要とせず、コストは削減されるのがメリットです。

請求書を電子保存する問題点

請求書の電子保存に向けてデータ化を行う場合、問題となる点も確認しておく必要があります。すべての取引先が電子化に対応できるとは限らず、郵送にしてほしいという企業も出てくるでしょう。

電子化を受け入れる取引先が少ない場合、導入しても業務の負担が変わらない可能性もあります。また、取引先に負担をかけると導入をためらうことがあるかもしれません。請求書を電子保存する際の問題点について見ていきましょう。

電子化が難しい取引先も

取引先によってはデジタル化が進んでおらず、紙の請求書で対応を望む会社もあるかと思います。そのような場合は一部を郵送対応にして、電子化を導入する方法をとることになるでしょう。

一部は郵送対応になるとしても、7割程度を電子化できれば業務の効率化は図れます。導入の準備では、できるだけ電子化への理解が得られるよう働きかけていくとよいでしょう。

請求書の保存は電子帳簿保存法の改正に注目

電子帳簿保存法は、請求書をはじめとした国税関係の書類を電子データで保存することを認めている法律です。これまで、いくつか手間のかかる要件があったため、電子保存を導入している企業はそれほど多くはありませんでした。そのような状況を受け、電子データ保存を推進する方向で改正を進めています。

2022年には税務署への事前承認の要件が廃止され、その他にも様々な要件が緩和されますので、さらに導入しやすくなるでしょう。電子データの保存は保管のコストがかからず、業務の効率化などいくつものメリットがあります。

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