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グループウェアとは？
グループウェアの比較
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商品ラインアップ
グループウェアの導入事例
グループウェアはなぜ必要？
導入メリット・効果
グループウェアの種類
チャットツール・社内SNSとの違い
グループウェアの機能
グループウェアの利用シーン
グループウェア導入時の注意点
グループウェアの費用相場
よくある質問
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コラム

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションと情報共有を円滑化し、業務効率化を促進するソフトウェアです。メール、スケジュール、ファイル共有、掲示板、ワークフローなど、業務に必要な様々な機能をまとめることで、組織内の情報共有と連携をスムーズに行えるようになり、業務生産性向上、コスト削減、従業員の満足度向上などの効果が期待できます。

〇：対応
商品・シリーズ名	クラウドサービス for Office365	RICOH kintone plus	desknet's NEO AppSuite	Garoon^®	サイボウズ^® Office
主な役割	統合コラボレーション・情報共有基盤	業務アプリ・業務改善基盤	社内ポータル・情報伝達・業務アプリ基盤	大規模組織向けグループウェア・情報共有基盤	中小企業向けグループウェア
想定利用シーン	メール、チャット、Web会議、ファイル共有、社内ポータル	業務改善・業務データ管理・申請管理	スケジュール・掲示板・社内伝達・申請ワークフロー・文書管理・ファイル転送	スケジュール・掲示板・メール・ワークフロー・ポータル・アクセス管理・グローバル	スケジュール・掲示板・メール・ワークフロー
向いている企業	全社で業務基盤を統一したい企業	部門単位で業務改善をしたい企業	社内連絡・承認フローを集約したい企業、閉域網が求められる企業・自治体	多部門・多拠点で情報共有や権限管理を重視する企業	少人数から手軽に情報共有を始めたい企業
強み	Microsoft アプリケーションとの高い親和性、共同編集、セキュリティ	柔軟な業務アプリ構築	コストを抑えながら必要機能を網羅、オンプレミス対応	大規模運用・柔軟なアクセス権設定	導入の手軽さ・UIの分かりやすさ
主な導入目的	情報の一元化、生産性向上、ハイブリッドワーク推進	業務の効率化・デジタル化・ペーパーレス化	情報共有・意思決定の効率化・業務効率化	全社ポータルの整備・情報共有の統制	社内連絡・予定共有の効率化
組織・働き方	テレワーク・複数拠点・ハイブリッドワーク・外部ユーザーとの協業	IT選任管理者が少なく、現場主導でDX推進が必要	承認や伝達のフローが複雑な環境、拠点・多店舗を展開する組織	多部門・多拠点・階層型組織	少人数組織のため、専任管理者を配置しにくい組織
利用者のIT経験	低〜高（一般ユーザー利用は容易）	低〜中（ノーコードで対応可能）	低（直感的操作）	中（管理者運用あり）	低（直感的操作）
無料トライアル	〇	〇	〇	〇	〇

自社に最適なグループウェアの選び方

グループウェアには製品ごとに役割があり、社内コミュニケーション基盤、業務改善基盤、情報共有ポータルなど様々です。
利用目的や組織規模、必要な機能を踏まえて、自社に適した製品を選定することが重要です。
製品選定の際に必要となる4つの観点を挙げますので、確認してみてください。

業務に必要な機能の網羅性と統合性

メールやスケジュール、Web会議、ファイル共有など、日常業務で利用する機能をまとめて活用したい場合は、クラウドサービス for Office365のような統合型グループウェアが適しています。社内コミュニケーションや情報共有の基盤として全社利用することで、業務効率化や生産性向上につながります。

業務に応じた柔軟性・拡張性

申請管理や案件管理など、自社の業務に合わせて仕組みを構築したい場合は、RICOH kintone plusのような業務アプリ型グループウェアが適しています。業務内容に応じたアプリを柔軟に作成できるため、業務改善やデジタル化を推進できます。

社内情報共有・組織運用への適合性

社内ポータルや掲示板、ワークフローなどを活用し、組織内の情報共有やコミュニケーションを強化したい場合は、desknet's NEOおよびAppSuiteやGaroon^®、サイボウズ^® Officeのような情報共有・ポータル型グループウェアが適しています。企業規模や組織体制に応じて製品を選ぶことで、情報伝達の効率化や円滑な組織運営につながります。

導入後の定着支援・運用サポート体制

グループウェアは導入するだけでなく、社内に定着させ継続的に活用することが重要です。操作に慣れていない従業員への展開や利用ルールの整備、運用改善など、導入後の支援体制によって活用効果は大きく変わります。導入から運用まで継続的なサポートを受けられるサービスを選ぶことが重要です。

グループウェアの選定・導入はリコージャパンにお任せください

私たちが提供するデジタルサービスは、業務ごとの固有のワークフローをデジタル化し、その前後のプロセスにある人とデジタルの間のストレスを低減することで、働く人のパフォーマンス向上と効率的な業務運営の実現に貢献します。

これにより、面倒でミスできない単純作業を軽減し、効率や生産性を向上させるとともに、AI分析なども活用することで、お客様の業務課題を解決します。

リコージャパンでは、セールス約7,600名、カスタマーエンジニア約4,100名、システムエンジニア約1,300名、コンタクトセンター約900名*を全国各地に配置し、大企業から地域の中小企業まで幅広くサポートしています。

※

2026年4月現在

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グループウェアはなぜ必要？

グループウェアが必要とされる大きな理由は、働き方の多様化に伴う情報の分断を防ぎ、組織のスピードを落とさないことにあります。メール、個人のカレンダー、各自のPC内に保存されたファイルなど、情報が点でバラバラに存在している状態では、誰が何をしているかが見えず、最新の提案資料を探すだけで多くの時間をロスしてしまいます。また、口頭や紙での連絡が中心の組織では、テレワークの従業員に重要な通達が行き届かず、孤独感やエンゲージメントの低下を招きます。全従業員が同じデジタル空間で繋がり、常に最新の情報を共有できる環境を整えることは、変化の激しい市場を生き抜くための企業の必須条件となっています。

グループウェア導入のメリット・効果

グループウェアを導入することで、これまで個人のPCや手帳、バラバラのツールに分散していた情報が一元化され、チームの連携が加速します。
ここでは、グループウェアを導入することによる4つの主なメリットを解説します。

予定と会議の調整を自動化

メンバー全員の空き時間をシステムが自動で検出し、オンライン会議のURL発行までをワンストップで完了させます。何度もメールを往復させて日程調整の手間を削減できます。

ファイルの共同編集が可能

一つのドキュメントをクラウド上で複数人が同時に閲覧・編集できます。「どれが最新版かわからない」というファイル先祖返りを防ぎ、資料作成のスピードを向上させます。

社内決裁のスピードアップ

ワークフロー機能により、外出先からでもスマホで経費精算や稟議書の承認が行えます。役職者の出張などによる「ハンコ待ち」の滞留がなくなります。

ナレッジの共有でミス削減

過去の提案書やマニュアル、トラブル対応のノウハウをファイルストレージやポータル掲示板に集約。誰もがいつでも必要な知識を取り出せるため、属人化を解消し、業務の質を均一化できます。

※

製品や契約プランによって利用可能な機能は異なります。

グループウェアの種類

グループウェアは、社内コミュニケーション基盤として利用するものから、
業務改善を目的としたもの、情報共有を中心としたものまで、様々な種類の製品が存在します。
自社の目的や組織規模に応じて最適なタイプを選ぶことが重要です。

種類	特長
統合型グループウェア	クラウドサービス for Office365のように、メール・チャット・Web会議・ファイル共有など、日常業務に必要な機能を統合して利用できるタイプです。社内コミュニケーションや情報共有の基盤として、全社的な利用に適しています。
業務アプリ型グループウェア	RICOH kintone plusのように、申請管理や案件管理、顧客管理など、自社業務に合わせたアプリを作成できるタイプです。業務の効率化やデジタル化、部門ごとの業務改善に適しています。
ポータル型グループウェア	Garoon、サイボウズ Officeのように、スケジュール共有や掲示板、ワークフロー、ポータル機能を中心としたタイプです。社内連絡や情報共有を円滑にし、組織のコミュニケーション活性化や業務効率化に適しています。また、desknet's NEOおよびAppSuiteのように、ポータル型と業務アプリ型が一体となった商品も販売されています。

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グループウェアとチャットツール・社内SNSなどの違い

グループウェアと似た役割を持つツールには、チャットツールやワークフローシステム、社内SNSなどがあります。
それぞれの特性を理解し、目的に応じて適切に使い分けることが重要です。

グループウェア

メール・スケジュール・ファイル共有・ワークフローなどを統合した業務基盤です。情報共有や業務遂行を一元管理でき、組織全体の業務効率化に適しています。

チャットツール

短いメッセージでリアルタイムにやり取りするコミュニケーションツールです。迅速な意思疎通に優れる一方、情報が流れやすく、蓄積・管理には向いていません。

ワークフローシステム

申請・承認業務をデジタル化することに特化したツールです。承認ルートの管理や進捗の可視化に優れますが、単体では情報共有機能は限定的です。

社内SNS

従業員同士が情報発信や交流を行うためのツールです。部門を越えたコミュニケーションやナレッジ共有に有効ですが、業務管理には向いていません。

グループウェアの機能

グループウェアには主に４つの機能があります。

スケジュール・会議管理機能

個人の予定だけでなく、チームの空き状況や、社内の会議室・社用車といったリソースの空き状況までを同時に可視化。バッティングを防ぎ、スムーズな予約と共有を可能にします。

ファイル共有・共同編集機能

クラウド上でファイルを一元管理し、複数人で同時に参照・編集することができます。常に最新の情報を共有できるため、資料の更新ミスや二重管理を防ぎます。

ワークフロー（申請・承認）機能

稟議書や経費申請などの承認フローをデジタル化し、申請から承認までのプロセスを効率化します。承認状況の可視化や進捗管理ができるため、業務の滞留を防ぐことができます。

業務アプリ構築

業務内容に合わせて管理機能や入力フォームを柔軟に構築することができます。業務フローに合わせた仕組みを作ることで、日々の作業の効率化や属人化の解消につながります。

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グループウェアの利用シーン

グループウェアは、オフィスワーク、テレワーク、外出先など、従業員のあらゆる「はたらく場面」のハブとして機能します。

会議・調整

他部署との合同プロジェクトを立ち上げる際、メンバーのスケジュール一覧から全員が空いている時間をシステムが瞬時に特定。そのままカレンダーへ登録すると同時にオンライン会議のリンクが自動生成され、当日はどこからでもワンプッシュで会議に参加できます。

ハイブリッドワーク

外出中の営業担当者が、スマホを使って会社の最新の製品カタログを顧客に提示。商談が終われば、移動中の電車内からスマホで活動報告を掲示板へアップし、チームへ即座に共有。場所に縛られない自由で生産性の高い働き方を実現します。

全社通達

これまで紙の回覧板や朝礼で伝えていた就業規則の改定や社長メッセージを、グループウェアのポータル掲示板に掲載。全従業員の画面にトップ表示され、誰が既読になったか（未読か）まで一目で把握できるため、情報の伝達漏れを防ぎます。

グループウェア導入時の注意点

グループウェアの導入を成功させるためには、以下の点に注意が必要です。

利用ツールの絞り込みとルールの策定

多機能であるため、いきなりすべての機能を開放すると現場が混乱します。
「まずはメールとカレンダーから始める」といったように段階的に公開し、チャットとメールの使い分けルールなどを事前に決めておくことが定着の秘訣です。

セキュリティポリシーとシャドーITの排除

個人のスマートフォンや自宅のPCからどこでもアクセスできるようになる反面、セキュリティ対策が不十分だとデータの不正持ち出しに繋がります。デバイス制限や多要素認証を設定し、会社が関知しない無料チャットツールなどの私的利用を禁止する社内ルールの周知が必要です。

既存データの移行計画

これまで使っていた古いメールシステムやスケジュール帳のデータを、新しいグループウェアへどう移行するかを綿密に計画する必要があります。特に過去のメール履歴や、すでに入っている先の予定を消さずに移行するには専門的なノウハウが必要となります。

グループウェアの費用相場

グループウェアの費用は、基本的に1ユーザー（1アカウント）あたりの月額課金制が主流です。

初期費用

クラウド型グループウェアでは、初期費用が不要または低額で利用できるサービスが多くなっています。
一方で、既存システムからのデータ移行やアクセス権限の設定、利用環境の整備、操作説明会の実施などを依頼する場合は、別途費用が発生することがあります。特に全社展開や複数拠点で利用する場合は、導入支援や運用設計を含めて検討することが重要です。

月額利用料

グループウェアの利用料金は、一般的に1ユーザーあたりの月額課金制となっています。中小企業向けのグループウェアでは数百円程度から利用可能なものもあり、大規模組織向けのサービスや統合型グループウェアでは、利用機能やライセンスに応じて数千円程度となる場合があります。メールやスケジュール共有を中心とした利用なのか、業務アプリ作成や高度な権限管理まで必要なのかによって適切な製品や料金プランは異なります。

グループウェアの費用は、さまざまな要因で決まります

月額費用は一律ではなく、利用人数や必要な機能、企業規模などによって変わります。
自社の利用目的や環境に合わせて、最適なサービスとプランを選ぶことが重要です。

1 利用人数

ユーザー数が増えるほど、月額費用も高くなります。1ユーザーあたりの課金制を採用しています。

例）50名／100名／300名

2 利用機能・プラン

メール・スケジュールなどの基本機能のみか、ワークフロー・業務アプリ・ストレージなど高度な機能まで利用するかで、選ぶプランや料金が変わります。

例）基本プラン／フル機能プラン

3 企業規模・組織体制

社員数や拠点数、部門構成、権限管理の複雑さなどにより、必要な機能やサポート体制が異なり、費用にも影響します。

例）小規模／中小企業／中堅・大企業

月額費用の決定

左記の要因1から3をもとに、自社に最適なサービスとプランを選ぶことで、無駄のないコストでの運用が可能になります。

例）数百円〜数千円／ID

※

実際の料金体系や算出方法は製品・契約プランによって異なります。