お客様導入事例　ノーク・ホームズ株式会社 様 お客様との契約書類や竣工後の図面などをBoxへ電子化して文書管理の強化を実現。

福井県福井市に本社を置くノーク・ホームズ株式会社^* は、北陸の気候・風土を活かした「高性能なパッシブデザイン」で設計された「北陸に最適な家づくり」をテーマに、地元福井に根ざした注文住宅づくりを行っています。

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2019 年秋、設計部の社員から、業務に集中するためにテレワークを行いたいという希望を受け、同社ではテレワークの導入を決定。同社設計部主任の山崎陽子氏は「それまでは社内でファイルサーバを使ってファイルの共有を行っていましたが、ファイルサーバではテレワーク対応が難しいことから、その際には別のクラウドストレージを導入しました」と言います。
導入によりテレワークの社員とも安全にファイルのやり取りが可能になった一方で、別の課題が出てきました。「そのクラウドストレージは、クラウドとPC の同期に時間がかかったり、設計部のテレワークで重要だったCAD データがうまく取り扱えなかった事もあって、すぐに見直すこととなりました」と語ります。

ノーク・ホームズ株式会社

設計部 主任
山崎 陽子 氏

見直しにあたり、同社ではいくつかのクラウドストレージを比較検討しましたが、「CAD のデータの取り扱いを考慮すると、Box 以外の選択肢はありませんでした」（山崎氏）ということから、Box の導入を決定。あわせて、使用している複合機と連携できることからRICOH カンタンストレージ活用 for Box（以下、カンタンストレージ活用）をあわせて導入しました。
同社総務部主任の新清梨香氏は「これまでは、ファイルサーバの共有フォルダに一旦スキャンデータを保存して、PCで個人のフォルダに移動していましたが、カンタンストレージ活用では複合機の操作パネルから自分のフォルダを指定して保存できるようになったので、フォルダ移動の手間がなくなり、また共用フォルダにファイルを置き忘れるということもなくなりました」といいます。
山崎氏は「既に使っていたクラウドストレージにもかなりファイルを入れていたので移行が大変でしたが、リコージャパンがサポートしてくれたので、スムーズに移行することができました」と語ります。

ノーク・ホームズ株式会社

総務部 主任
新清 梨香 氏

容量無制限のBox を導入したことにより、同社ではペーパーレス化を推進していきます。
設計部では「これまで施工したお客様ごとに施工図面などをまとめて一冊ずつファイリングしてオフィスの棚に保管していましたが、これらをすべてスキャンしてBox に格納し、壁一面の棚にあったファイルをほぼ無くすことができました。また、設計の段階でお客様からのご希望を伺ったヒヤリングシートや、施工中、引き渡し時に現場で使う紙のチェックシートなども、カンタンストレージ活用を使って次々とデータ化して保存しています。
さらに、Box 導入により外部との大容量ファイルのやり取りも簡単にできるようになったことから、印刷会社に依頼して図面を製本してお客様にお渡しするサービスを始めました」（山崎氏）といいます。
広報部の山本恵氏は「施工した物件は竣工時にプロカメラマンに撮影してもらうのですが、この写真もBox に格納し、全社で共有し、プロモーションなどにも活用しています。また、折込広告なども以前は現物を保存していましたが、これもデータ化して保存するようになりました」。また、総務部でも「請求書や業者と締結した契約書はすべてスキャンして、部内で共有できるようにしています」（新清氏）といいます。

新型コロナウイルス感染拡大を受けて同社でもテレワークを実施することになりましたが、山崎氏は「すでにクラウド前提の使い方になっていたため、在宅勤務も柔軟に対応することができました」といいます。
Web 制作や広報用の動画編集を担当している山本氏は「特に動画の編集を行うときは作業に集中したいので、積極的に在宅勤務を行っています。動画はスマホで撮影することも多いのですが、Box に入れてしまえば容量に制限のあるスマホのデータは削除できるので、とても便利です。また、在宅中に会社にある資料も、同僚にスキャンしてもらえばすぐに見ることができるので、在宅勤務でも業務をスムーズに進められて重宝しています」と語ります。

同社は現在株式の上場準備を進めています。新清氏は「上場に向けて、文書やデータを慎重に取り扱うことが求められていますが、その一方で利便性や効率性も考慮しなくてはいけません。その点で、Box ではアクセス権限の管理などもやりやすく、管理強化と使い勝手を両立できるのではないかと考えています」といいます。
最後にリコージャパンの対応について伺ってみると、「比較的近くに支店があるから、というわけでもないとは思いますが、連絡するとすぐに対応していただき、いろいろなこともお願いしやすい存在です。このBox の導入でも色々サポートいただき助かっています。今後は上場に向けたさまざまな対応や、電子帳簿保存法対応など、さらにいろいろな面で支援いただければと思います」と語ってくださいました。

ノーク・ホームズ株式会社

広報部
山本 恵 氏