オフィスの書類整理のコツは？デスクや棚、新しいワークスタイルの書類整理術

オフィスでの書類整理は、業務を優先することから後回しになりがちです。また面倒に感じやすいものです。

しかし書類整理がきちんとされたオフィスは、多くのメリットを生み出します。

オフィスの書類整理にまつわる課題として、次のことが挙げられます。

オフィス内に放置された大量の紙書類は、そのままでは必要なときに必要な書類を探し出すのが困難です。また従業員が個々に管理している場合には余計に利用しにくくなります。

また機密情報を含んだ書類が整理されていないと、情報漏洩のリスクが上がります。

整理されていれば、必要な書類がすぐに取り出せるため、作業効率が上がり、業務に集中しやすくなります。結果的に生産性向上につながるでしょう。

機密情報が記載された書類が整理されていれば、保管場所も他の書類とは別のところに移せるため、セキュリティを高めることができます。

書類整理がされていればペーパーレス化を進めやすくなり、収納・管理コストの削減に寄与します。

紙の書類をデータ化して共有しておくことで、従業員が必要なときに利用できるため、利用の幅が広がります。

オフィスの書類整理のコツをご紹介します。

書類はジャンルごとに分類し、まとめておくことで見つけやすくなります。バインダーなどへまとめる、インデックスをつけるなどすれば、容易に分類できます。

書類は利用された後に元に返却されないと、次の利用者が困ってしまいます。定位置を決めておき、必要なときにすぐに利用できるようにルール付けすることが大切です。

書類はデータ化すると利便性が向上します。一度に全部をやろうとせず、必要性の高いものから順にデータ化を進めるのをおすすめします。データ化の方法としてはスキャンやAI-OCRなどがあります。

フリーアドレスやハイブリッドワーク、ABW（Activity Based Working/ アクティビティ・ベースド・ワーキング）などの比較的新しい働き方を導入している場合、従来と同じようには書類を整理しにくくなります。そこで、新しい働き方を推進するオフィスにおける書類整理術をご紹介します。

フリーアドレスで固定席がない場合には、各自が所有する書類を保管するスペースがありません。個人ロッカーを決めて、その中に保管してもらう方法が一般的です。

業務を行うときには移動可能なワゴンに、必要に応じて荷物や書類を置いて利用できるようにするのも一案です。

オフィスのキャビネットに書類を保管している場合には、そこから持ち出す際にクリヤーホルダーや持ち運び用バッグに入れる運用にする方法もあります。

フリーアドレスの座席の利用ルールを定めておき、利用が終われば紙書類は整理して元に戻す、掃除をするなどの利用ルールを決めるのもおすすめです。

紙書類はできるだけデータ化したほうが新しい働き方にマッチしますが、紙書類のままのほうが良いケースもあります。現状を把握した上でデータ化するべきか紙書類として残すべきかを適切に検討することをおすすめします。