フリーアドレス導入に失敗する10の原因｜失敗しないためのコツも徹底解説！

導入の目的が明確になっていないと失敗してしまう恐れがあります。他社の導入を真似するだけでは、目的意識の希薄化が目立ってしまいます。

従業員からの理解がないと、従業員も自発的には行動しません。あらかじめそこで導入のメリットや労働環境の変化などの目的を、従業員1人ひとりに周知させておく必要があります。

オフィス環境が整っていないと、導入しても失敗してしまう恐れがあります。あくまでフリーアドレスは、柔軟性ある働き方を実現させたものです。

たとえば、デスクトップパソコンや固定電話が多いオフィスだと、導入そのものが難しい場合があります。ノートパソコンの用意や会社用スマートフォンなど用意しておく必要があります。

柔軟性ある働き方を実現させるために、どの席でも仕事ができるような環境を整えましょう。

導入しても、座る席が固定化してしまう可能性があります。たとえば新入従業員にとって、頻繁に上司が使う席に座るのは躊躇してしまうものです。つまり座る席を従業員に選ばせるだけでは、フリーアドレスが浸透しない可能性があります。

はじめは「席をくじ引きで決める」「ルールを設ける」などで、従業員の精神的負担を減らしましょう。

フリーアドレスを導入する際には「退社時にデスク上の書類を片付ける」というルール化が必要です。離席時や退社時に書類を片付ける行為を「クリアデスク」といいます。クリアデスクが守られないと、結局ワークスペースが固定されます。

対策としてパーソナルロッカーで私物や書類を管理できるスペースを確保するなど必要があります。

運用のルールが定まっていないと、失敗してしまう恐れがあります。従業員によっては、自分以外のスペースで仕事をすることに不快感を覚える可能性があるからです。

前述の「クリアデスク」をはじめとして、最低限のルールは必要です。たとえば、離席時や退社時に机周りを清掃する、などのルールを決めておく必要があります。

書類を広げたままだったり、掃除が行き届いていなかったりすると、オフィス内でもセキュリティ上の問題や従業員同士のトラブルが発生してしまう恐れがあります。従業員1人ひとりが満足して清々しく利用できるようなルールを設けましょう。

コミュニケーションの機会を重視しすぎると、導入しても失敗してしまう恐れがあります。

部署やチームの垣根を越えたフリーアドレスは、社内のコミュニケーションを向上させます。しかし、雑談が多くなってしまうと集中したい従業員に迷惑がかかってしまい、生産性が落ちてしまいます。

集中したい環境を求める従業員に向けて、会話禁止エリアの創設や隔離スペースの確保も視野に入れましょう。

フリーアドレスを導入するうえで、セキュリティ対策は必須です。なぜなら、固定化された席ではない分、慣れない顔ぶれの出入りが激しいからです。

特に事務所が広かったり従業員人数が多かったりすると、社内に誰がいるのか把握するのが難しくなってしまいます。社内に誰がいるのかわからなかったとしても、情報漏洩を防止する施策が必要です。

入退室の管理やセキュリティに関する教育の実施をしておきましょう。

フリーアドレスが定着しないと、失敗してしまう恐れがあります。従業員へのフォローが重要になってくるからです。

前述の「導入目的が明らかになっていない」で紹介した内容を、従業員にも知らせておく必要があります。たとえば、従業員の出退勤を管理する人事部門に、フリーアドレス導入後の管理をすべて任せてしまうと、負担が増えてしまいます。

「なぜ導入したのか」を従業員に向けて説明する機会を設けましょう。

フリーアドレスは、席が決まっていないので教育担当と新入従業員が近くに座っているとは限りません。従来のオフィスであれば、教育担当の隣に新入従業員に座ってもらうような施策が容易にできます。

しかし、フリーアドレスの場合は近くに座るのが決まっていないので、新入従業員にとって不安を与えてしまう恐れがあります。どこの席に座ってもいいように、定期的に教育担当と新入従業員が話せる機会を設けましょう。

居場所が把握できるようなものがないと、フリーアドレスを導入しても失敗してしまう恐れがあります。例えば該当の人に用事があるとします。

該当の従業員を探すのに手間や時間がかかってしまうと、本来の用件を始めるまでに時間がかかってしまいます。そこで、座席管理システムなどの導入を検討しましょう。

RICOH Spacesは、会議室・座席・受付・駐車場などの予約操作がシームレスになり、業務の負荷を軽減します。

フリーアドレスは柔軟な働き方を実現する一方で、チーム間の連携が希薄化しやすいという問題があります。そこで注目されるのが「グループアドレス」です。
これは部門やプロジェクト単位でゾーニングを行い、近接性を確保することで、情報共有や意思決定のスピードを維持します。完全固定席ではなく、一定の自由度を残しつつ、チームの一体感を担保できるハイブリッドモデルです。
導入にあたっては、ゾーンの柔軟性、座席予約システムの活用、利用率のデータ分析が重要です。特に、プロジェクト型業務や高頻度のコミュニケーションが求められる部門では、グループアドレスが向いている場合があります。

在席率を計測すると、フリーアドレスが適しているかの判断にも活用できます。どれだけの席を確保すればいいかを判断できるからです。

在席率の算出項目は下記の通りです。

上記の項目を曜日や時間帯ごとに計測していきます。ここで計測したものを参考に、在席率の高い部署や低い部署を把握し、座席数や環境などをどれだけ整備すればいいか明らかにします。

フリーアドレスが適しているのか、前述のグループアドレスが適しているのか判断できるので、事前に計測しておきましょう。

ABWとはActivity Based Workingの略で、最適な作業場所を決められる働き方です。ABWを導入すれば、業務の効率化も見込めます。

たとえば、個人で集中したい従業員向けて個室を置くことを検討するのも1つです。また、新しい発想を生み出したい従業員に向けて、複数人を集めてコーヒーを飲みながら作業するスペースを用意するのも良いかもしれませんね。
業務内容によって、適した作業場所を柔軟的に選べるようなものを検討しましょう。

フリーアドレスを導入する前に、従業員に向けた運用のルールを作成しておくとスムーズです。なぜなら、席を決めるのも従業員1人ひとりの責任がかかるからです。

つまり、従業員が清々しく仕事ができるように、最低限の運用ルールを作成しておく必要があります。たとえば、書類や私物を管理する方法や座席の清掃方法などがあげられます。

客観的な目線やアンケートを集めて、最適なルールを作成していきましょう。

座席管理システムを導入すると、管理が一元化できるのでおすすめです。従業員にとっては、座席の予約やキャンセルがリアルタイムで実施でき、該当の従業員がどの席に座っているのか検索できる機能なども搭載されています。

専用のアプリを使ってスマートフォンから閲覧や管理もできます。また、管理者にとっては勤怠のログを出力できるので、管理の手間を削減できるのが特徴的です。

業務効率化を目的に、座席管理システムの導入を視野に入れておきましょう。

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また、機密性の高い情報を取り扱っている業務でも注意が必要です。フリーアドレスで隣の人と仕切りが無い場合、情報を見ることができる状態だと、情報漏洩のリスクなどが生じる可能性があります。

フリーアドレスに向いている職種は、外回りが多い営業職やリモートワークができる職種があげられます。また、導入の目的が明確になっている場合も向いています。

たとえば、外回りが多い営業職は在席率が低い職種です。リモートワークできるようなエンジニアやデザイナーなども、固定した席が必要ありません。

ただ注意点として、前述の通りセキュリティ面で気をつける必要がある業務の場合、十分な教育が必要です。フリーアドレス導入の目的を明確にしつつ、在席率が低い職種で導入を検討していきましょう。

フリーアドレス導入で失敗しない手順は、下記の通りです。

上記については前述の通りですが、この手順を守るとフリーアドレス失敗の可能性を低くできます。特に導入の目的を明らかにする場合は、目標の数値化も効果的です。

どれほどの効果が見込まれるのか、目標値を従業員に報告する際にも活用できます。またレイアウトや座席数を決める際、従業員からの声を集めると効果的です。

集めた声をもとに効果的な運用ができるよう、専門家の意見を取り入れるのも視野に入れておきましょう。

今回は、フリーアドレス導入で失敗してしまう原因や解決するコツなどを紹介しました。失敗しないように、導入目的を明らかにしたり運用ルールを設けたりするなど、工夫していくのが重要になっていきます。

また、より効果的に運用していくには、グループアドレスの導入や座席管理システムの導入などを検討していく必要があります。フリーアドレスを導入する前や導入してから失敗しないように、ご自身の会社にあった方法を活用していきましょう。