フリーアドレスにおすすめの便利グッズ10選｜よくある課題や質問も徹底解説！

自分専用の席がないため、毎日仕事道具を持ち運びする必要があります。これは、荷物が多くなり重くなるという課題を引き起こします。

特に、書類や本などの紙媒体を多く使う従業員は持ち運びが大変です。仕事道具を紛失したり、忘れたりするセキュリティリスクも高まります。また、仕事道具を持ち運びする時間や労力、帰る前の保管場所などを考える必要があります。

従業員間のコミュニケーションが活発化することで、周囲の話し声や音が気になるといった課題もあります。集中して作業をしたい従業員は、雑音や話し声によって集中力が低下し、ストレスを感じてしまう可能性があります。

こういった影響は、従業員の健康やモチベーションにも影響を与えるかもしれません。

従業員が自由に席を変えることで、メンバーの所在が分からないことも課題です。とくに、部署やチーム内で情報共有や連絡を取りたい場合は、探す時間や手間がかかります。

また、新入従業員など新しい従業員は、仕事で関わるメンバー従業員の顔と名前を覚えるのも時間がかかってしまいます。

このような課題に対しては、座席管理やフリーアドレス管理のツールを導入し、従業員の所在を把握できるようにすることで改善可能です。

RICOH Spacesは、会議室・座席・受付・駐車場などの予約操作がシームレスになり、業務の負荷を軽減します。

モバイルバッグは、軽量でコンパクトなものが多く、デスクに置いても邪魔になりません。また、開口部が大きく開くものや、ポケットが多く仕切られているものなど、出し入れしやすい構造になっているものも多くあります。大きさも種類があるので、オフィスの需要に合ったものを選ぶのもポイントです。

フリーアドレスでは電源のある席を確保できないことがあります。そのような時に電源の代替品になるものがモバイルバッテリーです。
スマートフォンのモバイルバッテリーより大きめですがノートパソコンも充電できます。電源コンセント、USBなど接続を選べる点も良いところです。
複数台のモバイルバッテリーを運用する際には、モバイルバッテリーを戻すステーション（充電台）で運用すると便利です。借りる場所・返す場所を定めることによって、的確な運用ルールで進めることができます。

ノートパソコンだけだと画面が狭く、作業効率が落ちる可能性があります。ポータブルモニターは薄型で軽量なサブディスプレイ。USB-Cケーブルで接続するだけで、どこでもデュアルディスプレイ環境を作れます。
イメージは「ノートパソコンの横に置く薄い板状の画面」。資料を見ながら作業する人や、複数ウィンドウを同時に使う人に最適です。

プライバシーフィルターは、ノートパソコンの画面に貼る薄いフィルムで、正面からは見えるけれど横からは真っ黒に見える仕組みです。
覗き見防止に加え、ブルーライトカット機能付きなら目の疲れも軽減できます。
取付方法もしっかり留めたいシールタイプや簡単に着脱できるマグネット方式などさまざまなタイプがあり、手軽に実行できるセキュリティ対策です。

フリーアドレスでは周囲の会話や電話が気になることがあります。ノイズキャンセリングイヤホンを使えば、雑音を遮断し集中力を維持できます。
オンライン会議でクリアな音声を確保できます。そのため「相手の声が聞こえないため自分も声を大きくしてしまう」といった無意識の行動を防ぐ一助にもなります。

毎回異なる机や椅子を使うため、姿勢が崩れる場合があります。折りたたみノートパソコンスタンドなら、好みの高さに調整でき、肩や腰への負担を軽減します。軽量で持ち運びやすいタイプがおすすめです。

ケーブルや充電器、USBメモリなどの小物は散らかりやすいものです。ガジェットポーチは、これらをまとめて収納するためのコンパクトなケースです。ガジェットポーチを使えば、必要なアイテムをまとめて収納でき、移動時もスムーズです。メッシュポケット付きで中身が見やすいタイプが便利です。

ケーブル自体を結ぶとケーブルが傷んでしまう可能性があり収納に困りがちです。そのようなときに活躍するものがケーブルクリップです。
洗濯ばさみのようにはさむタイプ、面ファスナーや折り曲げて繰り返し使えるタイプ、などがあります。マグネットで固定してケーブルの落下や散乱を防止するタイプもあります。
様々な色あい、素材、動物などデザインなど多種多様で楽しみながら整理ができます。

固定席、机の備え付けの引き出しに比べると、従業員によってはパーソナルロッカーでは容量が不足する場合があります。入りきらない荷物を床に直置きすると見た目が悪く、衛生面で不安を感じる従業員の方もいらっしゃいます。
単純な取り組みですが、かご設置しておけば荷物をまとめて収納できます。

ホワイトボードで空席状況を表示する運用は、シンプルで低コストな方法として有効です。しかし、いくつか注意点があります。メリットとデメリットを挙げてみました。

1. 誰でもすぐ確認できる
デジタルツールが苦手な人でも、視覚的にわかりやすい。
電源不要なので停電やシステム障害時も使える。

2. 導入コストがほぼゼロ
ホワイトボードとペンだけで始められる。

3. 柔軟に運用できる
席のレイアウト変更や特別ルールを簡単に書き換え可能。

1. リアルタイム性が低い
席を移動した人が更新を忘れると情報がすぐ古くなる。

2. 規模によっては不向き
座席数が多いと管理が煩雑になり、ボードが見えない場所も出る。

3. 遠隔確認ができない
出社前に空席状況を確認できないので、混雑時に不便。

出社時に「どこに座ろう？」と悩む時間を減らし、スムーズに業務を開始できます。最近では、スマホアプリや社内ポータルから簡単に予約できるシステムが増えており、座席の空き状況をリアルタイムで確認できる機能も便利です。これにより、朝の席探しストレスを大幅に軽減できます。

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従来のホワイトボードを電子黒板に置き換えることで、フリーアドレス環境でもチーム間のコラボレーションが向上します。
活用シーンとしては、ブレインストーミングでアイデアを付箋風に書き込み、並べ替えや色分けをしながら議論を進める方法が挙げられます。また、進捗管理にも適しており、タスクをボード上で共有し、担当者や期限を明示することで、チーム全体の状況を把握しやすくなります。
さらに、ハイブリッド会議では、出社しているメンバーとリモートメンバーが同じボードを見ながら議論できるため、物理的な距離を感じさせないスムーズなコミュニケーションが可能になります。

フリーアドレスでは、チームメンバーが離れた席に座ることが多く、ちょっとした相談や情報共有が難しくなります。
ビジネスチャットを使えば、物理的な距離を感じさせずにコミュニケーションが可能です。さらに、オンライン会議機能を併用すれば、打ち合わせもスムーズに進められます。

こうしたデジタルツールを導入することで、フリーアドレスの課題である「席探し」「コミュニケーション不足」を解消し、快適で効率的な働き方を実現できます。

文房具を共用のものとして会社で設置し、使い終わったら元の位置に戻す運用がおすすめです。フリーアドレスでは、個人が文房具を持ち歩くのは非効率です。そのため、共用文房具ステーションを設置する運用が効果的です。

フリーアドレスのオフィスでは、以下のようなポイントに注意する必要があります。

ゴミや食べ物のかすなどは捨てましょう。
先ほど書いた共用文房具ステーションに消毒液やウェットティッシュを置いておくと利用者が自発的に行いやすい環境とすることができます。

パソコンやスマートフォンにはパスワードをかけたり、画面フィルターをつけたりしましょう。
また、書類やメモなどは適切な場所に保管するようにし、不要な場合はシュレッダー処理をするようにしましょう。

フリーアドレスでは、メンバーの所在が分かりにくいことがあります。
その場合は、コミュニケーションツールや社内で使えるSNSサービスを活用して、連絡や情報共有しましょう。

フリーアドレス用の収納グッズを選ぶ際には、以下のようなポイントに気を付けてください。

収納グッズ自体が重かったり大きかったりすると、持ち運びが大変になります。
また、デスクやロッカーに置くスペースも取ります。
軽量でコンパクトなものを選ぶことで、移動や収納が楽になります。

収納グッズは、出し入れがしやすいものが便利です。
開口部が大きく開くものや、ポケットが多く仕切られているものなどがおすすめです。
また、中身が見える透明なものや、色分けできるものも便利です。

収納グッズは、機能性だけでなくデザイン性にもこだわると良いでしょう。
例えば、耐荷重や防水などの機能を持つものや、カラーや柄などのデザインを好みに合わせて選ぶことで、仕事のモチベーションや気分を上げられます。

フリーアドレスのオフィスは、柔軟な働き方を実現するための有効な手段ですが、そのメリットを活かすためには、適切なグッズやツールの選択が重要です。

本記事では、フリーアドレスにおすすめの便利グッズ10選をご紹介しました。

これらのグッズは、フリーアドレスのオフィスで快適に効率的に働くために役立つと思います。

RICOH Spacesは、会議室・座席・受付・駐車場などの予約操作がシームレスになり、業務の負荷を軽減します。