【担当者必見】フリーアドレスがストレスになる5つの要因｜ストレスを感じさせないためのコツも徹底解説！

ただし、仲が良い従業員同士がフリーアドレスで隣り合って仕事すると、ついつい話が盛り上がることもあります。すると、自分が仕事をしたくても相手に話しかけられてストレスを感じる場合があります。

仲が良い従業員同士が集まることによる弊害は、仕事の能率が低下するだけでなく、周囲に迷惑をかけてしまうケースもあります。本人同士は、小声で会話しているつもりでも、周囲からすれば迷惑に感じることがあります。

席が固定されている会社の場合、何も考えなくても自分の席が用意されています。一方で、完全フリーアドレス制を採用している会社の場合、自分がどの席を利用するか検討する必要があります。
人によっては席を選ぶことがストレスになるケースがあります。また、ある程度自分が使用する席が決まっている場合でも、隣に誰が座るのかが把握できないのもフリーアドレスの特徴です。
もし、あまり話をしたことがない従業員が隣となった場合、気まずい雰囲気となりストレスを感じてしまいます。特に、人と話をするのが苦手な方は集中力の低下を招く可能性もあります。

完全フリーアドレス制を採用した場合、同じ部門の従業員であっても席が分散します。固定された席である場合はスムーズに会話できますが、フリーアドレスの場合はどこにいるのかを把握するのが難しいです。

従業員にスマートフォンや携帯電話などを支給している場合、電話連絡により居場所を特定可能です。また、フリーアドレスの管理を容易におこなえるシステムを導入することで、誰がどの席にいるのかを把握可能です。
もし、上記のような対応を図っていない場合、対象の人を探すこと自体にストレスを感じてしまいます。

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フリーアドレスを採用することで、OJTを進めづらいという点が挙げられます。実務的な教育をおこなう場合は、実際に仕事をしながら実戦形式で教育するOJTが有効的です。OJTは、基本的に新入従業員や配属されたばかりの従業員が、先輩から教えてもらう形で進めます。

フリーアドレスの場合、教えてもらう側としては、近くに指導員となる先輩従業員がいないことでコミュニケーションが取れず、ストレスを感じてしまうことがあります。これがきっかけで、新入従業員が孤立を感じて退職してしまう可能性もあります。

フリーアドレスの場合、常に同じ席で仕事するわけではないため、その日の仕事が終了した段階で毎回席から物がない状態に戻す必要があります。

ノートパソコンなどのデバイスだけで仕事できる従業員は、手間ではありません。一方で、書類や文房具などを使って仕事する従業員にとっては、毎回荷物を片付けるのが大変な場合があります。また、メモなどの付箋も仕事終わりに毎回剥がさなければいけません。このひと手間がストレスと感じてしまうケースもあります。

固定席を導入していた会社が、いきなり完全フリーアドレスを導入しても従業員は戸惑うものです。よって、いきなりすべての席をフリーアドレス化するのではなく、一部のエリアから段階を経てフリーアドレスを進めるなどの対応が必要です。

例えば、固定席を用意しつつフリーアドレスの席をいくつか用意して、必要な場合のみ利用するなどの方法があります。これにより、フリーアドレスの使い方などを理解してもらい、最終的に完全フリーアドレス化する方法がおすすめです。

また部署単位でフリーアドレスを導入することも有効です。

フリーアドレスのレイアウトは、特にどのようなものを導入しなければならないなどのルールはありません。導入する会社が、目的を達成するために必要なレイアウトを採用する形が一般的です。

フリーアドレスでストレスを感じる原因として、人見知りの場合は隣に知らない従業員が座るのを嫌がるというケースがあります。そこで、背面式のレイアウトにすることで、真向かいの人との目線が合うことを少なくし、プライバシーを確保して仕事に集中できるよう考慮するのも一つです。

フリーアドレスのレイアウトには、ほかにも以下があります。

特徴：机を向かい合わせに配置し、従業員同士が顔を合わせやすいスタイル。

メリット：コミュニケーションが取りやすく、チーム作業に向いている。

デメリット：視線が気になる場合があり、集中作業には不向き。

特徴：机を横並びに配置し、全員が同じ方向を向くスタイル。

メリット：集中しやすく、視線のストレスが少ない。

デメリット：コミュニケーションが取りづらい。

特徴：机を互い違いに配置し、視線がぶつからないよう工夫したスタイル。

メリット：プライバシーを確保しつつ、オープンな雰囲気を維持できる。

デメリット：スペース効率はやや低い。

特徴：長いカウンターに椅子を並べるスタイル。カフェやバーのような雰囲気。

メリット：短時間作業や軽作業に向いている。省スペース。

デメリット：長時間作業には不向き。

会社がフリーアドレスに求める狙いを達成できるレイアウトであると同時に、利用者にとってストレスを与えにくいレイアウトとすることも重要です。

フリーアドレスの場合、固定席のように荷物を置きっぱなしにして退社できません。そこで、個人用のロッカーを準備することで対策を取れます。
それ以外にも、付箋やセロハンテープなど会社での共有物が収納できるスペースがあると、片付けの手間を減らせます。

フリーアドレスでは、従業員同士のコミュニケーションを図る目的で導入する場合が多いです。ただし、従業員によっては仕事だけに集中したい場合もあります。

運用側の持っておきたい考え方として、従業員に過度なストレスを与えないようにコミュニケーションを強要しない対応が必要です。また、会話禁止など仕事に集中できるようなエリアを設けることを検討しても良いでしょう。

フリーアドレスにより、従業員がどの席で仕事しているのかを把握できずにストレスを感じている場合、座席管理システムを導入するのがおすすめです。座席管理システムとは、フリーアドレスにおいて座席の予約やチェックイン・チェックアウトなどを容易に行えるシステムのことです。

フリーアドレス制では、毎朝「どこに座ろう？」と悩むことがストレスとなる場合があります。座席管理システムなら、スマートフォンやPCから簡単に座席予約が可能です。リアルタイムで空席状況を確認できるため、出社前に自分の席を確保できます。これにより、朝の混乱や心理的負担を軽減できます。また、現時点での検討している座席周辺の予約状況を把握できるので、コミュニケーションの不安も減らせます。

フリーアドレスでは、同じ部門のメンバーが分散し、居場所がわからないことが業務効率を下げる場合があります。座席管理システムは、座席利用状況をリアルタイムで表示し、誰がどこにいるかを簡単に確認できます。スマートフォンやPCから検索できるため、探す手間やストレスをなくし、スムーズなコミュニケーションを実現します。

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座席予約システムや管理アプリを導入している場合、その利用データは価値があります。どの席が人気なのか、どの時間帯に混雑するのか、利用率が低いエリアはどこかを分析し、レイアウトやルールを柔軟に調整しましょう。
例えば、集中スペースの利用率が高ければ最大利用時間を設けて多くの人たちが利用できるよう運用ルールを更新したり、集中スペースの増設を検討したり、逆に利用率が低いエリアはチームミーティング用に転換するなど、データに基づいた改善が効果的です。

フリーアドレスの導入に失敗してしまう主な理由は、導入目的が不明確なまま導入してしまうことです。「他社が成功していたから」などの安易な理由で導入しても、成功しにくいです。

フリーアドレスは1987年に日本で発案された、といわれています。当時は、外回りの多い営業職の従業員は席を共有化して、空席を減らす狙いがありました。

ただし、固定電話が主流で携帯電話が普及していなかったため、定着しなかったのです。現代では、携帯電話も普及して座席管理システムなどの便利な仕組みが登場したことで、徐々に運用しやすい環境が整ってきています。

さらに、2017年から政府が推進している働き方改革関連法により、従業員の多様な働き方を実現するためにフリーアドレスが最適という側面もあります。決して日本人ワーカーに向いていないとは言えず、むしろ積極的に導入した方がよい会社も多いです。

フリーアドレスを導入するにあたって、利用者のストレスには十分な配慮が必要です。特に、コミュニケーション面でストレスを感じる場合が多いため、従業員にコミュニケーションを強要しないなどを配慮する必要があります。

フリーアドレスをストレスに感じる従業員が多い場合、導入そのものが失敗だったということになりかねません。今回紹介したポイントに注意して、ストレスを与えないような構成や運用の見直しを検討なさってみてください。