ハドルスペースとは？メリットから目的別の例、課題別設置ポイントまで解説！

オフィス内におけるハドルスペースの役割は、必要なときにいつでもすぐにミーティングが始められる環境を提供することにあります。

多くの企業が抱える会議室が常に満室で予約が取れないという慢性的な会議室不足を解消するだけでなく、わざわざ会議室を押さえるまでもない数分程度のちょっとした打ち合わせや、立ち話の延長線上での情報共有に最適です。

また、業務中に生じた疑問をその場ですぐにチームメンバーとすり合わせたり、思いついたアイデアを即座にブレインストーミングしたりできるため、業務効率や意思決定のスピードを劇的に向上させるという重要な役割も担っています。

ハドルスペースは、従来の会議室とは一線を画しています。主に次の点で異なります。

※企業ごとの運用によってハドルスペースを予約制にする場合があります。

ハドルスペースは、従来の会議室と比べて、機密性が低く、オープンスペースを用いて確保されることが一般的です。また、6人以下の少人数が気軽に集まり、数十分の話し合いを行うのが一般的です。

オープンスペースは、オフィス内に設けるスペースの一つで、壁などを設けず、開放的な空間で従業員のリフレッシュや従業員同士の交流などが可能なスペースです。

一方で、会議室は完全に個室であることが多く、比較的、機密性が高いと言えます。また会議時間は1時間前後で規模に応じて人数は問いません。会議室の予約システムを採用している企業も多くあります。

ハドルスペースは会議室と比較して、誰もがすぐに利用できる利便性の高さが特長です。

そのようななか、フリーアドレスなどの固定席を設けず、オフィススペースを必要な人員が効率よく利用するといった使い方が浸透しています。ハドルスペースは、空いたスペースを効率的に利用してミーティングを行うスペースとして、新しいワークスタイルとの親和性が高いといえます。

また、リモートワークの従業員が常に存在することから、社内コミュニケーションの希薄化が同時に問題視されています。そこでより気軽に従業員同士の話し合いを促進する環境を設けることで、気軽な雑談から業務の打ち合わせまで幅広い用途で利用が進み、社内コミュニケーションの活性化につながります。

海外の企業と比較して日本企業の会議時間の長さを問題視したニュースを耳にしたことがある方もいらっしゃると思います。
この問題を解決するために、ファシリテーションや参加人数、会議時間等で調整されてきましたが、他に「場所を変える」という方法もあります。その一つがハドルスペースです。

ハドルスペースで会議を行えば、必ず会議が効率化するとは限りませんが、より気軽に短い時間で、少人数で集まれる環境を設けることで、従来の日本の会議の非効率さの問題を解決する要素の一つとなる可能性があることから、注目を集めています。

ハドルスペースを設けることは、一般的に会議室を新たに設けるよりもコストを抑えられます。またオフィスの有効活用にもつながります。大掛かりなミーティングスペースを設けるよりも、ハドルスペースなら、簡易テーブルやソファなどを設ければすぐに環境を作ることができます。その意味で環境作りもコストと手間が省ける点がメリットといえます。

小規模オフィスでは会議室の設置が難しく、ミーティングスペースを設けるにしても、スペースが限られてしまいます。ハドルスペースであれば、間仕切りやドアを設置する必要はなく、執務スペースの一角に、テーブルやスツール、ソファなどを設置するスペースがあれば導入できます。

機密性が求められないWeb会議であれば、ハドルスペースでも実施することができます。Web会議に必要な設備さえ導入すれば、リモートからの参加者を交えたミーティングを手軽に実施できます。

リモートワーク中の従業員との遠隔ミーティングを含むミーティングスペースを確保する目的で設置する場合は、効率的にWeb会議が行えるシステムの導入・設置が求められます。

リコージャパンでは、「RICOH Smart Huddle」というコンセプトのもと、オフィスとワークスタイルのデザイン・設計をご支援しており、その取り組みの一環としてさまざまな提案例をご案内しています。
そのなかでは、可動式の縦型ディスプレイにリモート先の人を等身大で映す仕組みをご提案しています。また360度カメラを設置し、リモート先からも好きなところが見られる仕組みは、1人だけリモートで打ち合わせに参加したときに生じる情報格差を解消するスタイルとしておすすめです。

従来の会議スタイルを見直し、改革する目的であれば、より素早く効率的な会議に変えるために、スタンディングデスクを設置するのも有効です。立ちスタイルの会議は、脳を活性化し、発言も活発になりやすいといわれています。また短時間で行うことを想定しているため、よりスピーディーかつ効率的に会議を進められます。

時には、ある程度プライバシー性を高めながら会議をしたいこともあるでしょう。その場合には、ファミレス風の背もたれの高い座席を設置したり、可動式パーティションで視界を遮ったりすることも有効です。

近年は人材を財産ととらえる潮流がありますが、従業員の健康を戦略的に向上させ生産性を上げる健康経営の一環としてハドルスペースを設けることもあります。

リフレッシュも兼ねた交流を促したい場合には、休憩時間も含めたカフェ風のカウンターを導入し、気軽な会話が生み出される仕組みを作るのも良いでしょう。

従業員の心身のリフレッシュが進み、働きやすい環境となることで、従業員満足度やエンゲージメント向上が期待できます。

近年は、在宅勤務や多拠点で働くなど、従業員がバラバラの場所で仕事をすることが多く、上司と部下との面談の機会が減ってしまいがちです。加えてプライベートな環境下で話し合いを行うスペースが限られており、わざわざ会議室を借りるにしても大掛かりになりすぎる課題があります。

その場合に、吸音パネルを用いた半個室タイプのブースや、周囲の視線を遮るハイバックソファをハドルスペースとして設けることで、オープンスペース特有の気軽さを保ちつつ、圧迫感を与えずにプライバシーに配慮した面談環境を作ることができます。

ディスプレイやプロジェクターを用いれば、会議中に資料を投影したり、プレゼンテーションを行うこともできます。

タッチディスプレイを備えたポータブルモニターは、会議に参加したメンバー間で、PCの画面を共有できます。またタッチペンを用いて書き込みを行うことで、アイデア共有やスムーズな進行による共創を促進します。

また会議の議事録作成アプリを導入すれば、ハドルミーティングの議事録作成を効率化できます。

リコーが提供する文字起こしアプリ「toruno（トルノ）」なら、会議を「文字起こし＋録音＋画面キャプチャ」で記録し、会議の振り返りや共有、議事録作成の下地に利用できます。

Web会議を効率的に行うためのシステムやカメラ、マイク、スピーカーも有効です。マイクやスピーカーは音声をクリアに届けられるため、会議をスムーズに進められます。

ハドルミーティングの良いところは、すぐに気軽にミーティングを始められる点にありますが、そのミーティングの内容に機密情報を含む場合は、セキュリティ面で不安があります。この場合には、ブース型にしたり、パーティションを活用したりすることが解決策となります。

ファミレスタイプのボックス席なら、吸音素材を使用して構築できるため、オープンでありながら比較的、機密を担保できます。

ハドルスペースは、今の時代のワークスタイルや、効率化や生産性向上が求められる課題に合ったハドルミーティングを実現する環境です。

オフィスにハドルスペースを導入する場合には、目的や課題に応じて様々な作り方が可能です。ハドルスペースの作り方に迷いが生じた際には、ぜひリコージャパンにお声掛けください。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様をご支援いたします。

“新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、ワンストップでご支援いたします。

ハドルスペースの導入についてもご支援可能です。弊社の実践事例もご紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。