オフィスにおけるミーティングスペースの重要性

オフィスにおけるミーティングスペースの概念や重要性をご紹介します。

ミーティングスペースとは、従業員同士が気軽にミーティングを始められるオープンなスペースを意味します。リモートワークやフリーアドレスなどの新しいワークスタイルが浸透した中、オフィスにいるメンバーやリモートワーク中のメンバーが、思い立ったときにすぐにミーティングを行えるのが特徴です。

従来の会議室は、前もって会議のスケジュールを決めて予約をし、時間になったら集まるといったスタイルが一般的でした。

新しいワークスタイルでは、思い立ったときに必要なメンバーがすぐに集まって迅速な意思決定やアイデアのブラッシュアップ、創造性の刺激などが行えるのが理想です。

そこで予約なしで手軽にオープンにミーティングを始められ、必要に応じてビデオ会議システムや、デジタル資料を容易に投影できるインタラクティブホワイトボードなどの設備を利用できるミーティングスペースは、新しいワークスタイルに最適といえます。

ミーティングスペースは、ただ気軽に話し合いができる場所であるだけでなく、普段、直接顔を突き合わせて話す機会が減っているリモートワークやハイブリットワークが定着している現代だからこそ重要性が増しています。

社内コミュニケーションの活性化や、一体感および帰属意識の低下などを防止するために、ミーティングスペースは役立ちます。

ミーティングスペースは、主に次のような種類があります。

打ち合わせタイプは上司と部下の1on1*ミーティングや報告や相談を行うチームミーティングなどの打ち合わせに適したタイプで、コラボレーションタイプは主にアイデア出しやブレインストーミングに適したタイプです。

打ち合わせタイプは互いに正面を向き合えるような配置、コラボレーションタイプはランダムに配置し、電子ホワイトボードなどの設備があるとスムーズに行えます。

クローズドタイプは個室のように壁やパーティションで囲まれている、音漏れを防ぐタイプです。オープンタイプは、壁などを設けず、開放的な空間の中で行えるタイプです。

着座タイプは椅子やソファに座って行うタイプ、スタンディングタイプは立ちながら高さのあるテーブルを挟んで行うタイプです。

大人数タイプは5人以上の多めの人数に対応するタイプ、少人数タイプは2〜4人の少なめの人数に対応するタイプです。

ミーティングスペースを作る成功ポイントをご紹介します。

ミーティングスペースの用途や目的をあらかじめ明確することで、必要な種類や設備を決めることができます。

ミーティング中に活発に意見交換や会話が進むよう、ミーティングスペースのデザインや雰囲気は緊張感を和らげるものにしましょう。

ミーティングスペースに据え置くタイプのWeb会議システム端末（Rooms*専用デバイス）や、カメラ付きマイクスピーカー、インタラクティブホワイトボード（電子黒板）など設置することでスムーズに会議が開始できます。出社せずリモートで仕事をする従業員や外部関係者もリモートでミーティングに参加できます。

ミーティングスペースは気軽にミーティングを開催できるとメリットがある一方、オープンタイプでは、機密情報などが周囲に聞こえてしまう可能性があります。セキュリティ面の対策として音漏れの少ないクローズドタイプを設置するなど徹底することが重要です。

リコージャパンは、“新しい働き方”ができるオフィスリニューアルを「デジタルサービス」と「ワークプレイスデザイン」を通じてご提案しています。

晴海トリトン事業所では、このRICOH Smart Huddleをコンセプトにリニューアルを行い、新しいワークスタイルを実践しています。

リニューアル時には従来の課題であった、「社員同士のコミュニケーションを活性化したい」や「会議室不足を解消したい」の解決策として、レイアウトを工夫し、複数のミーティングエリアを新設しました。

ミーティングエリアを利用した社員からは「リラックスできる」「意思疎通がしやすい」「一体感が生まれた」などの感想が挙がっています。

結果的に、リアルでもリモートでも社員同士が柔軟につながりあえるようになり、チーム力や生産性向上につながっています。