従業員が集まるオフィスのカフェスペースの作り方！導入メリットと失敗しない設計ポイントは？

オフィスのカフェスペースは、オフィスの休憩室やリフレッシュスペースと似ているようで異なります。休憩室とは従業員が何らかの形で休憩できるスペースであり、ソファに座ったり、横になったり、歓談したりしてくつろげる設備が整っています。

またリフレッシュスペースは、従業員が業務の合間にリフレッシュできるスペースであり、トレーニングジムのような雰囲気で実際にトレーニング設備を利用して、アクティブに体を動かしながら休養する「Active Rest（アクティブレスト*）」を促します。

休憩室もリフレッシュスペースも必ずしも飲食を伴うとは限らないため、その点でカフェスペースとは異なります。

また休憩室やリフレッシュスペースは、執務エリアの延長線上に設置することも多く、会議まではいかない、より気軽な話し合いができる「ミーティングスペース」の意味合いもあります。オフィスのカフェスペースは、ミーティングのためというよりも、本物のカフェのようにコーヒー片手に語らいながらくつろげる憩いのスペースの意味合いが強くなります。

オフィスにカフェスペースを設置する目的は企業によって異なりますが、多く設定される目的として、従業員のリフレッシュと社内の部署の垣根を超えた交流を活発にすることがあります。カフェ空間はいつもの執務スペースとは異なる雰囲気があり、型に縛られない、また業務とはまったく関係のない雑談も含めて許されている自由さが特徴です。

オフィスにカフェスペースを設置するには、まず設置するエリアを決めます。頻繁な利用を促すのであれば、執務スペースからすぐにアクセスできる場所が理想的です。

また広さについては、ある程度、開放感があるほうがリフレッシュしやすいため、広々とした空間を作れる広さを確保しましょう。

そして、オフィスのカフェスペースに必要な家具や設備を整えます。

例）テーブル、チェア、カウンター、コーヒーメーカー、冷蔵庫、コーヒーカップや紙コップ、砂糖やミルク、マドラー、菓子やパンなどのコーヒーに合う軽食、観葉植物、絵画、雑誌・本など

これらを取り揃えてカフェの雰囲気を作ることで、より一層、空間に合わせて従業員の気分や態度を変えることができるでしょう。

カフェという特別な空間は、休憩や休息の場でありながら、交流を生み出すことから、その両方を叶えたい昨今の企業経営のニーズに沿っています。

従業員の働き過ぎを是正し、心身をケアしてストレスのない働く環境づくりが求められると同時に、従業員と活発なコミュニケーションにより、アイデアを促し、創造性を創出したいニーズが生まれています。

こうした企業の経営ニーズを、オフィスのカフェスペースが満たしてくれます。

今やどの市場も飽和状態にあり、市場競争が激化し、テクノロジーの発展を受け、高度に対応できる人材やビジネスアイデアが求められていると感じている方も多いのではないでしょうか。

現状を突破するためには、従来の枠を取り払い、新たな枠組みの中で何か新しいものを生み出す必要性が生まれています。カフェ空間は、従来の執務エリアや会議室という既存業務やルーティンの枠を超えたところに創設するイノベーションにつながる場として注目されています。

先述の通り、カフェ空間を執務エリアとは異なる装いや雰囲気でしつらえることで、気分が変わります。また、カフェスペース内では部署の垣根が取り払われ、ふとした会話から部署間の情報共有が進み、新しいアイデアを創出できる可能性があります。

エンゲージメントとは、従業員が企業理念に共感し、会社への信頼や貢献意欲、仕事への熱意などの度合いを示す指標です。従業員は、カフェ空間を通してリフレッシュでき、業務効率に配慮する取り組みを行ってくれる会社に対して、信頼と愛着を実感することもあるでしょう。また仕事へのモチベーションが上がることで、エンゲージメントの向上に寄与すると考えられます。

おしゃれなカフェスペースを備えるオフィスは、新卒学生や求人応募者から「こんな素敵なオフィスで働いてみたい」「社内コミュニケーションが円滑で人間関係も良好に保てそう」など、好印象を持たれる場合があります。その結果、応募者が増加する可能性があります。
また顧客や社会が抱く企業イメージが高まることも考えられます。

このようにオフィスにカフェスペースを創設することは、さまざまな効果やメリットが期待できます。

カフェスペースは、業務の合間に気軽に利用できる場所にあることが理想です。数分でもリフレッシュできれば業務効率が上がることが見込まれるからです。そのため執務エリアに近い場所に設置されることが多いですが、あまりに近すぎたり、執務エリアとの境界が薄かったりすると、オンオフの切り替えがむずかしくなります。業務の延長線上にあることで、どちらかといえばミーティングスペースのような役割となることもあるでしょう。その場合は、カフェスペース創設の目的とずれてしまうこともあります。

カフェスペースではコーヒーや軽食などが必要であるため、ランニングコストがかかります。またコーヒーメーカーはレンタルを契約することもあるため、利用に定期的な費用が増すことがあります。導入後にランニングコストを想定していなかったことで、費用負荷が高くなってしまったという失敗も起こり得ます。

ドリンクや軽食は、毎日同じものを提供するとマンネリ化して飽きられてしまう恐れもあります。そうなると、従業員が集まりにくくなってしまうこともあるでしょう。

従業員が集まらない、利用されないという課題に対しては、まずカフェスペースの導入前に従業員へヒアリングを行い、どのようなカフェスペースであれば利用したくなるのか、また利用目的などをあらかじめヒアリングしておくことが重要です。その上で、経営目的と照らし合わせながら反映しましょう。

執務エリアとの境界が薄いという課題に対しては、あらかじめ計画的に動線を設計することが重要です。カフェスペースはできるだけアクセスしやすく、執務エリアから近い場所にあったほうが利用されやすくなりますが、近すぎるとカフェスペースのリフレッシュという目的が達成されない懸念もあります。

また、執務エリアと壁の色を巧みに変える、チェアやテーブルを木製にしてナチュラルで柔らかな雰囲気を出し、照明は少し暗めにするなど、執務エリアとは一線を画するデザインにするなどしてメリハリをつけることも大切です。

ランニングコストは、あらかじめすべて把握して、運用時に支障が出ないかをよく検討しましょう。またコーヒーメーカーはレンタルより買い切りのほうが長期的に見て安価に済むこともあるため、よくシミュレーションすることをおすすめします。

ドリンクや軽食のマンネリ化の課題については、季節ごとに入れ替えをするのが一案です。例えば、年に4回、季節感のあるコーヒーの種類や菓子などを取り入れれば、従業員にカフェへ立ち寄るきっかけを提供でき、飽き防止にもなるでしょう。

ある企業は、オープンな執務エリアの一角にカフェのようなハイカウンター席を設けています。窓ガラス越しに眺められるビルからの眺望の良さも手伝って、リフレッシュに最適なエリアとなっています。

執務エリアは、業務内容に応じて働く場所を選択するABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を取り入れ創造性を上げる工夫をしています。そのうち、カウンター席はコミュニケーションとリフレッシュを促すエリアとして機能しています。

リコージャパンは、本社事務所を「はかどるオフィス」をコンセプトとして一新した際、部門を超えたコミュニケーションが取りづらい課題に対応しました。

ポイントは、働き方を選べるゾーニングを行ったことにあります。コミュニケーションや集中作業、打ち合わせなどのエリア分けをしてメリハリを出しました。そしてコミュニケーションの中心に、カフェ風のハイカウンターエリアを設置し、ドリンクやフードも備えました。周囲を歩いている人とも目線が合う高さで、気軽に会話ができるよう工夫もしています。

印刷した紙を取りに来た機会がリフレッシュタイムとなるような仕掛けで、小休止はもちろん、軽くランチもとれるようにしています。自然と人が集まるエリアを実現します。

壁面にはデジタルサイネージを設置して常時情報を流すことで、立ち寄った従業員の目に自然に入り、情報共有を可能にしています。

オフィスにカフェスペースを設置する意義や失敗しないポイント、事例や具体例をご紹介しました。

近年のトレンドを踏まえながら、自社の目的に応じた最適なカフェスペース創設を目指しましょう。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様をご支援いたします。

“新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。

また、オフィスのカフェスペースの設置もご支援可能です。弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。