新時代のオフィスの防災対策とは？フリーアドレス・ABW・サテライトオフィスにおける必要な備え

また業務内容によって柔軟に働く場所を選ぶABWの働き方を採用している企業では、オフィススペースに様々な機能を持たせています。例えば、個室ブースで集中的に作業ができる環境や、ミーティングを手軽に行えるスペース、カフェカウンターを設けて、リフレッシュや休憩、雑談を生むコラボレーションスペースなどが挙げられます。

このような新しいワークスタイルとオフィス環境においては、従来の防災対策ではまかなえない部分も出てきています。

サテライトオフィスとは、企業が本社などから離れた場所に設置するオフィスを指します。自宅近くのサテライトオフィスで効率的に働ける環境を設けることで、柔軟で多様な働き方を促進します。

従来からの本社とは別の拠点である支社や営業所に加えて、サテライトオフィスを創設して分散させるオフィス運用が進んでいます。こうした多拠点運用においても、新たな防災対策が求められています。

近年、立て続けに起きている大震災や、新型コロナウイルスのパンデミックなどいつ何が起こるかわからず、不確実で正確に将来予測が困難なVUCA*の時代にあります。

従来と比べて、日頃の備えが重要視されています。そして同時に日頃から十分な備えを行っておくことで、緊急事態が発生したときに大きな助けとなります。

近年は、従業員が同じ時間・同じ場所に集まることを前提としない働き方が一般化し、災害時の安全確保や事業継続の難易度はこれまで以上に高まっています。

従来のように「オフィスにいれば対応できる」「対面で指示を出せばよい」といった考え方では、緊急時に迅速な判断や行動が取れないケースも想定されます。

また、地震や台風などの自然災害に加え、感染症の流行や社会インフラの停止など、企業活動に影響を与えるリスクは多様化しています。こうした状況下では、従業員の安否確認が遅れる、拠点ごとに対応がばらつく、情報共有が滞るといった問題が発生しやすくなります。

そのため、経営層や管理部門には「万が一」に備えた防災対策を企業全体の重要課題として捉え、平時から具体的なルールや仕組みを整えておくことが求められます。

オフィス防災対策は、従業員の命を守るためだけでなく、事業の早期復旧や企業としての信頼を守るためにも欠かせない取り組みといえるでしょう。

飲料水や食料などの食品備蓄は地震によって生じる断水などに備えて、3日分程度、用意する必要があるといわれています。また飲料水は一人当たり1日3リットルを目安に準備すると良いとされています。

食料だけでなく、救出用の担架や工具、軍手、怪我をしたときの包帯や三角巾などの救急セットや医薬品、簡易トイレやトイレットペーパー、ゴミ袋などの衛生用品といった防災グッズの備えも必要です。

オフィス内の避難経路を十分に確保しておく必要があります。ある雑居ビルで火災が起きた際に、避難通路となるはずの階段が物置代わりに使われており、荷物で塞がれていたことで、逃げ遅れるケースをニュースで耳にしたことがある方もいらっしゃると思います。廊下や階段出口などを塞ぐような行為は、大きなリスクにつながります。

オフィスには消火器や火災報知器、スプリンクラー、非常口といった様々な防災設備があります。これらの設備を日頃から点検することが有事の際の安心につながります。一般的には専門の点検業者に依頼して行います。

オフィスは日ごろの業務の効率化や生産性向上のためにレイアウトを組むことが多いですが、防災という観点も欠かせません。十分に防災を意識されていないオフィスである場合は見直す必要があります。

避難経路のチェックのほか、キャビネットや書棚などが転倒してきた際に、被害を最小限に留めるレイアウトにするなどが考えられます。例えばデスク周りには背の高い家具を置かないようにし、着席中の従業員に対して書棚が倒れてくるといったことがないよう注意する必要があります。

また、オフィス内で安全スペースを確保しておくことが推奨されています。安全スペースにはできるだけモノや什器などを置かず、緊急地震速報などを受けた際には、安全スペースへ退避し、姿勢を低くして身の安全を守るための周知も必要です。オフィス内では会議室やミーティングエリアが適しています。

災害が発生したときに、従業員の安否確認を行うことが欠かせません。連絡体制を日頃から構築しておかなければ、いざというときに連絡がつかなくなる恐れがあります。携帯電話がつながりにくくなる恐れもあるため、複数の連絡手段を用意しておくことが重要です。

具体的には、以下のような体制を整えておくとよいでしょう。

これらを「どの手段を、どの順番で使うのか」まであらかじめルール化し、従業員へ共有しておくことで、災害時にも、従業員の安否確認を迅速かつ確実に行うことが可能になります。

災害時には、緊急対策本部を設け、役割分担により、事業の早期復旧と継続に努める必要があります。あらかじめ体制作りを行っておきましょう。主な役割として、責任者、初期消火係、情報連絡係、避難誘導係、救出や救護等を担う係などがあります。

業務に必要なデータのバックアップを行っておくことも重要な防災対策の一つです。近年はただバックアップをとっていただけでは、そのデータが破損、紛失してしまったといったケースもあるため、より確実なバックアップが求められています。

バックアップは米国で考案されたという「3-2-1ルール」が有効です。これは「3つのバックアップのコピーを作成すること」「2種類の異なるストレージやメディアに保存すること」「バックアップのコピーの一つはオフサイト（自社オフィスとは異なる物理的に距離のある場所）に保存すること」の3つのルールです。ぜひ取り入れましょう。

BYODとは、「Bring Your Own Device」の略称で、従業員が私物のPCやスマートフォン、タブレット端末などのデバイスを職場に持ち込んで使用することを指します。

普段の利用時には便利であり、災害時にも業務を継続できる可能性がある一方で、リスクのほうが大きい側面があります。個人端末はセキュリティ基準がバラバラとなり、被災時の混乱した最中では紛失・盗難、サイバー攻撃などによるセキュリティリスクが高まります。

また個人端末はプライバシー保護の観点からも、会社側でMDM（Mobile Device Management／モバイルデバイス管理）による一括管理ができないことが多いため、社内データの漏洩を完全に管理することができません。

特別な対策がない場合は、BYODは避けたほうが良いと考えられます。

従来から連絡網を確保することは重要ですが、ハイブリッドワーク下では特に従業員の居場所が特定しにくくなります。安否確認システムを導入するなどして、確実な連絡網の構築が欠かせません。

システムの中には、一斉通知機能やGPS機能による自動で従業員の居場所が可視化できるものもあるため、管理者にとって有効です。

在宅勤務者などは、自宅で被災した際などに具体的な対応策に迷いが生じることがあります。各自でバラバラの対応をしてしまうと、会社によるコントロールがむずかしくなり、混乱をきたす恐れがあります。あらかじめ、リモートワーク時の災害対応マニュアルを整備しておき、周知徹底、防災訓練の実施などを通じて体制を整えておく必要があります。

在宅勤務者には、自宅での防災対策の方法を案内しましょう。仕事環境の周囲に落下物がないか、家具や家電は固定されているか、被災時にPCなどの業務に使う端末が問題なく使える非常用電源やモバイルバッテリーの用意、データバックアップなどは行っているかなどを確認します。

また備蓄品の見直しにより、業務をできるだけ継続するための備えを指導しましょう。場合によっては、会社側が従業員に防災グッズのセットを配布することも有効です。

会社内でストックしている備蓄品を、サテライトオフィスに分配することも一案です。近年は防災セットが販売されているため、このようなセットをサテライトオフィスに分配しておくのも良いでしょう。

サテライトオフィスにおいても、本社と同様に防災教育が欠かせません。いざというときにスムーズに対応できるよう、マニュアルを配布しておくのもおすすめです。

平時には、防災の備えとして、防災教育コンテンツの提供することで、従業員に対して防災への意識付けが可能です。災害発生時には、デジタルサイネージで災害情報を自動配信することが可能です。例えば、地震が起きた際には、最新情報をインターネットを通じて取得し、震度やマグニチュード、発生時刻、津波情報などの注意喚起情報などを表示します。これによりオフィスに働く従業員や来客者などへ適切な行動を促します。

オフィス内における特定の人の位置や軌跡を計測するシステムを導入しておくことで、平時は従業員や行動の傾向を把握することができ、オフィススペースの有効活用が可能です。

このソリューションを防災時に活用することもできます。災害が発生した際に、オフィス内をデジタルマップとして活用できます。非常通路や避難場所、防災グッズや備蓄品の場所などがデジタルマップ上で確認できるため、スムーズな案内が可能になります。

オフィスの防災対策は、従来より重要な取り組みの一つでしたが、ハイブリッドワークやサテライトオフィスを活用する新時代のオフィスにおいては、より難易度が上がっています。

そのような中、様々なデジタル機器や防災ソリューションが開発されています。これらを活用することで、新時代の働き方に対応しながら、従業員の安全確保と事業継続の両立を図ることができます。
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