コラボフロー 導入事例
| 業種 |
商社（事務機器・OA関連）・ビル管理
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|---|---|
| 規模 |
51〜100名
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| ⽬的 |
案件管理業務の効率化およびデータ活⽤
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| 課題 |
Excel＆紙主体の煩雑な業務の改善、
データの⼿⼊⼒・重複登録の削減、承認時間の短縮 |
| 効果 |
Excelのワークフロー化＆ペーパーレス化による業務効率の改善、
データのリアルタイム性・正確性の向上、承認スピードの向上 |
導⼊にいたる背景
- ⾒積書は営業個⼈ごとにExcelで作成し管理しているため、⾒積書データの共有ができていない。
- Excelで作成した⾒積書を紙に印刷し、社内回付している。経路が複雑で承認に時間がかかる。
- 案件管理を2種類のExcelファイルで⾏っており、営業が同様の情報をそれぞれに⼿⼊⼒しており、重複登録が発⽣している。
- 確定した売上情報は、業務担当が請求管理システムに⼿⼊⼒している。
Excel＆紙主体の煩雑な業務
データの⼿⼊⼒重複登録の発⽣
複雑で時間のかかる承認プロセス
課題
- Excel＆紙主体の煩雑な業務の改善
- ⾒積情報の即時共有
- ⼿⼊⼒によるヒューマンエラー発⽣のリスク削減
- 重複登録の廃⽌
- 承認時間の短縮
導⼊後の運⽤
コラボフロー ＋ kintoneで効率的な業務フローに改善
- ⾒積書はコラボフローで作成。作成と同時に共有される。他の営業担当による再利⽤も可能に。
- 承認プロセスをコラボフローで電⼦化。承認が⾒える化され、複雑な経路もコラボフローが最適な経路を判断して⾃動で切り替え。社外でモバイルから承認することも可能に。
- ⾒積情報が承認されると、⾃動でkintoneの案件管理アプリケーションに⾒積情報が登録される。
- 売上情報が確定すると、⾃動でkintoneの請求管理アプリケーションに売上情報が登録される。
コラボフローとkintone案件管理アプリが連携し簡単に⾒積作成。
承認結果をkintone側でデータ登録するだけでなく、帳票出⼒や受注報告などへの⾃動起票も実現します。
kintone連携の詳細は「連携ソリューション」から ご確認いただけます。
効果
- Excelのワークフロー化＆ペーパーレス化による業務効率の改善。
- データのリアルタイム性・正確性が向上し、情報資産の共有・活⽤を促進。
- 承認プロセスが⾒える化・⾃動化され、社外からも承認を⾏なえるようになってことで承認スピードが向上。
関連情報
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