Dropboxは、ファイルをクラウド上のストレージに保存・同期し、安全に共有するためのサービスです。ファイルは場所やデバイスを問わず、どこからでもアクセスすることができます。
企業にとって必要なセキュリティを保ちながら、チームの生産性と管理性を両立することができます。コンテンツが分散し、集中力が頻繁に阻害され、なかなか仕事が進まない。そんな悩みを解消できる、もっとスマートな働き方があります。Dropbox は、情報を整理して社内外の協働メンバーと安全に連携できる働き方を実現します。
Dropboxフォルダのファイルを右クリックして表示されるメニューからリンクを発行し、ファイルを共有します。ファイルが格納されているフォルダのパスではなく、共有リンクを相手に送付します。共有相手は、Dropboxサイトのプレビュー画面でファイルの内容を確認し、必要に応じて、任意の場所を指定してフィードバックをコメントすることも可能です。
共有リンクの標準設定を社内からのみアクセス可としておけば、万が一、共有リンクが社外に流出してもアクセスをブロックすることが可能です。
クラウド、ローカルを問わず異なるフォルダに保存されている複数のファイルを1つにまとめて転送パッケージを作成し、ダウンロードリンクを相手に共有します。必要に応じて、ダンロードリンクの有効期限やパスワードを設定します。動画などの大容量ファイルも安全に転送することができます。
相手がDropbox Transferのリンクをクリックしてダウンロードをすると、リアルタイムで通知メールが届き、受領確認に便利です。また、有効期限が迫っているのに、ダウンロードがされていない場合にも同様に通知メールが届くので、相手にリマインドすることも可能です。
ファイルを失くした、間違って編集した、上書き保存されてしまった、作業を消してしまった、といったときにも、Dropboxなら安心です。
Dropboxなら消えてしまったファイルもプランに応じて最大1年間保存されます。データ復元ツールやファイル復元ソフトウェアを使う必要も、サポートに連絡する必要もありません。dropbox.comから削除されたファイルをすぐに復元できます。
誤ってファイルを変更してしまうことや削除してしまうこともあります。そんなときでもDropboxなら、バージョン履歴を開いて変更を元に戻す、または以前のバージョンを復元するだけで簡単に解決できます。Dropboxは、ファイル形式を問わず全ファイルのバージョン履歴を保存します。
誤って上書きや編集した内容を元に戻すことも、削除したファイルを復元することも、ウイルス攻撃やランサムウェアの脅威にさらされたファイルを復元することもできます。
巻き戻し機能を使えば、すべてのフォルダやアカウント全体をプランに応じて最大1年前まで巻き戻すことができます。
Dropbox Paperは単なる文書作成ツールではなく、メンバーと一緒にアイデアをまとめられるシンプルで柔軟なワークスペースです。ミーティングの議事録からプロジェクトの概要まで、すべてをチームで共有できます。画像、動画、コードもチームプロジェクトに簡単に追加できます。Dropbox Paperを使うと、プロジェクトへのフィードバックを簡単に集められるようになります。整理された1つの場所で、同僚とのコラボレーション、共有、編集が可能です。
ビデオ会議でPaperの画面を共有しながら同時に編集を進めていくと、議論の進行に合わせて議事録も作成することができます。また、プロジェクトの企画から簡易的なタスク管理ツールとしてPaperを活用すると、プロジェクト関係者にとっての「ホーム」としてPaper文書に情報が整理されるようになります。
コンテンツが分散し、なかなか集中して業務を進められない。Dropboxなら、そんな悩みを解消して、もっとスマートな働き方を実現することができます。
従来のファイルに加えて、クラウドコンテンツやウェブコンテンツへのショートカットも、すべて同じ場所に保存できます。
さらに、Microsoft
Officeファイルやコンテンツの作成や編集がDropbox上で直接できるため、アプリを切り替えたりファイルを探したりする手間が省けます。本当に大切な仕事に集中することができます。
パソコン、スマートフォン、タブレットから安全な場所にファイルを保管し、どこからでもアクセスすることができます。「デスクトップ」など重要なフォルダをDropboxにバックアップすることが可能です。ファイルの変更内容はアカウント全体のデバイスやプラットフォーム間で同期されます。
また、ファイルやフォルダを変更前の状態に戻したいときにも安心です。Dropboxでは自動的にバックアップが保管されており、Standardプランでは180日間、Advancedプランでは1年間、以前のファイルやフォルダを確実に復元することができます。マルウェアやランサムウェアによる被害を最小化する対応策としても有効です。
Dropbox上のファイルは、エクスプローラーやFinder表示でローカルファイルと同じ操作感のままでアクセスすることができ、ファイルサーバやNAS利用時の操作性を継承することができます。ユーザーは、クラウドとローカルを意識する必要はありません。導入後に特別なトレーニングを実施することなく、すぐに利用を開始することが可能です。
さらに、従来のファイルサーバのフォルダ構成では、サブフォルダに対して、上位フォルダのアクセス権限をそのまま継承せずに、権限を絞ることがあります。Dropboxなら、ファイルサーバやNASと同等のフォルダ構成を実現することができます。
Dropboxでは、アクセス権限の追加だけでなく、削除も可能ですので、きめ細やかなアクセス権限の管理が可能です。
フォルダ構造、操作性の両面で、従来のファイルサーバやNASと同様の運用が可能です。
特許取得の独自の同期技術により、類似サービスと比べて、数倍以上のスピードを実現しています。大容量のPPT、画像ファイル、動画ファイルなどのアップロード、ダウンロード、更新など、エラーになることなく快適に作業が行えます。
Dropbox上でさまざまなファイルをプレビューして、コメントの追加やリアクションをして効率的にコラボレーションを進められます。200以上の拡張子に対応しており、IllustratorやPhotoshop、CADなどのファイルもアプリケーションなしで閲覧が可能です。さらに、動画ファイルにもコメントを追加することが可能です。
ブラウザ上で手軽に校正とコメントのやりとりをすることができます。
Dropboxによるファイル共有はシンプルで手間がかかりません。相手がDropboxアカウントを持っていなくても、リンクを共有するだけで、写真や動画はもちろん、圧縮フォルダや大容量のCADファイルまで、あらゆるデータを送信できます。
また、Dropbox Transferを使用すると、プロジェクトの完成ファイルや高解像度の写真一式など、大容量のファイルをリアルタイムで安全に転送できます。最初にファイルをクラウドにアップロードする必要がなく、ストレージ容量やアクセス許可の心配も、ファイルアクセスの管理も不要です。
共有相手と目的に合わせて、安全なファイル共有・転送が可能です。
そのほかのDropboxの活用方法についてはDropbox University Onlineをご参照ください。
機能のデモ動画や管理者が利用する機能の解説動画などをご紹介しています。
また、日本国内の企業によるDropboxの活用事例については Dropbox導入事例 をご参照ください。
導入に関するご相談やご質問、お見積のご依頼、各種ソリューションのご相談はこちら。