納品書のデータ化はメリットが多い！データ化の方法や注意点を解説

納品書は紙で保存することが原則です。会社の場合は7〜10年の保存期間が必要とされています。そのため、納品書の処理や管理、保管をすべて紙で行っている会社も多いでしょう。

しかし、納品書をはじめ国税関係の書類は、要件を満たすことでデータ化による保存もできます。ここでは、納品書の保存について見ていきましょう。

紙での保存が原則

納品書など帳簿書類は、原則として紙で保管しなければなりません。

ただし、電子帳簿保存法により、電子データでの保管も可能です。電子データで保存するためには法で定められている要件を備えなければなりません。

なお、これまではPDFなどのデータで送られてきた納品書を印刷して紙で保管することも許されていましたが、2022年1月施行の電子帳簿保存法改正により、電子取引後の印刷保存は禁止となりました。電子帳簿保存法で定められた要件を満たしたうえで、電子データとして保存することが必要です（ただし、2022年1月1日～2023年12月31日の期間に行われた電子取引については、所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めた場合には紙による印刷保存を認める宥恕措置が設けられています）。

要件を満たせばデータ化も可能

紙ではなく電子データで保存するためには、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件が必要になります。
各要件の意味は、以下の通りです。

●真実性の確保：データが改ざんされる恐れがないようにすること
●可視性の確保：誰でも確認できるデータであること

認められているデータの保存方法には電子データとスキャンによるデータ化があり、納品書はどちらの保存も可能です。

納品書のデータ化は多くのメリットがありますが、実際に導入する場合は手順が変わるため、しばらくは慣れない作業で業務量が増えることもあるでしょう。

スムーズに業務を移行するため、手順を決めて取り組む必要があります。データ化する書類のサイズを決めるなど手順を踏みましょう。ここでは、データ化する手順やポイントを紹介します。

書類のサイズやファイル形式を決める

データへのスムーズなアクセスを実現するには、データの保管方法を決めることが重要です。以下の内容について、統一したルールを設けるとよいでしょう。

●書類サイズ
●解像度
●ファイル名
●ファイル形式
●フォルダ名

オフィスで使う書類はA4サイズが多く、A4サイズに統一すると扱いやすくなります。

解像度は高いほどファイルサイズが大きくなるため、適切な数値への調整が必要です。ファイル形式についても、PDFにするかJPEGなどの画像ファイルにするかを決めておきます。

スキャンして画像データを取り込む

データ化する書類と保管方法が決まったら、データ化のためのスキャンを行います。書類が大量にある場合は、外部に委託することも可能です。スキャンの機械があり自社で行えるという場合は、あらかじめ決めたファイル形式にスキャンしていきましょう。

スキャン後はファイル名を入力し、作成したフォルダに保存します。できあがった電子データと元のデータをチェックしたら完了です。

PDFをOCRで読み込む

データ化したPDFや画像ファイルは、OCRでテキスト化することもできます。OCRとは、画像データをテキストデータに変換する技術のことです。画像データよりもテキストデータの方が、容量が少なく、OCRで読み込むことで容量の節約ができます。

また、テキストデータとして入力する作業は多くの手間と時間がかかりますが、OCRではこのような入力作業を大幅に削減できるのがメリットです。

近年は、AI（人工知能）の技術を搭載したOCRも開発されています。AIには学習機能があり、最初のうちは文字認識の精度が低い場合にも、使用するごとに学習しながら精度を上げていくのが特徴です。

AI搭載OCRは、これまでのOCRが持つ課題を解決することができるツールです。

また、これまでのOCRは事前に読取位置などの詳細を設定しなければなりませんでした。しかし、AI搭載のOCRはそれらを自動抽出するため、スキャンするだけで文字認識が可能です。

AI搭載のOCRとしておすすめなのが、リコーの「RICOH 受領納品書サービス」です。納品書に記載された情報を自動認識し、一括でテキストデータ化します。

データ化した情報は仕入管理システムや販売管理システムと連携できるため、納品書の処理業務の大幅な改善が可能です。
導入検討ガイドを提供しているので、ぜひチェックしてみてください。