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納品書のデータ化はメリットが多い!データ化の方法や注意点を解説

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納品書のデータ化は業務の効率化やコストの削減など、多くのメリットがあります。入力などの手作業を減らして本業に集中でき、情報の検索も容易です。

本記事では納品書をデータ化するメリットや取り込む方法、注意点などを紹介します。

納品書をデータ化する5つのメリット

納品書をデータ化することで、これまで紙をベースで行ってきた業務におけるさまざまな問題を解決できます。業務の効率化で生産性を高め、コストを削減できるなど、メリットは少なくありません。

これまで手作業で行っていたことをデータ処理に変えれば、人為的ミスを減らすこともできます。

ここでは、納品書をデータ化するメリットについて紹介しましょう。

1. 業務を大幅に効率化できる

紙の納品書を受け取った場合、多くの作業が必要です。納品書を見ながら記載内容を仕入管理システム等に手入力しなければならず、時間がかかって本来の業務に集中できないことも多々あります。大量のデータを手入力することは入力ミスにもつながり、さらに業務時間を増やすことになりかねません。

仕入管理システムに登録する際には仕入先や商品コードの紐づけが必要になりますが、種類が多い場合はかなりの手間がかかるでしょう。データ化によりこれらの業務が大幅に削減され、効率化を図れるのがメリットです。

これまで多くの作業に費やしてきた時間にゆとりが生まれ、経理本来の専門的な業務に集中することもできるでしょう。

2. コストを削減できる

紙の納品書を受け取る場合は保管スペースの確保が必要ですが、データ化すればそれも不要です。保管のコストを抑えられるだけでなく、ファイリングのために費やしてきた時間や人的コストも削減できるというメリットもあります。

3. 情報を早く検索できる

データ化の大きなメリットは、必要な情報を早く検索できるということです。紙で保管する場合、古い資料を探すのは容易ではありません。データ化しておけば、キーワードを入力することですぐに確認したい納品書を見つけることができます。

また、紙で保管している場合、担当が変わったときなどは必要な資料を探すのに苦労する場合もあるでしょう。データ化することで書類の場所は誰にでも明確になり、引き継ぎなどで後任者が困る問題も軽減されます。

4. 人為的ミスを減らせる

データ化により、人為的ミスを減らせるのもメリットです。

発注が多く紙の納品書を大量に受領する場合、仕入管理システム等へデータを手入力する際に入力ミスが起こりがちです。チェック業務にも多くの時間をかけなければなりません。

データ化することでこのような人為的ミスを減らすことができ、チェック業務も簡略化が可能です。正確性と効率化を同時に図れることになります。

5. 紛失を防げる

紙で保管する場合、管理状況によっては紛失や盗難が起こる可能性があります。紙自体が経年劣化して復元が難しくなるリスクもあります。また、持ち出しのルールを厳格に設けていない場合、情報漏洩の恐れもあるでしょう。

データ化により紛失・盗難などの問題をクリアでき、アクセスの制限を設けることで情報漏洩のリスクも回避できます。

OCRのメリットと問題点

画像データをOCRでテキストデータに変えることは、検索しやすくなるなどいくつものメリットがあります。

ただし、OCRの精度は100%ではありません。スキャンの解像度にも左右され、かすれた文字などは違う文字に置き換わる可能性もあります。ここでは、OCRのメリットと問題点について紹介します。

検索しやすくなる

OCRは、テキストデータにすることで検索しやすくなるのがメリットです。画像データで保存した書類の場合、ファイル名でしか検索できません。

しかし、OCRでテキスト化された納品書のデータであれば、記載された内容の一部をキーワードにして検索ができます。よりピンポイントで、探したい書類を抽出することができるのです。

精度は100%ではない

最近のOCRは高性能になっているものの、100%の精度とはいえません。文字の形状に左右されるため、誤認識が起こることもあります。間違った文字にデータ化される可能性もあるため、注意が必要です。

例えば、次のような場合は誤認識が起こる可能性があります。

画像に色ムラがある
画像が歪んでいる
文字がかすれている
文字が小さい
複数の言語が混在している

対策として、スキャンする画像の解像度をあげる、かすれている字は補正するなどを行う必要があります。

納品書をデータ化するときの注意点

納品書のデータ化はメリットが高く、多くの企業で導入が進んでいます。スムーズに業務を移行するには、セキュリティ対策も万全に行わなければなりません。これまでと業務の進行が異なるため、一定期間は手間がかかる場合もあるでしょう。

また、紙ベースに比べて使いづらくなる側面もあります。ここでは、納品書をデータ化するに際して注意したい点について紹介しましょう。

セキュリティ対策が必要

納品書のデータ化で注意したいのが、セキュリティの強化です。USBなどで社外に持ち出す、サイバー攻撃を受けるなど、紙の保管とはまた異なる情報漏洩のリスクがあります。

ミスにより情報漏洩が起こる可能性も否定できません。操作を誤って情報が漏れる、データが保存されたUSBメモリーを社外に置き忘れるといったリスクもあります。

あらゆるリスクを想定した上で、対策を講じなければなりません。例えば、次のような対策をとるようにするとよいでしょう。

運用のルールを決める
アクセス権限を設定する
アクセスログがわかる監視システムを導入する

運用ルールの例としては、スマホの持ち込みを制限する、セキュリティソフトは最新の状態にしておくなどがあげられます。また、誰がどのくらいの時間、文書にアクセスしたかを常に監視するシステムを作ることも、万が一の漏洩防止につながるでしょう。

使いづらくなる場合も

データ化された納品書は検索が容易になりますが、多くの書類を比較するなど一覧したい場合には使いづらいという側面もあります。紙であればデスクに広げて俯瞰できますが、データ化された書類は画面をスクロールしなくてはなりません。

データ化はメリットの方が多いものの、すべてにおいて便利になるわけではないということは認識しておく必要があるでしょう。

納品書をデータ化してコストを削減しよう

納品書のデータ化は、これまでの手入力による作業を大幅に効率化します。人的・物的コストを削減し、保管のスペースを確保する必要もありません。人為的ミスを減らし、紛失や書類の劣化という問題がないのもメリットです。

テキストデータ化は、OCRで読み込むことで手間をかけずに実施できます。AI搭載の「RICOH Cloud OCR for 納品書」であれば、AIの学習機能で誤認識の問題解消も可能です。

納品書のデータ化を検討している方は、「RICOH Cloud OCR for 納品書」の詳細情報を一冊にまとめた導入検討ガイドをダウンロードして、その機能を確かめてみてください。

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