ツールとルールの整備

働き方改革の実現に向けて、多くの企業がITツールの導入や業務のデジタル化を進めています。しかし、ツールの導入だけでは十分ではなく、実際には「うまくいかない」という声も少なくありません。働き方改革を成功に導くためには、「ツール」と「ルール」の両面からの整備が不可欠です。
「ツール」とは、業務効率化や柔軟な働き方を支えるためのクラウドサービス、ワークフローシステム、勤怠管理システムなどを指します。これらを活用することで、時間や場所にとらわれない働き方が可能になります。
一方で、「ルール」とは、従業員が安心して働ける環境を整えるための制度やガイドラインを意味します。たとえば、テレワーク時の勤務時間管理、情報セキュリティポリシー、社内決裁方法の見直しなどが含まれます。これらをバランスよく整備することで、従業員の生産性と満足度を高め、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
私たちリコージャパンも、「ツール」と「ルール」の両面からの整備を実践しており、そのノウハウを活かしてお客様の働き方改革の実現を支援いたします。

リコージャパンはDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環としてお客様との契約締結に関連する一連の業務を電子化しています。2021年2月より全国支社で展開を開始し、契約業務の電子化に関するルールを規定し、それに合わせた電子契約サービスを活用することで業務工数削減と締結スピード向上を実現しています。電子契約でご契約いただいたお客様からも「契約までにかかっていた時間を短縮できる」「コスト削減にもつながる」という声をいただき、お客様と自社双方のメリットを確認しています。

リコージャパンでは、業務プロセス改革やペーパーレス活動の観点で2000年頃より以前からワークフローを導入し、業務プロセス改革に継続的に取り組んできました。 重要な決断では必要不可欠となる審査や承認行為、審査・承認ルールはそのままに、電子承認を取り入れることで業務継続と決断スピード向上の両立を実現しています。

リコージャパンでは、アルコールチェックの記録や検知器を管理できるクラウドシステムを導入しています。測定結果の記録や承認、検知器の使用状況をクラウド上で管理することが可能になりました。1年間の測定結果の保存や、検知器を常時有効な状態で保管するといったルールを順守し、クラウドで管理することで安全運転管理者の業務負荷軽減につながっています。
また、事務所でも出先でも使用可能なモバイル型検知器を利用することで直行直帰を可能にし、柔軟で効率的な働き方に貢献しています。