部門を超えた交流をデザインするオフィスの休憩室・リフレッシュスペースの作り方

リフレッシュスペースとは、「従業員がリフレッシュできるオフィス内のスペース」を指します。

リフレッシュスペースの具体例として、次のものが挙げられます。

このように、リフレッシュの方法によってさまざまなリフレッシュスペースが存在します。

リフレッシュルームの目的として、従業員同士の部署や部門の垣根を超えた気軽な雑談を生み出すことや、業務とは気分を切り替えられること、身体を動かしたり仮眠をとったりして心身共に疲労を回復すること、コーヒーブレイクの時間を提供することなど、多様な目的が考えられます。

労働力不足、働き方改革など、いま企業は労働生産性向上を目指す必要があります。休憩室やリフレッシュスペースを設けて、業務からいったん離れたところの気分の切り替えやひとときのリラックスした時間を提供することにより、オンオフの切り替えが可能になるため、労働生産性が向上するでしょう。

休憩室やリフレッシュスペースなどで従業員同士の部門や部署のつながりを超えた空間を作り出すことで、社内コミュニケーションを活性化させることができます。

それはリモートワークとオフィスへの出社が並行することで社内コミュニケーションが希薄になりがちなハイブリッドワーク時代における対策にもなります。オフィスはより従業員が顔を合わせられる貴重な場所としての価値が高まっていることから、交流を促進する休憩室やリフレッシュルームを設置することの価値も高まっています。

近年、従業員の幸福や健康に配慮するウェルビーイング経営・健康経営が推進されています。

ウェルビーイングとは身体的・精神的・社会的に良好な状態にあることを意味する概念であり、近年、世界的に注目されている、生活や精神的な豊かさ、幸福を表す指標です。ウェルビーイング経営とは、従業員が身体的・精神的・社会的に満たされ、いきいきと働ける職場づくりが求められている職場を目指す経営手法です。

人的資本経営が推進される中、休憩室やリフレッシュスペースの設置は親和性の高い施策となっています。

人的資本経営とは、人を資本としてとらえる経営手法です。資本として従業員のエンゲージメント、つまり会社への愛着や忠誠心を高めることが重要になっています。

そうした中、業務の合間にリフレッシュし、適度に休憩しながらオンオフを切り替えられたり、他の従業員と心を割って話せたりする場を作ることは、従業員の働きやすさ向上の配慮となります。

こうした背景から、休憩室やリフレッシュスペースは、企業にとって経営の視点も含めた深い意義があります。

休憩室やリフレッシュスペースを利用することにより働きやすさを感じる従業員が増えることで満足度向上につながります。また健康や働きやすさを配慮してくれる会社への信頼度が向上に、エンゲージメントにも良い影響が出ると考えられます。

ウェルビーイングでは、心身の健康と幸福が前提となり、その上で健全な人間関係の構築や社会貢献を実感できることが大切です。そのため、社内の良好なコミュニケーションをスムーズかつ気軽に取れる場所を作ることは、ウェルビーイング向上につながるといっても過言ではないでしょう。

「これほどリフレッシュができる設備や施設が整っている会社は他にあまり見ない」といった印象は、対外的なブランド戦略につながり、採用力の強化にもつながっていくでしょう。人の定着率も上がりやすくなると考えられます。

個人が集中して作業したり、読書したりできるブースを導入する方法です。業務を行えるワークスペースタイプのほか、ソファに腰掛けてリラックスするタイプもあります。
また完全に個室になっているタイプもあれば、半個室タイプで、外からある程度見えるタイプもあり、プライバシー性が異なります。
このような個人ブースはひとときのリフレッシュや業務から離れたリラックスを促します。

オフィスの一角に、砂漠の中のオアシス風のエリアを作り出す方法です。レイアウトとして中央にドリンクバーを設けることで、憩いの空間を演出します。その周囲にはくつろげるソファやスツールを配置して、居心地を良くします。

また通常のコミュニケーションスペースとは異なり、コーヒーなどのドリンクを片手に語らえる自由な雰囲気が、従業員の気分をより一層、リフレッシュします。

リコージャパンでは、自然との調和を意識したデザイン手法である「バイオフィリックデザイン」やアロマ演出でウェルビーイング空間を創り出すデザインをご提案しています。

バイオフィリックデザインでは、木材や石材などの自然素材を取り入れるため、視覚的にぬくもりやリフレッシュ効果を感じさせてくれます。ストレス軽減にも寄与するでしょう。

また自然光を効果的に取り入れることで、より一層のリフレッシュ効果を発揮します。

グループ企業を一同に集めた本社移転で、ワンフロアを広く使い、各部署が見渡せるフレキシブルで流動性のあるオフィスを実現しました。

その際、屋内庭園に集まるようなリラックススペースを設置し、ラフに車座ミーティングができる環境を用意しました。リラックスしながら生まれる会話をきっかけとしたイノベーション創出を目指しています。

築30年以上も経過した“食事をするだけの”社員食堂を一新し、人が集まることができ、より活発な交流を行えるカフェスペースにしました。やる気とリラックスをスイッチのように切り替えられる場所をコンセプトとし、チームミーティングや来客対応、社内セミナーや経営方針発表会などの開催にも活用されています。

休憩室やリフレッシュスペースは、多目的であることが多く、基本的に自由に利用できるようにすると良いでしょう。しかしながら裏を返せば利用マナーが低下する恐れもあるため、利用ルールを策定しつつ、従業員への周知を行うことで健全な利用が進みます。

休憩室やリフレッシュスペースは戦略的に設置することが、効果を創出するために欠かせません。そのためには利用人数や利用率の指標や、従業員アンケートの結果などを通じて効果測定を行い、改善し続けることが重要です。

新たに休憩室やリフレッシュルームを導入する良きタイミングとしては、オフィス改修やリニューアル、オフィス移転などがありますが、いずれも他のタスクを伴うため、作業を代行してくれる業者に委託することが候補に上がります。

しかし、休憩室やリフレッシュスペースは戦略的に進める必要があるため、代行業者ではなく、ビジネス目標に伴走してくれるコンサルティング型の事業者をおすすめします。結果的にビジネス目標の達成につながりやすくなるでしょう。

業者に見積もりや提案を依頼した際には、自社のビジネス目標や予算に見合った内容かどうかを確認しましょう。価格と価値のバランスが取れていない場合、費用対効果の点で懸念があるためです。自社のビジネス目標を一緒に考えたうえで提案をしてくれるような業者を選定しましょう。

休憩室やリフレッシュスペースは、会社の個性が出やすくなります。そのため、コンセプト策定やデザインを決める際には社風や企業理念、ブランドのコンセプトを反映する必要があります。コンセプトやデザイン、設計を任せる業者には、まず自社を深く理解してもらうところから始めましょう。

休憩室やリフレッシュスペースは、従業員のオフィス内での休憩やリラックスを提供するのはもちろんのこと、社内コミュニケーションの活性化や会社への信頼、対外的なブランド戦略など多様なメリットを生み出します。

多様なアイデアがあり、設備も目的もさまざまです。ぜひ目的とコンセプトを明確にした上で創設することをおすすめします。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様をご支援いたします。

“新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。

また、休憩室やリフレッシュスペースの設置もご支援可能です。弊社の実践事例もご紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。