【担当者向け】フリーアドレスはデメリットしかないとされる5つの理由｜対処法も詳しく解説します！

しかし、オフィスのレイアウト次第では他の従業員にストレスを与えてしまいます。共有スペースでの会話や電話の声などが集中を妨げてしまい、生産性まで下げてしまう恐れもあります。

従業員によっては、周囲の声が気になって集中できないと感じる人もいるので注意が必要です。

フリーアドレスがデメリットしかないと言われる理由の1つに、どこの席に誰が座っているのか分かりにくい点が挙げられます。従来のオフィスであれば、従業員が決まった席に座っているので探す手間や時間がかかりません。

しかし、フリーアドレスの場合、従業員が座る席が流動的です。毎日決められた席に座らない場合が多いため、その人に用事がある場合にどこにいるかをまず確認する必要が生じます。

必要なタイミングで該当の従業員を探すのに手間がかかってしまうと、業務に支障を来してしまう恐れがあります。

フリーアドレスを導入しても、かえって業務効率が落ちている場合は、デメリットしかないと感じてしまいます。業務効率を落としてしまっている要因は、適切な方法で実施していないためです。

たとえば下記のような状況が挙げられます。

上記のような状況になっている場合、従業員によってはストレスを感じてしまい、業務効率を落としている恐れがあります。

フリーアドレスがデメリットしかないと言われる理由の1つに、組織に対しての帰属意識が低下している点が挙げられます。なぜなら集団意識が希薄化してしまう恐れがあるためです。

そもそも組織への集団意識は、オフィスや従業員同士との共有で育まれる信念や価値観、感情などを指します。つまり、従業員によっては「この部署で働いている」「この部署で働く1人」などの意識が希薄化してしまう恐れがあります。

フリーアドレスの導入にかかるコストや労力を理解しておかないと、デメリットしかないと感じてしまいます。

たとえば、フリーアドレスの運用に適したものを導入するために、下記のようなコストが発生します。

従来のオフィスであれば、書類や私物を管理するスペースは自席で十分でした。しかし、フリーアドレスの場合は、従業員の書類や私物を管理するスペースを確保しなければいけません。

長期的に見ればコスト削減できるフリーアドレスですが、導入にはコストや労力がかかってしまうため、導入してからメリットを感じるまでには一定の日数を要することがあります。

リコーでは、フリーアドレスのオフィスデザイン、ペーパーレス化、ネットワーク環境構築のお手伝いも可能です。ぜひご相談ください。

フリーアドレスを導入してもデメリットしかないと感じている場合、座席管理システムの導入がおすすめです。

座席管理システムを導入すれば、次のようなメリットがあります。

上記のような機能が座席管理システムには搭載されています。つまり前述したようなデメリットを感じている場合、座席管理システムの導入で解決できる見込みがあります。

RICOH Spacesは、会議室・座席・受付・駐車場などの予約操作がシームレスになり、業務の負荷を軽減します。

フリーアドレスを導入してもデメリットしかないと感じている場合、目的に応じたレイアウトにすると効果的になります。

たとえば、次のような目的に分けてレイアウトを決めておくと効果的な空間を作れます。

それぞれ導入の目的を明確にしておくとスムーズです。空間づくりに不満を感じている場合は、目的別にレイアウトしていきましょう。

フリーアドレスを導入してもデメリットしかないと感じている要因の1つに、書類の持ち運びに対する負担が挙げられます。

離席のたびに書類を指定の場所へ移動しなければならないので、従業員にとっては負担に感じてしまいます。そこで業務で使用する書類を少しでもデータ化すると効果的です。

データ化が進めばペーパーレス化が進み、書類の紛失や情報漏洩などのトラブルも防止できます。また、印刷にかかるコスト削減にもつながり、書類を保管するスペースを最小限にできるので空間づくりにも影響を与えます。

フリーアドレスは、自由に席を移動できるのでネットワーク環境を整備しておく必要があります。

たとえば、次のような施策が不十分な場合、積極的な整備を検討することをおすすめします。

また、追加や変更に伴って社内でマニュアルやルール、説明会・勉強会などを設ける必要があります。

何よりネットワーク環境が不十分のままだと、業務効率が悪くなり生産性を下げてしまうので注意しましょう。

フリーアドレスを導入してもデメリットしかないと感じている場合、文具を一括管理すると効果的です。

たとえば、筆記用具やセロハンテープ、ハサミなど業務で使用する文具を社内管理にできれば、個人の私物が減ります。何より、デスクも共有スペースの1つです。

オフィスの整理整頓にもつながるので、文具の一括管理を検討しましょう。

前述のような対処法でも満足いく結果にならなかった場合、他にも検討する要素があるかもしれません。フリーアドレス化するには、事前の準備が必須です。

たとえば、次のような準備が挙げられます。

以上のような点には、専門的な知識や労力が必要です。そこで、フリーアドレスに関するノウハウがある企業に依頼を視野に入れましょう。

ニーズに合わせた導入から運用面まで幅広いので、効果的にデメリットを解消するサポートがあります。

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フリーアドレスを利用する従業員へ、導入の目的を理解してもらわないと十分な効果が見込めません。なぜなら、ツールやシステム、環境などの準備が万端でも、フリーアドレスを利用する従業員が認識していないと活用できないからです。

まずは実際にオフィスで働く従業員に向けて、フリーアドレスを導入する目的をしっかり伝えましょう。目的は企業によって異なります。

上記のような目的を明確化させ、社内ルールの設定から従業員への周知を徹底しておく必要があります。ルールなどを送るほかに場合によっては、説明会などを実施するのも1つです。

フリーアドレスは、あくまでオフィスに注目した働きやすさに対する施策です。ABWは、業務内容や従業員によって異なる「好ましい環境」に注目しています。従業員1人ひとりの働き方や働きやすさを実現するために、在宅ワークや出社、そしてフリーアドレスの導入で自由度の高さから注目を集めています。

フリーアドレスには、経営者や担当者が知っておくべき多くのメリットがあります。以下に主なメリットを挙げます。

まずコミュニケーションの活性化については、部署やチームだけでなく上司や重役の垣根も越えたフラットさがあります。社内の風通しを見直せて、コミュニケーションの促進ができるので新しいアイデアが生まれる可能性も秘めているのです。

また、前述のようにペーパーレス化からオフィスのクリーン化も見込めます。座る席が流動的に変わってくるので、必然的に社内を綺麗にしておく必要があります。

同時に書類を最小限にできるので、整理整頓につながるのがメリットです。

最後にフリーアドレスは働き方を多様化できるメリットがあります。外回り営業の担当者など、在席しているのに離席率が高い従業員がいても席を撤去するわけにはいきません。

そこでフリーアドレス化していれば、在席率から必要な座席数を算出できるので、従業員にとっても柔軟な対応がしやすくなるのです。

フリーアドレス化する際、下記のような手順で導入するとスムーズです。

そもそもフリーアドレスには向いている部署と、向いていない部署があります。たとえば、外回り営業の従業員がいたりノートパソコンで業務ができたりする部署にはフリーアドレス化が向いています。

しかし、管理系など仕事内容によっては、フリーアドレスがしづらい部署も会社によってはあります。段階的にフリーアドレス導入をお考えの場合は、対象の部署・エリア・在席率を算出し、月末月初など通常よりも在席率が高まる時期の考慮などして必要な座席数を決めていきます。

そのうえで前述したように運用ルールや備品などを考慮し、運用していくとスムーズです。

ここまでフリーアドレスを導入してもデメリットしかないと感じる人がいる理由や対処法などを紹介しました。デメリットしかないと感じさせてしまう理由として、従業員の集中力や帰属意識の低下、業務効率への影響などの問題がありました。

現在フリーアドレスをご利用中の方もこれからフリーアドレスをご検討されている方も関係者の皆さんでの打ち合わせの際に本記事をご活用いただければ幸いです。

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