【担当者必見】フリーアドレス化の効果は8つ｜注意点やよくある質問もわかりやすく解説します！

フリーアドレスでは、出社した従業員がその日の仕事内容や気分に合わせて席を選びます。集中したい日は静かな席、打ち合わせが多い日はオープンな席というように使い分けが可能です。そのため、オフィス内には個人席だけでなく、打ち合わせ用スペースや集中ブースなど、さまざまな場所が用意されることが一般的です。

固定席オフィスは、誰がどこに座るかが決まっているため管理しやすい反面、出社率が下がると席が空いたままになります。一方、フリーアドレスは必要な席数を減らせるため、オフィス面積の見直しにつながりやすいのが特徴です。ただし、ルールがないと「席が取れない」といった不満が出ることもあります。

フリーアドレスが注目されている理由は、働き方改革やコスト削減だけではありません。部署を越えたコミュニケーションが生まれやすく、組織の風通しを良くしたいという狙いもあります。オフィスを「ただ働く場所」から「価値を生み出す場所」に変える手段の1つと言えます。

従来のオフィスであれば決められた席で業務が始まりますが、フリーアドレスの場合は席を選ぶところから業務が始まります。日々の業務でプランニング*をするので、仕事をコントロールする力が培えます。

自分で仕事のプランを立てれば、業務を効率化するスキルが身につく効果があります。

フリーアドレス化すると、部署内やチーム内のコミュニケーションを活性化させます。従来のオフィスのように決められた席の場合、業務中のコミュニケーションが偏るというデメリットがあります。

フリーアドレス化すれば、部署やチームの垣根を越えてコミュニケーションが取れます。また、柔軟性があり、隣に座る従業員が日々変わっていきます。

仮に他部署の従業員と打ち合わせがあったとしても、人数分空いている席を確保できれば、その日に座っている席で打ち合わせができるのでスムーズです。

コミュニケーションの活性化は、業務での判断を効率化できる可能性があります。

フリーアドレス化すると、新しいアイデアを創出できます。前述の通り、部署やチームの垣根を越えられるフリーアドレスは、コミュニケーションを活性化させるだけではありません。

従来のオフィスとは異なり、近くに座る従業員が変わってくるので、自部署では創出できなかったアイデアが生まれる可能性を秘めています。

お互いの業務について知る機会にもつながり、新たな視点から思いがけない意見やアドバイスもできます。また、状況や課題を共有できるので、一歩踏み込んだ関係を築ける効果があります。

フリーアドレスのメリットは、仕事の内容に合わせて働く場所を選べる点にあります。集中して資料作成や考え事をしたい時は静かなスペースや個室スペースを使い、気軽な相談や短時間で済ませたい打ち合わせなどは人と話がしやすいオープンなスペースを選ぶ、といった使い分けが可能です。

全員が同じ環境で働く場合と比べて無駄なストレスが減り、働き方によってさまざまな場所が選べることにより必要な作業に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できます。

在席率に応じた施策ができるので、フレックスタイム制の導入やパートタイムの人がいる企業は、メリットがあるといえます。

フリーアドレス化すると、オフィス環境のクリーン化にもつながります。従来のオフィスであれば、個々のデスクが用意されていますが、フリーアドレス化すると、デスクが従業員全員の共有物になります。

デスク周りが散らかっている従業員がいても、フリーアドレス化であれば「離席時や退社時はデスクを綺麗にしてから席を離れる」という社内ルールを設けることができます。

フリーアドレス化すると、急な組織内の変更があっても柔軟に対応できます。前述の通りフリーアドレス化は、空いている席に座るため、組織変更によってレイアウトの見直しをする必要がありません。

従来のオフィスの場合は、人員増減に伴ってレイアウトを見直し、席の移動などを行う必要がありました。

しかし、フリーアドレス化であればレイアウト変更も自由自在です。人員増加や新しく部署を立ち上げる見込みがある場合、導入しておきたいワークスタイルといえます。

フリーアドレスは、「毎日決まった席で、同じ時間に働く」という従来の働き方から一歩踏み出すための仕組みです。例えば、午前中は自宅で集中して資料を作成し、午後はオフィスに出社して打ち合わせや相談を行う、といった働き方がしやすくなります。

このような環境は、在宅勤務と出社を組み合わせるハイブリッドワークを前提としたオフィスづくりと相性が良く、働き方改革を形にしやすくします。従業員にとっても、「今日はどこで働くのが一番効率的か」を自分で考える自律性を培うことと、柔軟な働き方を実感しやすくなる点が大きなメリットです。

フリーアドレスは、単なる席の変更ではなく、企業の働き方の考え方そのものを変える土台になると言えます。

フリーアドレス化は、従業員のモチベーションを低下させてしまう可能性があるので注意が必要です。「この会社に属している」「このチームメンバーの1人」などの帰属意識の低下を招くおそれがあります。

帰属意識は、日々同じ従業員と顔を合わせてデスクを共有していく中で育まれていく側面もあります。そのため、席が変わることで一体感が希薄化してしまい、従業員によっては「居場所がなくなった」と感じてしまう恐れもあります。最悪の場合、離職につながらないように、従業員とのコミュニケーションを大事にしなければなりません。

フリーアドレス化は、従業員のマネジメントが難しくなるため注意が必要です。

従来のオフィスであれば、どの席に誰が座っているのかを把握することができました。しかし、フリーアドレスはお互いどの席に座っているのか把握が難しくなってしまいます。上手く運用できればコミュニケーションの活性化につながりますが、反対に連携しにくくなる可能性もあります。

特に新人教育の場面では注意が必要です。部下の管理ができず生産性が落ちてしまったり、新入従業員や部下が上司に相談しにくかったりします。
そこで、それぞれ従業員がどの席に座っているのか、お互い把握できるようなシステムを導入すると解決できます。

RICOH Spacesは、座席のほかに会議室・受付・駐車場などの予約操作がシームレスになり、フリーアドレスの座席などスペースの予約管理業務の負荷を軽減します。

フリーアドレスは、従来のオフィスで発生しなかったコストがかかります。事前に金額を把握することが必須です。従業員に支給する備品やシステム構築にかかる費用などが該当します。

例えば、下記のようなコストが発生します。

導入や運用などの初期費用はかかってしまいますが、長期的に見ればコスト削減が見込めます。またペーパーレス化にもつながります。

フリーアドレスは、従来のオフィスと異なりデスクを含めて共有物になるので、離席する度に荷物を管理する必要があります。管理するのは、それぞれの従業員になるので、従業員によっては負担に感じてしまいます。

打ち合わせや外回り営業などで一時的に離席する場合、デスク周りを綺麗にして荷物を持って移動するので負担がかかってしまうのです。

そこで、少しでも負担を軽減させるように、以下のような対策を検討しましょう。

しかし、Web会議やチャットツールなどの間接的なコミュニケーションばかりになってしまい、メンバー間のコミュニケーションが不足してしまった企業もあります。

「在宅ワークを好む従業員」や「オフィスで集中して仕事したい従業員」もいます。大きな打ち合わせやプロジェクトが始動する際は出社を促すような施策が必要です。

メンバー間の信頼関係や結束力を高めていく場として、オフィスの意義も大事にしましょう。

フリーアドレスを導入する際、下記のようなステップを踏んでいくとスムーズです。

効果的なフリーアドレス運用につながるよう、全体像を理解しておきましょう。

フリーアドレスの導入に失敗しやすい企業の特徴は、下記の点が挙げられます。

例えば、固定電話でやりとりをする部署やデスクトップパソコンで仕事をする場合、フリーアドレスは不向きです。また、流動的に席が変わるので個人情報の取り扱いがある場合も、情報漏洩の観点からフリーアドレスの導入を避けるべきです。

今回はフリーアドレスの効果について、導入して得られる効果や注意点など紹介しました。フリーアドレスは仕事面・環境面の両方において効果があり、働き方改革や業務の効率化に向けたメリットがあります。

すでにフリーアドレスを導入している企業も、今回紹介した効果が得られていなかったり、ポイントを押さえられていなかったりする場合は、自社にあった対策を検証していきましょう。

RICOH Spacesは、会議室・座席・受付・駐車場などの予約操作がシームレスになり、業務の負荷を軽減します。