座席管理システムとは｜検討すべき企業の特徴や自作についても解説

座席管理システムを導入すると、座席の利用状況を管理できます。リアルタイムで状況が確認できるので、従業員が着席・退席のタイミングを即座に処理できるので効率的です。

従業員1人ひとりが、パソコンやスマートフォンに搭載された管理システムで処理をしていくので、他の従業員も簡単に利用状況が判断できます。言い換えれば、リアルタイムでどの席が空いているのか判断できるので、席を探す手間も省けます。

座席管理システムを導入すると、席の予約だけでなくキャンセルも簡単にできます。お持ちのスマートフォンからの予約やキャンセルができるので、手軽に管理できます。

また、時間単位で席の予約もできるので便利です。それ以外にも、システムによっては1ヶ月以上も先の予約もできます。打ち合わせの予約をしておきたい際や、急遽キャンセルしたい際に活用できます。

座席管理システムを導入すると、従業員がどの席に座っているのか簡単に確認することができます。座席管理システムがないと従業員を探す際、どこに座っているのか聞き回ったり、自分の足で見て回ったりしないと、探し当てられません。

以上のような問題は、座席管理システムで「氏名検索」をすると、どの席に座っているのかが簡単に見つけられます。特定の従業員に急遽、声をかけたかったり、打ち合わせをしたかったりした場合に活用できる機能です。

座席管理システムを導入すると、従業員の出社記録を閲覧したり、記録化したデータを出力できたりします。出社している従業員であれば、システムを見れば在席の有無が確認できます。

しかし、昨今のように在宅ワークで業務をしている従業員が増えると、従業員の出社を管理するのが困難です。そこで出社しているかどうか管理できる座席管理システムを使えば、これらの懸念を取り除くことができます。

また、給与の計算をするために、出社記録を出力して管理もできるので、活用場面が多いのが特徴的です。

RICOH Spacesは、座席予約管理システムとして上記①～④の機能を揃えているほか、会議室・座席・受付・駐車場などを同一プラットフォームで予約操作ができるため、業務の負荷を軽減します。

座席管理システムを導入することによって、オフィスの座席や利用状況を履歴として蓄積できるのは大きなメリットです。なぜなら、利用実績からフリーアドレスの座席がどれだけ必要か把握でき、オフィスのレイアウトを最適化できるためです。

この情報を利用することで、必要な座席数の数が明確になり、限られたスペースを有効に利用できます。

フリーアドレスでは、さまざまな人と空間を共有することになります。ちょっとした声かけから新たな人間関係が生まれることもあり、従業員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。

つまり、日によって異なるさまざまな人と席を接して会話することで、チーム内で固定されてしまいがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想を得ることができます。

座席管理システムは前述の通り、従業員を探す手間と時間を削減できます。オフィスマップの機能は、従業員のアバター表示や氏名検索があるので便利です。

また、システムによっては外回りの多い営業担当が「外回り中」なのか「会議中」なのかなど、離席状況も管理できます。該当の従業員が今、何をしているのかを座席管理システムで確認ができるので、手間が省けて時間や労力を削減できます。

フリーアドレスで、自由に席を選べるようになっても、固定の席を利用する従業員がいた際、座席管理システムで防止できる機能もあります。

座席を抽選で決めていく機能で、社内のコミュニケーションを広げるのに活用されます。コミュニケーションの幅を広げる目的で、フリーアドレスを導入したとしても、固定の席に座る従業員がいると、目的から逸れてしまい、注意が必要です。

そこで座席を抽選で決める機能を活用すれば、社内のコミュニケーションを広げられる目的を達成できるメリットがあります。

座席管理システムは、初期費用や月額費用などが発生してしまいます。低コストで導入を検討している場合、最低限必要な機能を決めたうえで、ニーズにマッチした利用料金が低いものを選択しましょう。

また、座席管理システムだけですべてを管理しようとせずに、チャットシステムを機能連携していれば、コストを抑えられます。

フリーアドレスにかかる費用や使用感が気になる方は、無料の体験や初月無料で使用できるものもあります。導入してから後悔しないよう、1度無料体験で実際に使用してみてから検討してみると判断しやすくなるので、おすすめです。

座席管理システムは、あくまで管理システムなので、対応できない従業員がいた場合、個別の対応が必要です。パソコンに慣れていない方にとっては、操作感に慣れずに時間がかかってしまう可能性があります。

しかし、座席管理システムのほとんどが、直感的な操作ができます。また、急な在宅ワークや商談で外回りが発生した場合、座席管理システムに触れない状況の対策も必要です。物理的にシステムを触れない状況でも、スマートフォンから管理できるシステムの導入を視野に入れましょう。

フリーアドレスを始めると、「自由に座れる」反面、ルールがあいまいになりがちです。

最初はうまく回っていても、人が増えたり部署が変わった場合に下記のような問題が発生する可能性があります。

座席管理システムがあると、こうした混乱を防ぎやすくなります。

ハイブリッドワークを取り入れていると、日によって出社人数が大きく変わります。「席は余っているはずなのに、なぜか足りない」と感じる場合は要注意です。実際には、使われていない席が放置されていたり、特定のエリアだけが混雑していたりすることがあります。

座席の利用状況を見える化することで、オフィスの無駄や偏りに気づきやすくなります。

座席に関する問い合わせが増えている場合も、検討のサインです。下記のような対応を、毎回人が対応していると負担は大きくなります。

座席管理システムは、総務の仕事を減らし、本来やるべき業務に時間を使うための助けになります。

自作では、表計算ソフト（スプレッドシート）を使った方法が挙げられそうです。オフィスの座席図を作り、名前を入れたり、色分けしたりして管理する方法が検討できそうです。

上記のような工夫で運用できる可能性はあります。操作に慣れている人が多く、特別な説明がいらない点は大きなメリットになりそうです。

自作の一番のメリットは、コストがほとんどかからないことです。すでに使っているシステムで始められるため、稟議も通しやすく、すぐに実行できます。また、「まず試してみる」という意味では、スピード感もあります。

小規模な組織や、期間限定の運用であれば、自作が合っている場合もあります。

一方で、見落とされやすいのが運用面の負担です。具体的には下記のような問題例です。

さらに、人数が増えたり、拠点が増えたりすると、管理が一気に複雑になる可能性があります。座席管理だけでなく、将来のオフィス変更まで考えると、自作は限界を迎えやすい点には注意が必要です。

フリーアドレスにしても、下記のような理由からうまく運用できずに、従来のオフィスに戻る場合が考えられます。

上記のような理由で失敗してしまう可能性があります。特に、新入従業員への教育をしたくても、席が決まっていないので、探す手間がかかってしまいます。

前述のような座席管理システムを導入していれば解消できますが、未導入だと探す時間や手間がかかるのが難点です。

ハイブリッドワークとは、出社と在宅ワークを組み合わせた働き方です。在宅ワークは通勤時間を削ることができるので、時間の有効活用ができます。

しかし、従業員同士のコミュニケーションは取れなくなってしまうのが難点です。従業員によっては「孤独に感じてしまう」と思う方もいます。

そこで、業務内容や状況に応じて出社と在宅ワークを組み合わせて、バランスの取れた働き方を実現させたのが、ハイブリッドワークです。従業員それぞれの裁量に任せて、出社か在宅かを選べるので、計画性やモチベーション向上も期待できます。

ワークスタイルが変化している主な理由は、働き方改革です。在宅ワークを推奨したり、新型コロナウイルスの影響があったりして、オフィス以外の環境でも仕事できるような体制を整える企業が増えました。

打ち合わせや商談も、従来は対面が主流でしたが、昨今ではオンライン上で対応できるようになっています。また、都度用意していた資料もペーパーレス化ができるので、働く場所を選びません。以上の背景から、ワークスタイルが変化していきました。

ここまで座席管理システムについて、主な機能やメリット、デメリットなど紹介しました。座席管理システムは、氏名検索やリアルタイムでの使用状況確認などができるので、フリーアドレスを導入する際におすすめです。

座席管理システムを導入する際には、極力失敗せず、スムーズな運用をしていきたいものです。今回紹介したデメリットや、失敗する主な理由をしっかり理解し、無料体験を活用したうえで、自社にあったシステムを選んでみてください。