ホテリングとは？メリットや課題、導入の成功ポイント、システムの選定方法をご紹介

ホテリングは、広義のフリーアドレス（非固定席運用）に含まれる概念ですが、「当日の早い者勝ち」ではなく「事前の予約」を必須とする点で区別されます。ホテルのように席を予約してから利用するため、ハイブリッドワーク下でも効率的なオフィス運用が可能になります。

近年、ホテリングの話題を耳にするようになった背景としては、オフィススペースの効率的な利用やコスト削減のニーズが高まっていることが挙げられます。ホテリングによって利用するスペースを効率的に従業員に割り当てることで、オフィススペースを有効に活用できます。

またフリーアドレスの場合は、出社して初めて席が埋まっているか空いているかを知ることになるため、希望の席が埋まっていると非効率になることがあります。

ホテリングでは、オフィス出社前にも座席が埋まっている状況がわかるので、場合によってはリモートワークを選ぶなど、柔軟な働き方を促進できます。自ら働き方を選んで進める新しいワークスタイルの時代に合ってきたといえるでしょう。

座席予約システムは、一般的に座席の利用状況を確認したり、予約したりできる単一機能を備えるもののほか、会議室やミーティングスペースの予約や入退室管理、スケジュール管理などの付随する便利な機能が備わるシステムもあります。

座席管理システムの中には、執務スペースのフロアマップを表示させながら、利用したい時間やタイミングでの座席予約が可能な機能があるものもあります。また座席を利用する際にチェックイン機能を備えるものもあります。二次元コードや、ICカードなどを読み取ることで着席登録をすることができます。

座席に貼られたステッカーをスマートフォンで読み取る方法です。専用デバイスの設置が不要で、シール一枚から始められるため、低コストかつスピーディーな導入に適しています。

従業員証や専用タグをかざす方法です。スマートフォンを起動する手間がなく、よりスムーズな体験を提供できます。ただし、各席へのICリーダーやタグの設置・管理が必要になるため、導入コストや運用の手間は二次元コード方式に比べて高くなる傾向があります。

近年は、ABWといった新しいワークスタイルが進められています。ABWとは、Activity Based Workingの略称で、従業員が、その時々の働き方をもとに働く場所などを自由に選んで進められる手法です。この新しいワークスタイルとホテリングは相性が良く、新しいワークスタイルをサポートします。

ホテリングを導入すると、座席予約システム上で従業員がどの座席を利用しているかを確認することができます。そのため、例えばAさんがBさんに対して打ち合わせをしたいというニーズがあった場合に、Bさんが出社してることがわかれば、その座席にアクセスすることができます。このような従業員同士のコミュニケーションを円滑にするという意味で情報共有が促進するでしょう。

これまでフリーアドレス制をとっていた企業が、運用面で効率化させたいと考え、ホテリングを導入することがあります。そのような場合、従業員の勤怠管理が効率化するというメリットがあります。

フリーアドレス制では、どの従業員がどの場所で何時間業務を行っていたのかが特定できませんでした。ホテリングを導入すれば、その座席のチェックインからチェックアウトまでは、場所と業務時間が記録されるため、勤怠管理を行いやすくなります。

従来は座りたい席が埋まってしまっていることが出社して初めてわかる状況も少なくありませんでした。ホテリングが採用されている職場では、座席やスペースを確保できるため、業務を行う場所で迷いが生じることはありません。

座席管理システムでは、在席状況が可視化されることで、チームでの仕事がしやすくなります。なぜなら、在席情報をもとに情報伝達をしたい相手を見つけることができるからです。チームでの仕事をしやすくなるでしょう。

ホテリングは、その日の業務内容に合わせて従業員自ら座席を選んで働くことができるため、より業務効率が上がるでしょう。その結果、生産性向上につながることが期待できます。

ホテリングに必要な座席予約システムやデスクやチェア、キャビネットなど必要な環境を整えます。

ホテリングの運用にはルールが必要です。同じ座席を利用する上限時間や日数、事前予約の期日、利用した備品の管理方法、電話の取り次ぎ方法、災害時の対応など必要なことをマニュアル化しておき、必要に応じて説明会や研修を実施することが重要です。

まずは一部の対象者にテスト導入し、運用において支障がないか確認します。直接対象者の声を拾い、使い勝手を良くすることがポイントです。

本稼働できるようになれば本導入に進みます。導入後も目的が達成できているかどうか、従業員の声を取り入れながら、改善を重ねて進めていきましょう。

ホテリングを導入すると、「予約」という従業員の手間を一つ増やすことになります。従業員から面倒といった不満の声が挙がることもあるでしょう。運用・管理側としては、そうした不安の声を受け止め、改善を図る必要があります。

職場によってホテリングの導入目的は大きく異なります。例えばオフィススペースの効率化やコスト削減を目的とする場合と、社内のコミュニケーションや情報共有を促進する目的とでは、運用が大きく異なります。

社内のコミュニケーションを促進するためには、在席状況の可視化機能が重要になります。

座席管理システムの中には、トライアルやテスト運用が可能なものもあります。まずは試してみて、最適なものを選定するのをおすすめします。

続いて、座席予約システム導入の成功ポイントをご紹介します。

選定基準のところでもご紹介しましたが、まず目的を明確にすることが重要です。目的が明確であれば、最適な座席管理システムを選定できるだけでなく、運用面でもメリットがあります。コスト削減であれば、コスト削減という目的を達成しやすくなり、運用時にもコスト削減のために、様々な工夫ができるためです。運用の効率化のためにも目的の明確化は重要です。

座席管理システムと共に、オフィス内の混雑状況を可視化するセンシングシステムを合わせて導入することで、オフィスの利用状況を把握することができます。

リコージャパンでは、好きな場所で快適に働ける環境をご提案しています。いつでもどこでもスマートフォンで座席予約が可能な仕組みを設けており、ホテリングが可能な予約システムのほか、混雑状況を可視化するセンシングシステムを組み合わせ、インフラストラクチャーを構築します。

リモート先から在席状況や会議室の埋まっている状況などを確認することができるので、効率的に働く場所を選択することができます。

特定座席に大きく偏っている場合、執務スペース全体のレイアウトが最適化されていない可能性があります。その場合には全体を見直すのも一案です。座席が均一に使われるように工夫したり、ミーティングスペースを効率よく設置したりすることで、最適化していきましょう。

フリーアドレス制をとっており、すべての座席が同一の家具や設備に整えている場合、利用用途に迷いが生じていることもあるかもしれません。
その場合には、業務内容別にスペースを確保したり、業務内容に応じた家具や設備を設置したりすることも一案です。

様々な働き方をイメージできるスペースを確保すると、従業員は適したスペースを選んで予約するようになるでしょう。

その結果、スペースの有効活用とともに、偏りがなくなる可能性もあります。

ホテリングは、現代の新しいワークスタイルに適した有効な運用方法のひとつです。スペースの効率化やコスト削減のほか、従業員が自分の業務に最適な場所を選んで働ける生産性向上の可能性がある取り組みです。

一方で、ホテリングは日本ではまだまだ不慣れなところも多いでしょう。執務スペースの作り方やレイアウト、家具や設備の選定と導入には様々な課題があります。何よりも大事なのは目的を明確にして、最適なオフィススペースを作ることです。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様をご支援いたします。

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