RICOH コンテンツ活用&業務効率化サービス 機能/特長

各ユーザーのコンテンツ保管スペース「文書トレイ」には、Windows Explorerなどから必要なファイルをドラッグ&ドロップで取り込めます。

指定したフォルダを監視し、フォルダに保存されたファイルを自動で「文書トレイ」に取り込めます。

Microsoft Outlookの送受信メールと添付ファイルを、送信者名メールアドレスのインデックスを付けて、自動/手動で「文書キャビネット」または「文書トレイ」に取り込めます。

帳票・アンケートなどのフォームを作成し、Webで公開。入力済みデータはワンクリックで送信され、PDFで「文書キャビネット」に保存されます。

外部アプリケーションに「文書キャビネット」へのアクセスボタンを追加できます。
利用者は、いちいちアプリケーションを切り替えることなく、今作業中のアプリケーションから、直接コンテンツを検索して活用できます。

リコーの複合機と連携。複合機のタッチパネルの簡単操作で、紙文書をスキャンして「⽂書トレイ」にPDFで保管し、デジタルコンテンツとして活用できます。

取り込まれた紙文書/画像データは、PDF化と同時に自動で全文OCR処理が行なわれ、テキストデータとして保管されて、様々な活用が可能になります。

OCR処理時には、システム上で⽂書の種類・書式を学習し、あらかじめ定義されたインデックス情報を⾃動的に抽出。
利⽤者が修正を⾏なう度に、学習を積み重ねて精度が向上します。

作成されたインデックス情報、またはOCR処理による全テキストから検索して、必要なコンテンツを見つけられます。「文書キャビネット」では使用頻度の高い検索条件を保存し、検索作業の省力化が可能です。

これまでのOCR機能では取り込めなかった文字情報を取得することが可能になり、データ入力などの業務負荷軽減に役立ちます。また、DocuWareの強みであるIntelligent Indexing機能（学習機能付きOCR）を有効に活用できます。

上司や関連部門の承認が必要な業務処理も、定義された審査承認フローに従い、スピーディー・スムーズにワークフローを回せます。

1. タスク⼀覧：承認処理をする必要があるタスクを⼀覧表⽰。
2. 承認処理：申請内容を確認し、承認または差戻し処理を実施。
3. 電子印鑑
4. アノテーション機能：承認または差戻し処理時に、コメントなどの任意のスタンプを利⽤可能。

スマートフォンなど（Android^®/iOS対応）で、ワークフローのタスク操作やコンテンツ検索・閲覧が可能な、モバイルアプリを利用できます。場所を選ばず、いつでも業務を遂行できます。

Web APIによる外部システムとの連携が可能。
DocuWareに取り込んだコンテンツ情報を連携することで、再入力作業を不要とします。

既存で利用しているデータベースに接続し、インデックス作成時に情報を取り込むことできるので、入力効率を向上できます。

インデックス化した情報をCSV形式で取り出せます。

文書を登録すると自動的にタイムスタンプ付与対象の文書にタイムスタンプが付与されます。
利用者は特別な操作をする必要はありません。

タイムスタンプが付与された日時以降、そのデータが改ざんされていないか確認できます。

ワークフロー機能による組織内承認後、ペーパーレスのまま相手先と契約締結から契約書データの保管が可能となり、スピーディーに契約業務を進められます。
必要時には、全文OCRや書誌情報による検索機能で、簡単に契約内容を確認できます。