RICOH コンテンツ活用&業務効率化サービス 課題解決/生産性革新

顧客からの請求書を紙で回すために、会計処理に時間がかかってしまう

• 承認者不在時は、会計処理が滞る
• 会計システムへの入力作業に手間がかかり、入力ミスも発生する

今までの業務プロセス

1. 郵送・ファクス・eメールなど、請求書は受け取り方やデータ形式がバラバラです。
2. 郵送や受信ファクスは受け取ったまま、eメール受領などはそのつど印刷して、紙で処理していませんか?
3. それでは、回覧・承認に時間がかかり、会計処理が遅れてしまいます。
4. また、会計システムへの入力作業の手間もかかります。

紙による回覧・承認不要！デジタル化による大幅効率化！

• どこにいても、すぐに確認・承認。スピーディーに会計処理対応！
• 会計システムへの入力作業不要！ミス削減！

導入後の業務プロセス

1. 受け取り方やデータ形式がバラバラの請求書でも
2. 複合機によるスキャンや受信ファクス・eメール添付ファイルの自動取り込みで、受領請求書を一元的にデジタル管理・活用できます。
3. さらにワークフローを自動化し、回覧・承認作業を効率化。時間・手間を削減します。
4. 会計システムとデータ連携し、手入力作業も不要。請求書処理業務を大幅に効率化します。

顧客からの発注書を紙で回すために、受注対応に時間がかかってしまう

• 承認者不在時は、受注処理が遅れてしまう
• 販売管理システムへの入力作業に手間がかかり、入力ミスも発生する

今までの業務プロセス

1. 郵送・ファクス・eメールなど、発注書は受け取り方やデータ形式がバラバラです。
2. 郵送や受信ファクスは受け取ったまま、eメール受領などはそのつど印刷して、紙で処理していませんか？
3. それでは、回覧・承認に時間がかかり、受注対応が遅れてしまいます。
4. また、販売管理システムへの入力作業の手間もかかります。

紙による回覧・承認不要！デジタル化による大幅効率化！

• どこにいても、すぐに確認・承認。スピーディーに受注処理対応！
• 販売システムへの入力作業不要！ミス削減！

導入後の業務プロセス

1. 受け取り方やデータ形式がバラバラの発注書でも
2. 複合機によるスキャンや受信ファクス・eメール添付ファイルの自動取り込みで、受領発注書を一元的にデジタル管理・活用できます。
3. さらにワークフローを自動化し、回覧・承認作業を効率化。時間・手間を削減します。
4. 販売管理システムとデータ連携し、手入力作業も不要。受注処理業務を大幅に効率化します。

契約書を紙でのみ管理しているため、契約情報を探すのに時間がかかってしまう

• 契約内容確認のために、原本をいちいち外部倉庫から取り寄せる必要がある
• 契約期間満了を見落とし、更新漏れが発生することがある

今までの業務プロセス

1. 押印済み契約書は、郵送などで送られてきます。
2. 受け取ったら、紙原本で内容確認して
3. そのまま紙で持ち回り、審査・承認に時間と手間をかけていませんか？
4. さらに契約書の原本保管が必要で、契約情報の倉庫などでの管理と検索が大変です。

紙による回覧・承認不要！デジタル化による大幅効率化！

• 契約書を必要時にすぐに検索して確認！ どこにいても、すぐに承認業務！
• 満了が迫った契約は担当者に自動通知し、更新漏れ防止！

導入後の業務プロセス

1. 郵送などで送られてくる押印済み契約書も
2. 複合機でスキャンして内容確認し取り込み、原本保管とは別に一元的にデジタル管理・活用できます。
3. さらにワークフローを自動化し、審査・承認作業を効率化。手間・時間を削減します。
4. 契約情報のデジタル保管で検索が簡単・スピーディーになり、顧客情報管理システムとデータ連携。契約書管理業務を大幅に効率化します。

パソコンで作成している起案書を、申請時は印刷する必要がある

• 郵送で承認に回しているため、日数がかかる
• 承認者不在時は、決裁が遅れる

今までの業務プロセス

1. 例えば支社などで、申請書や起案書をパソコンで作成しているのに
2. そのつど印刷して、紙で上司の確認を受けていませんか？
3. 上司の確認後に本社に郵送し、本社の担当者が受け取り内容を確認。
4. 決裁者に紙で回し審査・承認を受けるのに、手間と日数がかかります。

起案から決裁まで、デジタル化による大幅効率化！

• どこにいても、すぐに確認・承認対応！
• 郵送などの手間・コスト削減！

導入後の業務プロセス

1. 支社などで、パソコンで作成しているデジタルの申請書や起案書
2. 紙の添付資料も複合機でスキャンし、申請書・起案書とセットして一元的にデジタル化できます。
3. ワークフローを自動化し、上司の確認後、すぐに本社で受け付け、決裁者へ。
4. 審査・承認後、デジタル保管・管理でき、申請/起案業務を大幅に効率化します。

多種多量の書類の管理や、必要時の検索に大きな負担がかかっている

• 必要書類の検索、取り出しが煩雑
• 関連部門への印刷配布に手間がかかる

今までの業務プロセス

1. 紙や電子データで別々に保管されている品質/技術文書は、書庫やパソコンで探す作業が大変です。
2. 見つけたら必要部数をコピー・印刷して、仕分けする作業に時間がかかっていませんか？
3. さらに、関連部門などに配布する手間もかかります。

多種多量の書類をデジタルデータとして一元管理！　簡単・スピーディーに検索！

• 紙による配布業務不要、文書共有・活用を効率化！
• どこにいてもすぐに検索や閲覧！

導入後の業務プロセス

1. 紙の品質/技術文書も複合機でスキャンして、電子データと一元的にデジタル管理でき、必要時の検索が簡単です。
   また、外部から受け取る紙書類も複合機のスキャンで取り込み一元管理・活用が可能になります。
2. ワークフローの自動化により、コピー・印刷・仕分け作業が不要になり、関連部門にスピーディーにデータ配布。
   品質/技術文書管理・活用を大幅に効率化します。